Automatización de procesos en HSE

Automatización de HSE: de la rutina a un espacio digital único

La escalabilidad del negocio y el crecimiento del personal desafían inevitablemente los métodos tradicionales de gestión de HSE. Cuando una empresa contrata a miles de nuevos empleados cada año y su presencia geográfica abarca todo el país, el registro manual y el flujo de documentos en papel se vuelven no solo ineficientes, sino también riesgosos. En la presentación se examina en detalle la experiencia de PJSC Sovcombank, donde en seis meses se logró trasladar los procesos clave de HSE a un entorno digital único, utilizando exclusivamente soluciones de TI nacionales.

Antecedentes y elección de la estrategia de digitalización

La decisión de automatizar fue dictada no solo por el rápido crecimiento de la plantilla (alrededor de 7000 nuevos empleados al año), sino también por los resultados de una inspección de las autoridades supervisoras, que reveló la necesidad de optimizar los procesos. El ponente analiza por qué la empresa rechazó el camino extensivo simple: un aumento proporcional en el personal de especialistas en HSE. En su lugar, se eligió un modelo híbrido: la reestructuración del servicio con la asignación de centros de competencia y una automatización a gran escala basada en los sistemas de TI existentes (1C, WebSoft, Pyrus, Aura).

• Espacio digital único → permite gestionar los procesos en todas las regiones de presencia en tiempo real → elimina la pérdida de datos y garantiza la transparencia para las auditorías internas y las autoridades supervisoras.
• Integración perfecta de sistemas → vincula los registros de recursos humanos, la asignación de capacitación y el flujo de documentos → minimiza la entrada manual y elimina el error humano al procesar la información.

Transformación de procesos clave: capacitación, evaluación especial de condiciones laborales y entrega de EPP

La implementación de la automatización cambió radicalmente el enfoque de las tareas rutinarias. El ponente muestra, utilizando el proceso de capacitación como ejemplo, cómo la integración con la base de datos de recursos humanos permite generar automáticamente una matriz de necesidades. El programa determina por sí mismo qué curso necesita un empleado (teniendo en cuenta las características específicas, por ejemplo, la naturaleza itinerante del trabajo) y lo asigna el mismo día de la contratación.

• Flujo de documentos electrónicos (EDO corporativo) → la familiarización con las tarjetas de evaluación especial y la firma de los protocolos de prueba de conocimientos (utilizando firmas electrónicas cualificadas y simples) se han digitalizado → elimina la necesidad de enviar documentos en papel entre sucursales y simplifica la preparación para las inspecciones.
• Gestión de la entrega de EPP → el proceso está integrado con 1C, donde se generan tarjetas personales electrónicas firmadas por los empleados → garantiza un control del 100% sobre la entrega oportuna de ropa de trabajo según las normas uniformes y permite centralizar las compras.
• Optimización de costos en la evaluación especial → la creación de lugares de trabajo virtuales basados en la plantilla → permitió identificar los lugares declarados y eliminar la realización injustificada de evaluaciones especiales, redirigiendo el presupuesto al tratamiento en sanatorios y balnearios.

Asistente virtual: reducción de la carga de trabajo de los especialistas

Una solución interesante fue el desarrollo de un asistente virtual (chatbot) en el portal corporativo. Cada mes, el servicio de HSE recibía alrededor de 2000 consultas similares de los empleados, lo que requería una enorme cantidad de tiempo. La implementación del bot permitió automatizar las respuestas a las preguntas frecuentes (por ejemplo, el algoritmo de acciones en caso de microtraumatismos o la presentación de un informe de incidentes), liberando los recursos de los especialistas para tareas estratégicas.

Qué aprenderá en este seminario web:

• ¿Cómo integrar los procesos de HSE con los sistemas de TI de recursos humanos de la empresa?
• ¿Qué documentos de HSE se pueden digitalizar legítimamente?
• ¿Cómo automatizar la asignación de capacitación y el control de plazos sin la participación de un especialista?
• ¿Cómo organizar el registro y la firma de tarjetas electrónicas de entrega de EPP en una empresa distribuida?
• ¿Cómo ayuda el uso de asistentes virtuales a reducir la carga rutinaria del servicio de HSE?