การนำระบบการจัดการกระบวนการเพื่อความปลอดภัยมาใช้โดยใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะทาง

จากความวุ่นวายสู่ระบบ: ทำไมบริษัทถึงต้องการภูมิทัศน์กระบวนการ

การเปลี่ยนแปลงแบบไดนามิกของโครงสร้างองค์กรและสภาพตลาดในปัจจุบันทำให้บริษัทต่างๆ ต้องมีความยืดหยุ่น อย่างไรก็ตาม ในทางปฏิบัติ สิ่งนี้มักนำไปสู่ช่องว่างระหว่างกระบวนการจริงและฐานข้อมูลกฎระเบียบ เอกสารมีชีวิตของมันเอง ในขณะที่งานถูกดำเนินการตามประสบการณ์ในอดีต ส่งผลให้บริษัทต้องเสียค่าใช้จ่ายด้านแรงงานสูงในการอนุมัติกฎระเบียบภายใน (LNA) เผชิญกับการขาดข้อกำหนดมาตรฐานที่เป็นหนึ่งเดียว และความยากลำบากในการทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติโดยคำนึงถึงข้อกำหนดด้านความปลอดภัย

Pavel Kovalenko หัวหน้าแผนกการเปลี่ยนแปลงองค์กรและการจัดการโครงการของ АО «ОЭК» วิเคราะห์กรณีศึกษาเชิงปฏิบัติเกี่ยวกับการนำระบบการจัดการกระบวนการเพื่อความปลอดภัยมาใช้ ในการนำเสนอได้พิจารณาแนวทางในการสร้างภูมิทัศน์กระบวนการขององค์กรที่เชื่อมโยงกับกลยุทธ์ระยะยาวโดยใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะทางอย่างละเอียด

ระดับรายละเอียดของกระบวนการ: จากกลยุทธ์ถึงผู้ปฏิบัติงานจริง

เพื่อสร้างระบบการจัดการที่โปร่งใส วิทยากรได้แสดงตัวอย่างโมเดลรายละเอียดกระบวนการสามระดับ:

• ระดับบน (กระบวนการจัดการ หลัก และสนับสนุน): การกำหนดเจ้าของกระบวนการและข้อกำหนด สิ่งนี้ช่วยให้สามารถซิงโครไนซ์ตัวชี้วัดเชิงกลยุทธ์ระดับโลกกับการดำเนินงานได้
• ระดับกลาง (ห่วงโซ่คุณค่า): คำอธิบายโดยละเอียดของผู้เข้าร่วม ผู้จัดการขั้นตอน ปัจจัยนำเข้าและผลลัพธ์ รวมถึงการแลกเปลี่ยนเอกสาร ในขั้นตอนนี้ รูปแบบปัจจุบันของเอกสารกำกับดูแลและกฎระเบียบจะถูกแนบไปกับกระบวนการ ซึ่งผู้เข้าร่วมทุกคนสามารถเข้าถึงได้ในภูมิทัศน์ไอทีที่เป็นหนึ่งเดียว
• ระดับล่าง (รายละเอียดสูงสุด): คำอธิบายกระบวนการโดยใช้ระบบข้อมูล เทมเพลตเอกสาร และมาตรฐานเวลา ระดับนี้ช่วยให้สามารถประเมินโอกาสในการเพิ่มประสิทธิภาพและระบบอัตโนมัติที่ปลอดภัยได้อย่างเป็นกลาง รวมถึงระบุข้อขัดแย้งและช่องว่างในตรรกะของกฎระเบียบที่มีอยู่

ระบบอัตโนมัติสำหรับงานประจำ: การสร้างกฎระเบียบและคำอธิบายลักษณะงาน

ข้อได้เปรียบหลักประการหนึ่งของแนวทางที่นำมาใช้คือความสามารถในการสร้างกฎระเบียบ คำอธิบายลักษณะงาน และข้อบังคับของแผนกโดยอัตโนมัติตามกระบวนการที่อธิบายไว้ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในกระบวนการ (เช่น การถ่ายโอนขั้นตอนการทำงานไปยังแผนกอื่น) เอกสารจะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติ สิ่งนี้ช่วยขจัดความจำเป็นในการใช้คำแนะนำแบบเทมเพลต และช่วยให้สามารถเชื่อมโยงหน้าที่กับบทบาทเฉพาะหรือแม้แต่ชื่อของพนักงาน ซึ่งสะท้อนถึงขอบเขตความรับผิดชอบของพวกเขาอย่างเป็นกลาง

ผลลัพธ์ของการนำไปใช้และการเอาชนะการต่อต้าน

การเปลี่ยนไปใช้การจัดการกระบวนการทำให้ АО «ОЭК» บรรลุผลลัพธ์ที่สำคัญ:

• ลดข้อผิดพลาด: จำนวนการส่งคืนเอกสารเพื่อแก้ไขลดลงโดยเฉลี่ย 35%
• เร่งกระบวนการ: ระยะเวลาของขั้นตอนการบริหารลดลง 32% เนื่องจากแนวทางที่เป็นมาตรฐานและเงื่อนไขที่ชัดเจน
• เพิ่มความพึงพอใจของพนักงาน: ความเข้าใจในงาน กำหนดเวลา และขอบเขตความรับผิดชอบนำไปสู่ความพึงพอใจของพนักงานที่เพิ่มขึ้น 25%

อย่างไรก็ตาม การนำไปใช้ก็มาพร้อมกับความยากลำบาก อุปสรรคสำคัญคือการต่อต้านในระดับต่างๆ ตั้งแต่ผู้บริหารไปจนถึงผู้ปฏิบัติงาน ที่ไม่ต้องการบันทึกการดำเนินงานของตนเพราะกลัวที่จะสูญเสียความสำคัญ นอกจากนี้ ความยากลำบากยังอยู่ที่การระบุเจ้าของกระบวนการที่แท้จริงและความจำเป็นในการรักษาภูมิทัศน์กระบวนการให้เป็นปัจจุบันโดยทีมงานนักวิเคราะห์ธุรกิจที่จัดตั้งขึ้นโดยเฉพาะ

สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้จากสัมมนาผ่านเว็บนี้:

• จะเชื่อมโยงเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ของบริษัทกับกระบวนการดำเนินงานด้านความปลอดภัยได้อย่างไร?
• จะระบุและขจัดข้อขัดแย้งระหว่างการปฏิบัติงานจริงและเอกสารกำกับดูแลได้อย่างไร?
• จะทำให้การสร้างและอัปเดตกฎระเบียบและคำอธิบายลักษณะงานเป็นอัตโนมัติได้อย่างไร?
• จะเอาชนะการต่อต้านของพนักงานเมื่อเปลี่ยนไปใช้การจัดการกระบวนการได้อย่างไร?
• ระดับรายละเอียดใดที่จำเป็นสำหรับการอธิบายกระบวนการด้านความปลอดภัยอย่างมีประสิทธิภาพ?