การทำให้กระบวนการ HSE เป็นอัตโนมัติ

การทำให้ HSE เป็นอัตโนมัติ: จากงานประจำสู่งานในพื้นที่ดิจิทัลแบบครบวงจร

การขยายธุรกิจและการเติบโตของจำนวนพนักงานย่อมท้าทายวิธีการจัดการ HSE แบบดั้งเดิมอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ เมื่อบริษัทรับพนักงานใหม่หลายพันคนทุกปีและมีสาขาครอบคลุมทั่วประเทศ การบันทึกข้อมูลด้วยตนเองและระบบเอกสารกระดาษจึงไม่เพียงแต่ไม่มีประสิทธิภาพ แต่ยังมีความเสี่ยงอีกด้วย การนำเสนอนี้จะพิจารณาประสบการณ์ของ Sovcombank อย่างละเอียด ซึ่งภายในหกเดือนสามารถเปลี่ยนกระบวนการ HSE ที่สำคัญเข้าสู่สภาพแวดล้อมดิจิทัลแบบครบวงจร โดยใช้โซลูชันด้านไอทีภายในประเทศเท่านั้น

ความเป็นมาและการเลือกกลยุทธ์การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล

การตัดสินใจที่จะใช้ระบบอัตโนมัติไม่ได้เกิดจากการเติบโตอย่างรวดเร็วของพนักงานเท่านั้น (พนักงานใหม่ประมาณ 7,000 คนต่อปี) แต่ยังมาจากผลการตรวจสอบของหน่วยงานกำกับดูแลที่ระบุถึงความจำเป็นในการเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการ วิทยากรจะอธิบายว่าเหตุใดบริษัทจึงปฏิเสธวิธีการขยายงานแบบง่ายๆ นั่นคือการเพิ่มจำนวนผู้เชี่ยวชาญด้าน HSE ตามสัดส่วน แต่กลับเลือกใช้รูปแบบไฮบริดแทน: การปรับโครงสร้างบริการโดยจัดสรรศูนย์ความเชี่ยวชาญ และการทำให้เป็นอัตโนมัติในวงกว้างโดยใช้ระบบไอทีที่มีอยู่ (1C, WebSoft, Pyrus, Aura)

• พื้นที่ดิจิทัลแบบครบวงจร → ช่วยให้สามารถจัดการกระบวนการในทุกภูมิภาคที่มีสาขาอยู่ได้แบบเรียลไทม์ → ขจัดปัญหาข้อมูลสูญหายและรับประกันความโปร่งใสสำหรับการตรวจสอบภายในและหน่วยงานกำกับดูแล
• การบูรณาการระบบที่ราบรื่น → เชื่อมโยงบันทึกทรัพยากรบุคคล การมอบหมายการฝึกอบรม และการจัดการเอกสาร → ลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและขจัดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ในการประมวลผลข้อมูล

การเปลี่ยนแปลงกระบวนการหลัก: การฝึกอบรม, การประเมินสภาพการทำงานพิเศษ และการแจกจ่าย PPE

การนำระบบอัตโนมัติมาใช้ได้เปลี่ยนแนวทางในการทำงานประจำวันไปอย่างสิ้นเชิง วิทยากรแสดงให้เห็นผ่านตัวอย่างกระบวนการฝึกอบรมว่าการบูรณาการเข้ากับฐานข้อมูลทรัพยากรบุคคลช่วยให้สามารถสร้างเมทริกซ์ความต้องการได้โดยอัตโนมัติ โปรแกรมจะกำหนดเองว่าพนักงานต้องการหลักสูตรใด (โดยคำนึงถึงลักษณะเฉพาะ เช่น ลักษณะงานที่ต้องเดินทาง) และมอบหมายให้ในวันแรกที่เข้าทำงาน

• การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDM) → การทำความคุ้นเคยกับบัตรประเมินสภาพการทำงานพิเศษ และการลงนามในโปรโตคอลการทดสอบความรู้ (โดยใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์) ถูกเปลี่ยนเป็นดิจิทัล → ขจัดความจำเป็นในการส่งเอกสารกระดาษระหว่างสาขาและทำให้การเตรียมการตรวจสอบง่ายขึ้น
• การจัดการการแจกจ่าย PPE → กระบวนการนี้บูรณาการเข้ากับ 1C ซึ่งจะสร้างบัตรส่วนบุคคลอิเล็กทรอนิกส์ที่พนักงานลงนาม → รับประกันการควบคุม 100% สำหรับการแจกจ่ายชุดทำงานตามมาตรฐานอย่างทันท่วงที และช่วยให้สามารถรวมศูนย์การจัดซื้อได้
• การเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนสำหรับการประเมินสภาพการทำงานพิเศษ → การสร้างสถานที่ทำงานเสมือนจริงตามตารางพนักงาน → ช่วยให้ระบุสถานที่ที่ประกาศไว้และหลีกเลี่ยงการประเมินพิเศษที่ไม่สมเหตุสมผล โดยเปลี่ยนงบประมาณไปใช้สำหรับการรักษาสุขภาพแทน

ผู้ช่วยเสมือน: ลดภาระงานของผู้เชี่ยวชาญ

โซลูชันที่น่าสนใจคือการพัฒนาผู้ช่วยเสมือน (แชทบอท) บนพอร์ทัลขององค์กร ในแต่ละเดือน บริการ HSE ได้รับคำขอที่คล้ายคลึงกันประมาณ 2,000 รายการจากพนักงาน ซึ่งต้องใช้เวลาอย่างมาก การนำบอทมาใช้ช่วยให้สามารถตอบคำถามที่พบบ่อยได้โดยอัตโนมัติ (เช่น ขั้นตอนการดำเนินการเมื่อเกิดการบาดเจ็บเล็กน้อย หรือการยื่นรายงานเหตุการณ์) ทำให้ผู้เชี่ยวชาญมีเวลาไปมุ่งเน้นที่งานเชิงกลยุทธ์

สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้จากสัมมนาผ่านเว็บนี้:

• วิธีบูรณาการกระบวนการ HSE เข้ากับระบบไอทีด้านทรัพยากรบุคคลของบริษัท
• เอกสาร HSE ใดบ้างที่สามารถแปลงเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างถูกกฎหมาย
• วิธีทำให้การมอบหมายการฝึกอบรมและการควบคุมกำหนดเวลาเป็นอัตโนมัติโดยไม่ต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญ
• วิธีจัดการบันทึกและการลงนามในบัตรแจกจ่าย PPE อิเล็กทรอนิกส์ในบริษัทที่มีสาขาหลายแห่ง
• การใช้ผู้ช่วยเสมือนช่วยลดภาระงานประจำวันของบริการ HSE ได้อย่างไร