Automatisierung von HSE-Prozessen

HSE-Automatisierung: Von der Routine zum einheitlichen digitalen Raum

Die Skalierung des Geschäfts und das Wachstum der Belegschaft stellen traditionelle Methoden des HSE-Managements unweigerlich vor Herausforderungen. Wenn ein Unternehmen jährlich Tausende neuer Mitarbeiter einstellt und landesweit vertreten ist, werden manuelle Erfassung und papierbasierter Dokumentenfluss nicht nur ineffizient, sondern auch riskant. Der Vortrag beleuchtet detailliert die Erfahrungen der PJSC Sovcombank, der es innerhalb von sechs Monaten gelang, wichtige HSE-Prozesse in eine einheitliche digitale Umgebung zu überführen, wobei ausschließlich heimische IT-Lösungen zum Einsatz kamen.

Voraussetzungen und Wahl der Digitalisierungsstrategie

Die Entscheidung zur Automatisierung wurde nicht nur durch das rasante Personalwachstum (ca. 7.000 neue Mitarbeiter pro Jahr) diktiert, sondern auch durch die Ergebnisse einer behördlichen Prüfung, die die Notwendigkeit einer Prozessoptimierung aufzeigte. Der Referent erläutert, warum das Unternehmen den einfachen extensiven Weg – eine proportionale Aufstockung der HSE-Spezialisten – ablehnte. Stattdessen wurde ein hybrides Modell gewählt: Umstrukturierung der Abteilung mit Schaffung von Kompetenzzentren und umfassende Automatisierung auf Basis bestehender IT-Systeme (1C, WebSoft, Pyrus, Aura).

• Einheitlicher digitaler Raum → ermöglicht die Steuerung von Prozessen in allen Regionen der Präsenz in Echtzeit → schließt Datenverlust aus und sorgt für Transparenz bei internen Audits und Aufsichtsbehörden.
• Nahtlose Systemintegration → verknüpft Personalverwaltung, Schulungszuweisung und Dokumentenfluss → minimiert manuelle Eingaben und schließt den menschlichen Faktor bei der Informationsverarbeitung aus.

Transformation von Schlüsselprozessen: Schulung, Arbeitsplatzbewertung und PSA-Ausgabe

Die Einführung der Automatisierung hat den Ansatz für Routineaufgaben grundlegend verändert. Der Referent zeigt am Beispiel des Schulungsprozesses, wie die Integration mit der Personaldatenbank die automatische Erstellung einer Bedarfsmatrix ermöglicht. Das Programm ermittelt selbstständig, welchen Kurs ein Mitarbeiter benötigt (unter Berücksichtigung von Besonderheiten wie Reisetätigkeiten) und weist diesen am Tag der Einstellung zu.

• Elektronischer Dokumentenfluss → die Kenntnisnahme von Arbeitsplatzbewertungskarten und die Unterzeichnung von Wissensprüfungsprotokollen (mittels elektronischer Signaturen) wurden digitalisiert → beseitigt die Notwendigkeit, Papierdokumente zwischen Filialen zu versenden, und vereinfacht die Vorbereitung auf Audits.
• Verwaltung der PSA-Ausgabe → der Prozess ist in 1C integriert, wo elektronische Personalkarten erstellt und von Mitarbeitern unterzeichnet werden → gewährleistet 100%ige Kontrolle über die rechtzeitige Ausgabe von Arbeitskleidung nach einheitlichen Normen und ermöglicht eine Zentralisierung des Einkaufs.
• Kostenoptimierung bei der Arbeitsplatzbewertung → Schaffung virtueller Arbeitsplätze auf Basis des Stellenplans → ermöglichte die Identifizierung deklarierter Plätze und den Ausschluss ungerechtfertigter Sonderbewertungen, wodurch das Budget in Kurbehandlungen umgeleitet werden konnte.

Virtueller Assistent: Entlastung der Spezialisten

Eine interessante Lösung war die Entwicklung eines virtuellen Assistenten (Chatbot) im Unternehmensportal. Monatlich erhielt die HSE-Abteilung etwa 2.000 gleichartige Anfragen von Mitarbeitern, was enormen Zeitaufwand erforderte. Die Einführung des Bots ermöglichte die Automatisierung von Antworten auf häufig gestellte Fragen (z. B. Vorgehensweise bei Mikrotraumata oder Meldung eines Vorfalls), wodurch Ressourcen der Spezialisten für strategische Aufgaben freigesetzt wurden.

Was Sie in diesem Webinar lernen werden:

• Wie integriert man HSE-Prozesse in die HR-IT-Systeme des Unternehmens?
• Welche HSE-Dokumente können rechtmäßig in elektronische Form überführt werden?
• Wie automatisiert man die Schulungszuweisung und Fristenkontrolle ohne Beteiligung eines Spezialisten?
• Wie organisiert man die Erfassung und Unterzeichnung elektronischer PSA-Ausgabekarten in einem dezentralen Unternehmen?
• Wie hilft der Einsatz virtueller Assistenten, die Routinebelastung der HSE-Abteilung zu reduzieren?