Tự động hóa các quy trình trong HSE

Tự động hóa HSE: từ công việc thường ngày đến không gian kỹ thuật số thống nhất

Việc mở rộng quy mô kinh doanh và sự gia tăng số lượng nhân sự chắc chắn đặt ra thách thức đối với các phương pháp quản lý HSE truyền thống. Khi một công ty tuyển dụng hàng nghìn nhân viên mới mỗi năm và phạm vi hoạt động bao phủ toàn quốc, việc ghi chép thủ công và quản lý tài liệu bằng giấy không chỉ trở nên kém hiệu quả mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro. Bài thuyết trình xem xét chi tiết kinh nghiệm của PJSC Sovcombank, nơi trong vòng nửa năm đã chuyển đổi thành công các quy trình HSE cốt lõi sang một môi trường kỹ thuật số thống nhất, hoàn toàn sử dụng các giải pháp CNTT trong nước.

Tiền đề và lựa chọn chiến lược số hóa

Quyết định tự động hóa không chỉ xuất phát từ sự tăng trưởng nhân sự nhanh chóng (khoảng 7.000 nhân viên mới mỗi năm) mà còn từ kết quả kiểm tra của các cơ quan giám sát, cho thấy sự cần thiết phải tối ưu hóa các quy trình. Diễn giả phân tích lý do tại sao công ty từ chối phương pháp mở rộng đơn thuần — tăng số lượng chuyên gia HSE theo tỷ lệ thuận. Thay vào đó, một mô hình lai đã được lựa chọn: tái cấu trúc bộ phận với việc phân bổ các trung tâm năng lực và tự động hóa quy mô lớn dựa trên các hệ thống CNTT hiện có (1C, WebSoft, Pyrus, Aura).

• Không gian kỹ thuật số thống nhất → cho phép quản lý các quy trình ở tất cả các khu vực hoạt động theo thời gian thực → loại bỏ việc mất dữ liệu và đảm bảo tính minh bạch cho kiểm toán nội bộ và các cơ quan giám sát.
• Tích hợp hệ thống liền mạch → liên kết quản lý nhân sự, chỉ định đào tạo và luân chuyển tài liệu → giảm thiểu việc nhập liệu thủ công và loại bỏ yếu tố con người khi xử lý thông tin.

Chuyển đổi các quy trình cốt lõi: đào tạo, đánh giá điều kiện làm việc và cấp phát PPE

Việc áp dụng tự động hóa đã thay đổi hoàn toàn cách tiếp cận đối với các công việc thường ngày. Diễn giả lấy ví dụ về quy trình đào tạo để cho thấy việc tích hợp với cơ sở dữ liệu nhân sự cho phép tự động tạo ra ma trận nhu cầu như thế nào. Chương trình tự xác định khóa học nào nhân viên cần (tính đến các đặc thù, ví dụ như tính chất công việc hay phải di chuyển) và chỉ định khóa học đó ngay trong ngày đầu tiên nhận việc.

• Luân chuyển tài liệu điện tử (EDM) → việc làm quen với thẻ đánh giá điều kiện làm việc và ký biên bản kiểm tra kiến thức (sử dụng chữ ký số nâng cao và chữ ký số đơn giản) được số hóa → loại bỏ nhu cầu gửi tài liệu giấy giữa các chi nhánh và đơn giản hóa quá trình chuẩn bị cho các cuộc thanh tra.
• Quản lý cấp phát PPE → quy trình được tích hợp với 1C, nơi tạo ra các thẻ cá nhân điện tử do nhân viên ký → đảm bảo kiểm soát 100% tính kịp thời của việc cấp phát quần áo bảo hộ theo tiêu chuẩn và cho phép tập trung hóa việc mua sắm.
• Tối ưu hóa chi phí đánh giá điều kiện làm việc → tạo không gian làm việc ảo dựa trên sơ đồ tổ chức → cho phép xác định các vị trí đã khai báo và loại bỏ các đánh giá đặc biệt không hợp lý, chuyển hướng ngân sách sang điều trị tại các khu nghỉ dưỡng y tế.

Trợ lý ảo: giảm tải khối lượng công việc cho các chuyên gia

Một giải pháp thú vị là việc phát triển trợ lý ảo (chatbot) trên cổng thông tin doanh nghiệp. Mỗi tháng, bộ phận HSE nhận được khoảng 2.000 yêu cầu tương tự nhau từ nhân viên, đòi hỏi một lượng thời gian khổng lồ. Việc triển khai bot đã cho phép tự động hóa các câu trả lời cho những câu hỏi thường gặp (ví dụ: quy trình xử lý chấn thương nhỏ hoặc nộp báo cáo sự cố), giải phóng nguồn lực của các chuyên gia để giải quyết các nhiệm vụ chiến lược.

Bạn sẽ học được gì từ hội thảo trực tuyến này:

• Làm thế nào để tích hợp các quy trình HSE với hệ thống CNTT nhân sự của công ty?
• Những tài liệu HSE nào có thể được chuyển đổi hợp pháp sang định dạng điện tử?
• Làm thế nào để tự động hóa việc chỉ định đào tạo và kiểm soát thời hạn mà không cần sự can thiệp của chuyên gia?
• Làm thế nào để tổ chức hạch toán và ký các thẻ cấp phát PPE điện tử trong một công ty phân tán?
• Việc sử dụng trợ lý ảo giúp giảm bớt khối lượng công việc thường ngày cho bộ phận HSE như thế nào?