Automatisation des processus HSE

Automatisation HSE : de la routine à un espace numérique unifié

L'expansion des activités et la croissance des effectifs remettent inévitablement en question les méthodes traditionnelles de gestion HSE. Lorsqu'une entreprise embauche chaque année des milliers de nouveaux employés et que sa présence géographique couvre tout le pays, la comptabilité manuelle et la gestion des documents papier deviennent non seulement inefficaces, mais aussi risquées. La présentation examine en détail l'expérience de PJSC Sovcombank, où, en six mois, les processus clés HSE ont été transférés vers un environnement numérique unifié, en utilisant exclusivement des solutions informatiques nationales.

Prérequis et choix de la stratégie de numérisation

La décision d'automatiser a été dictée non seulement par la croissance rapide des effectifs (environ 7 000 nouveaux employés par an), mais aussi par les résultats d'une inspection des autorités de contrôle, qui a révélé la nécessité d'optimiser les processus. L'intervenant explique pourquoi l'entreprise a rejeté la voie extensive simple : une augmentation proportionnelle du personnel des spécialistes HSE. Au lieu de cela, un modèle hybride a été choisi : restructuration du service avec l'allocation de centres de compétences et automatisation à grande échelle basée sur les systèmes informatiques existants (1C, WebSoft, Pyrus, Aura).

• Espace numérique unifié → permet de gérer les processus dans toutes les régions de présence en temps réel → élimine la perte de données et assure la transparence pour l'audit interne et les autorités de contrôle.
• Intégration transparente des systèmes → relie les dossiers du personnel, l'affectation des formations et la gestion des documents → minimise la saisie manuelle et élimine le facteur humain lors du traitement des informations.

Transformation des processus clés : formation, évaluation spéciale des conditions de travail et délivrance des EPI

La mise en œuvre de l'automatisation a radicalement changé l'approche des tâches de routine. L'intervenant montre, à l'aide de l'exemple du processus de formation, comment l'intégration avec la base de données du personnel permet de générer automatiquement une matrice des besoins. Le programme détermine lui-même le cours dont un employé a besoin (en tenant compte des spécificités, par exemple, la nature itinérante du travail) et l'attribue le jour même de l'embauche.

• Gestion électronique des documents (GED) → la familiarisation avec les cartes d'évaluation spéciale et la signature des protocoles de test de connaissances (à l'aide de signatures électroniques) sont numérisées → élimine le besoin d'envoyer des documents papier entre les succursales et simplifie la préparation aux inspections.
• Gestion de la délivrance des EPI → le processus est intégré à 1C, où des fiches personnelles électroniques sont générées et signées par les employés → assure un contrôle à 100 % sur la délivrance en temps opportun des vêtements de travail et permet de centraliser les achats.
• Optimisation des coûts de l'évaluation spéciale → la création de lieux de travail virtuels basés sur le tableau des effectifs → a permis d'identifier les lieux déclarés et d'éliminer les évaluations spéciales injustifiées, en redirigeant le budget vers les traitements en sanatorium.

Assistant virtuel : réduction de la charge de travail des spécialistes

Une solution intéressante a été le développement d'un assistant virtuel (chatbot) sur le portail d'entreprise. Chaque mois, le service HSE recevait environ 2 000 demandes similaires de la part des employés, ce qui nécessitait un temps colossal. L'introduction du bot a permis d'automatiser les réponses aux questions fréquemment posées (par exemple, l'algorithme d'actions en cas de microtraumatisme ou le dépôt d'un rapport d'incident), libérant ainsi les ressources des spécialistes pour des tâches stratégiques.

Ce que vous apprendrez dans ce webinaire :

• Comment intégrer les processus HSE aux systèmes informatiques RH de l'entreprise ?
• Quels documents HSE peuvent être légitimement numérisés ?
• Comment automatiser l'affectation des formations et le contrôle des délais sans l'intervention d'un spécialiste ?
• Comment organiser la comptabilité et la signature des fiches électroniques de délivrance des EPI dans une entreprise distribuée ?
• Comment l'utilisation d'assistants virtuels aide-t-elle à réduire la charge de routine du service HSE ?