Vorbereitung des Personals auf Audits. Kurs auf Verbesserung

Das Durchlaufen externer und interner Audits wird vom Produktionspersonal traditionell als stressige Situation empfunden. Das Fehlen klarer Algorithmen für die Interaktion mit Inspektoren führt oft zu Kommunikationsfehlern, der Bereitstellung ungenauer Informationen und in der Folge zu ungerechtfertigten Auflagen. In diesem Webinar analysiert Olga Romanova, Nachhaltigkeitskoordinatorin im Kernkraftwerk Nowoworonesch, einen systematischen Ansatz zur Vorbereitung von Mitarbeitern – von Arbeitern bis zum Top-Management – , der ein Audit von einer Bedrohung in ein Instrument zur Prozessverbesserung verwandelt.

Organisatorische Vorbereitung und Selbstaudit

Das effektive Bestehen einer Inspektion beginnt lange vor dem Besuch der Aufsichtsbehörden. Die Referentin betont die Bedeutung von Präventivbesuchen, die es ermöglichen, Risikobereiche ohne Strafmaßnahmen zu identifizieren. Für geplante Audits ist die Einführung eines Selbstaudit-Systems von entscheidender Bedeutung.

• Verwendung von Checklisten: Die Abteilungen erhalten im Voraus Fragebögen mit direkten Fragen zu den Prüfbereichen. Dies ermöglicht es, Lücken vor dem Eintreffen des Inspektors zu identifizieren.
• Farbliche Kennzeichnung der Antworten: Die Analyse der Zuverlässigkeit von Selbstaudits (grün – normal, gelb – Mangel, rot – Bereitstellung ungenauer Informationen) hilft dem Management, Ressourcen gezielt auf Problembereiche zu lenken.
• Vorbereitung von Informationsblättern: Die frühzeitige Bereitstellung strukturierter Informationen an die Prüfer verringert die Notwendigkeit, dass diese direkt die Produktionsstätten aufsuchen, und minimiert so die Ablenkung des Personals.

Verhaltensstandards bei der Interaktion mit Inspektoren

Der menschliche Faktor bleibt bei jedem Audit ein Hauptrisiko. Der Vortrag beleuchtet detailliert ein Modell des gewünschten Mitarbeiterverhaltens, das ein hohes Maß an Sicherheitskultur im Unternehmen vermittelt.

• Die Pausenregel: Wenn ein Mitarbeiter bei einer Antwort unsicher ist, hat er das Recht, sich Zeit zu nehmen, um Informationen zu klären oder sich mit einem Vorgesetzten zu beraten. Dies verhindert die Weitergabe fehlerhafter Daten und zeugt von Verantwortung.
• Umgang mit Dokumenten: Die Übergabe von Originaldokumenten an Prüfer zum persönlichen Studium außerhalb der Arbeitszeit ist untersagt. Alle Materialien, die als Geschäftsgeheimnis oder für den internen Gebrauch gekennzeichnet sind, werden streng nach dem festgelegten Verfahren bereitgestellt.
• Taktgefühl und Kompetenzgrenzen: Der Mitarbeiter muss im Rahmen seiner Stellenbeschreibung klar antworten, sich auf spezifische Punkte der normativen Dokumentation beziehen und nicht versuchen, Dokumente benachbarter Abteilungen ohne die Anwesenheit ihrer Vertreter bereitzustellen.

Analyse der Ergebnisse: Von der Korrektur zu den Grundursachen

Ein kompetenter Umgang mit Prüfberichten ermöglicht es, den maximalen Nutzen aus den festgestellten Abweichungen zu ziehen. Die Referentin zeigt anhand von Beispielen den Unterschied zwischen einer einfachen Korrektur (Beseitigung eines momentanen Verstoßes) und Korrekturmaßnahmen (Beseitigung der Ursache).

• Diskussion von Formulierungen: Das Unternehmen hat das Recht, Formulierungen im Bericht mit dem Inspektor argumentativ zu diskutieren, um die tatsächliche Umsetzbarkeit der Auflagen innerhalb der festgelegten Fristen sicherzustellen.
• Suche nach Grundursachen: Anhand von Beispielen wie dem Stromausfall eines Transformators und Arbeiten in der Höhe ohne Arbeitsausführungsplan wird gezeigt, wie die Änderung von Schritt-für-Schritt-Verfahren und verstärkte Kontrollen die Wiederholung von Vorfällen verhindern.
• Integration in das Managementsystem: Die Ergebnisse von Audits und der Status der Umsetzung von Korrekturmaßnahmen werden zu einem obligatorischen Bestandteil der regelmäßigen Überprüfung durch das Top-Management.

Was Sie in diesem Webinar lernen werden:

• Wie reagiert man richtig auf Anfragen von Inspektoren, die über den Prüfgegenstand hinausgehen?
• Welche Handlungen des Personals provozieren Prüfer am häufigsten dazu, zusätzliche Verstöße aufzudecken?
• Wie führt man ein Selbstaudit-System mithilfe von Checklisten ein und bewertet deren Zuverlässigkeit?
• Was ist der grundsätzliche Unterschied zwischen Korrektur und Korrekturmaßnahmen anhand praktischer Beispiele?
• Wie bindet man Auftragnehmer in einen einheitlichen Rahmen zur Vorbereitung auf Aufsichtsmaßnahmen ein?