Preparação de pessoal para auditorias. Rumo à excelência

Passar por auditorias externas e internas é tradicionalmente percebido pelo pessoal de produção como uma situação estressante. A falta de algoritmos claros de interação com os inspetores frequentemente leva a erros de comunicação, fornecimento de informações imprecisas e, consequentemente, a prescrições infundadas. Durante o webinar, a coordenadora de sustentabilidade da Usina Nuclear de Novovoronezh, Olga Romanova, analisa uma abordagem sistêmica para a preparação de funcionários — desde operários até a alta administração, transformando a auditoria de uma ameaça em uma ferramenta de melhoria de processos.

Preparação organizacional e autoauditoria

A aprovação eficaz em uma inspeção começa muito antes da visita dos órgãos de supervisão. A palestrante destaca a importância de utilizar visitas preventivas, que permitem identificar áreas de risco sem a aplicação de multas. Para auditorias planejadas, a implementação de um sistema de autoavaliação é criticamente importante.

• Uso de checklists: Os departamentos recebem antecipadamente questionários com perguntas diretas sobre as áreas de auditoria. Isso permite identificar lacunas antes da chegada do inspetor.
• Indicação por cores das respostas: A análise da confiabilidade das autoavaliações (verde — normal, amarelo — falha, vermelho — fornecimento de informações imprecisas) ajuda a administração a direcionar recursos de forma precisa para as áreas problemáticas.
• Preparação de notas informativas: O fornecimento antecipado de informações estruturadas aos auditores reduz a necessidade de eles irem diretamente aos locais de produção, minimizando a distração do pessoal.

Padrões de comportamento ao interagir com inspetores

O fator humano continua sendo o principal risco em qualquer auditoria. A apresentação detalha um modelo de comportamento desejado do funcionário, que transmite um alto nível de cultura de segurança da empresa.

• Regra da pausa: Se um funcionário tiver dúvidas sobre uma resposta, ele tem o direito de pedir tempo para esclarecer a informação ou consultar o gerente. Isso evita o fornecimento de dados errôneos e demonstra responsabilidade.
• Trabalho com documentos: É proibido entregar documentos originais aos auditores para estudo pessoal fora do horário de trabalho. Quaisquer materiais marcados como segredo comercial ou para uso oficial são fornecidos estritamente de acordo com o procedimento estabelecido.
• Tato e limites de competência: O funcionário deve responder claramente dentro dos limites de sua descrição de cargo, referindo-se a pontos específicos da documentação regulatória, sem tentar fornecer documentos de departamentos adjacentes sem a presença de seus representantes.

Análise de resultados: da correção às causas raízes

O trabalho adequado com relatórios de auditoria permite extrair o máximo benefício das não conformidades identificadas. A palestrante mostra, por meio de exemplos, a diferença entre a simples correção (eliminação de uma violação momentânea) e as medidas corretivas (eliminação da causa).

• Discussão de formulações: A empresa tem o direito de discutir de forma fundamentada as formulações no relatório com o inspetor, a fim de garantir a viabilidade real das prescrições dentro dos prazos estabelecidos.
• Busca de causas raízes: Usando exemplos de perda de energia do transformador e trabalho em altura sem um plano de execução de obras, demonstra-se como a alteração de procedimentos passo a passo e o aumento do controle evitam a repetição de incidentes.
• Integração no sistema de gestão: Os resultados das auditorias e o status da implementação das medidas corretivas tornam-se parte obrigatória da análise regular por parte da alta administração.

O que você aprenderá neste webinar:

• Como responder corretamente às solicitações dos inspetores que vão além do escopo da auditoria?
• Quais ações do pessoal frequentemente provocam os auditores a identificar violações adicionais?
• Como implementar um sistema de autoavaliação usando checklists e avaliar sua confiabilidade?
• Qual é a diferença fundamental entre correção e medidas corretivas em exemplos práticos?
• Como envolver empresas contratadas em um circuito unificado de preparação para atividades de supervisão?