Mise en œuvre d'un système de gestion des processus de sécurité à l'aide d'un logiciel spécialisé

Du chaos au système : pourquoi une entreprise a besoin d'une cartographie des processus

Les changements dynamiques de la structure organisationnelle et les conditions actuelles du marché exigent de la flexibilité de la part des entreprises. Cependant, dans la pratique, cela conduit souvent à un décalage entre les processus réels et le cadre réglementaire. Les documents vivent leur propre vie, et le travail est effectué sur la base de l'expérience historique. En conséquence, l'entreprise supporte des coûts de main-d'œuvre élevés pour l'approbation des actes réglementaires locaux, fait face à un manque d'exigences uniformes en matière de normalisation et rencontre des difficultés lors de l'automatisation des processus en tenant compte des exigences HSE.

Pavel Kovalenko, responsable du département des changements organisationnels et de la gestion de projets chez AO OEK, analyse un cas pratique de mise en œuvre d'un système de gestion des processus pour assurer les priorités HSE. La présentation examine en détail l'approche de la formation de la cartographie des processus de l'organisation en lien avec la stratégie à long terme, à l'aide d'un logiciel spécialisé.

Niveaux de détail des processus : de la stratégie à l'exécutant spécifique

Pour créer un système de gestion transparent, l'intervenant illustre un modèle de détail des processus à trois niveaux :

• Niveau supérieur (processus de gestion, principaux et de support) : Définition des propriétaires de processus et des exigences. Cela permet de synchroniser les indicateurs stratégiques globaux avec les activités opérationnelles.
• Niveau intermédiaire (chaînes de création de valeur) : Description détaillée des participants, des responsables d'étapes, des entrées et sorties, ainsi que de l'échange de documents. À ce stade, les formulaires actualisés des documents réglementaires et des actes sont rattachés aux processus, accessibles à tous les participants dans un environnement informatique unifié.
• Niveau inférieur (détail maximal) : Description des processus à l'aide de systèmes d'information, de modèles de documents et de normes de temps. Ce niveau permet d'évaluer objectivement les possibilités d'optimisation et d'automatisation en toute sécurité, ainsi que d'identifier les conflits et les lacunes dans la logique des réglementations existantes.

Automatisation de la routine : génération de règlements et de fiches de poste

L'un des principaux avantages de l'approche mise en œuvre est la possibilité de générer automatiquement des règlements, des fiches de poste et des statuts de département sur la base des processus décrits. Lors de toute modification du processus (par exemple, le transfert d'une étape de travail à un autre département), les documents sont mis à jour automatiquement. Cela élimine l'utilisation d'instructions standardisées et permet de lier les responsabilités à un rôle spécifique, voire au nom de l'employé, reflétant objectivement son domaine de responsabilité.

Résultats de la mise en œuvre et dépassement de la résistance

La transition vers la gestion des processus a permis à AO OEK d'obtenir des résultats significatifs :

• Réduction des erreurs : Le nombre de retours pour révision de documents a diminué en moyenne de 35 %.
• Accélération des processus : La durée des procédures administratives a diminué de 32 % grâce à des approches standardisées et des conditions claires.
• Augmentation de la satisfaction du personnel : La compréhension de leurs tâches, délais et domaines de responsabilité a entraîné une augmentation de 25 % de la satisfaction des employés.

Cependant, la mise en œuvre s'est accompagnée de difficultés. Le principal obstacle a été la résistance à différents niveaux, des dirigeants aux exécutants, peu désireux de documenter leurs opérations par crainte de perdre de leur importance. Une autre difficulté a été d'identifier les véritables propriétaires des processus et la nécessité de maintenir la cartographie des processus à jour par une équipe dédiée d'analystes métier.

Ce que vous apprendrez dans ce webinaire :

• Comment lier les objectifs stratégiques de l'entreprise aux processus opérationnels dans le domaine HSE ?
• Comment identifier et éliminer les conflits entre l'exécution réelle des travaux et la documentation réglementaire ?
• Comment automatiser la création et la mise à jour des règlements et des fiches de poste ?
• Comment surmonter la résistance du personnel lors de la transition vers la gestion des processus ?
• Quels niveaux de détail sont nécessaires pour décrire efficacement les processus de sécurité ?