Implementação de um sistema de gestão de processos para garantir prioridades de HSE usando software especializado

Do caos ao sistema: por que uma empresa precisa de um cenário de processos

Mudanças dinâmicas na estrutura organizacional e as condições atuais do mercado exigem flexibilidade das empresas. No entanto, na prática, isso frequentemente leva a uma lacuna entre os processos reais e a base regulatória. Os documentos vivem sua própria vida, enquanto o trabalho é realizado com base na experiência histórica. Como resultado, a empresa incorre em altos custos trabalhistas para aprovar atos normativos locais, enfrenta a falta de requisitos uniformes para padronização e dificuldades na automação de processos, levando em consideração os requisitos de HSE.

Pavel Kovalenko, chefe do departamento de mudanças organizacionais e gestão de projetos da AO "OEK", analisa um caso prático de implementação de um sistema de gestão de processos para garantir as prioridades de HSE. A apresentação detalha a abordagem para formar o cenário de processos da organização em relação à estratégia de longo prazo, usando software especializado.

Níveis de detalhamento dos processos: da estratégia ao executor específico

Para criar um sistema de gestão transparente, o palestrante demonstra, através de um exemplo, um modelo de detalhamento de processos em três níveis:

• Nível superior (processos de gestão, principais e de suporte): Definição dos proprietários dos processos e requisitos. Isso permite sincronizar indicadores estratégicos globais com as atividades operacionais.
• Nível médio (cadeias de criação de valor): Descrição detalhada dos participantes, gestores de etapas, entradas e saídas, bem como a troca de documentos. Nesta fase, formulários atualizados de documentos e atos normativos são anexados aos processos, acessíveis a todos os participantes em um cenário de TI unificado.
• Nível inferior (detalhamento máximo): Descrição dos processos usando sistemas de informação, modelos de documentos e padrões de tempo. Este nível permite avaliar objetivamente as possibilidades de otimização e automação seguras, bem como identificar conflitos e lacunas na lógica dos regulamentos existentes.

Automação da rotina: geração de regulamentos e descrições de cargos

Uma das principais vantagens da abordagem implementada é a capacidade de gerar automaticamente regulamentos, descrições de cargos e disposições sobre os departamentos com base nos processos descritos. A cada alteração no processo (por exemplo, transferência de uma etapa de trabalho para outro departamento), os documentos são atualizados automaticamente. Isso elimina o uso de instruções padronizadas e permite vincular as responsabilidades a uma função específica e até mesmo ao sobrenome do funcionário, refletindo objetivamente sua área de responsabilidade.

Resultados da implementação e superação da resistência

A transição para a gestão por processos permitiu à AO "OEK" alcançar resultados significativos:

• Redução de erros: O número de devoluções para revisão de documentos diminuiu em média 35%.
• Aceleração dos processos: A duração dos procedimentos administrativos diminuiu 32% graças a abordagens padronizadas e condições claras.
• Aumento da satisfação do pessoal: A compreensão de suas tarefas, prazos e áreas de responsabilidade levou a um aumento de 25% na satisfação dos funcionários.

No entanto, a implementação foi acompanhada de dificuldades. O principal obstáculo foi a resistência em vários níveis, desde gestores até executores, que não queriam documentar suas operações por medo de perder relevância. Outra dificuldade foi identificar os reais proprietários dos processos e a necessidade de manter o cenário de processos atualizado por meio de uma equipe dedicada de analistas de negócios.

O que você aprenderá neste webinar:

• Como vincular os objetivos estratégicos da empresa aos processos operacionais na área de HSE?
• Como identificar e eliminar conflitos entre a execução real do trabalho e a documentação regulatória?
• Como automatizar a criação e atualização de regulamentos e descrições de cargos?
• Como superar a resistência do pessoal durante a transição para a gestão por processos?
• Quais níveis de detalhamento são necessários para uma descrição eficaz dos processos de HSE?