Otomatisasi Proses dalam HSE

Otomatisasi HSE: dari Rutinitas ke Ruang Digital Terpadu

Skala bisnis dan pertumbuhan jumlah personel pasti menantang metode manajemen HSE tradisional. Ketika sebuah perusahaan mempekerjakan ribuan karyawan baru setiap tahun, dan geografi kehadirannya mencakup seluruh negeri, pencatatan manual dan alur kerja dokumen kertas tidak hanya menjadi tidak efisien, tetapi juga berisiko. Presentasi ini membahas secara rinci pengalaman PJSC Sovcombank, di mana dalam enam bulan mereka berhasil memindahkan proses utama HSE ke lingkungan digital terpadu, menggunakan solusi TI domestik secara eksklusif.

Prasyarat dan Pemilihan Strategi Digitalisasi

Keputusan untuk mengotomatisasi didorong tidak hanya oleh pertumbuhan staf yang cepat (sekitar 7.000 karyawan baru per tahun), tetapi juga oleh hasil inspeksi peraturan yang mengungkapkan perlunya optimalisasi proses. Pembicara menjelaskan mengapa perusahaan menolak jalur ekstensif yang sederhana — peningkatan proporsional dalam jumlah spesialis HSE. Sebaliknya, model hibrida dipilih: restrukturisasi layanan dengan alokasi pusat kompetensi dan otomatisasi skala besar berdasarkan sistem TI yang ada (1C, WebSoft, Pyrus, Aura).

• Ruang digital terpadu → memungkinkan pengelolaan proses di semua wilayah kehadiran secara real-time → menghilangkan kehilangan data dan memastikan transparansi untuk audit internal dan otoritas pengawas.
• Integrasi sistem yang mulus → menghubungkan catatan SDM, penugasan pelatihan, dan alur kerja dokumen → meminimalkan entri manual dan menghilangkan faktor manusia dalam pemrosesan informasi.

Transformasi Proses Utama: Pelatihan, Penilaian Kondisi Kerja Khusus (SOUT), dan Penerbitan APD

Penerapan otomatisasi secara radikal mengubah pendekatan terhadap tugas-tugas rutin. Pembicara menunjukkan, menggunakan proses pelatihan sebagai contoh, bagaimana integrasi dengan basis data SDM memungkinkan pembuatan matriks kebutuhan secara otomatis. Program itu sendiri menentukan kursus apa yang dibutuhkan karyawan (dengan mempertimbangkan hal-hal spesifik, misalnya, sifat pekerjaan keliling), dan menugaskannya pada hari yang sama saat perekrutan.

• Manajemen Dokumen Elektronik (KDO) → pengenalan dengan kartu SOUT dan penandatanganan protokol pengujian pengetahuan didigitalkan → menghilangkan kebutuhan untuk mengirim dokumen kertas antar cabang dan menyederhanakan persiapan untuk inspeksi.
• Manajemen penerbitan APD → proses ini terintegrasi dengan 1C, di mana kartu pribadi elektronik dibuat dan ditandatangani oleh karyawan → memastikan kontrol 100% atas ketepatan waktu penerbitan pakaian kerja dan memungkinkan sentralisasi pengadaan.
• Optimalisasi biaya SOUT → pembuatan tempat kerja virtual berdasarkan tabel kepegawaian → memungkinkan identifikasi tempat yang dideklarasikan dan mengecualikan penilaian khusus yang tidak dapat dibenarkan, mengalihkan anggaran ke perawatan sanatorium dan resor.

Asisten Virtual: Mengurangi Beban pada Spesialis

Solusi yang menarik adalah pengembangan asisten virtual (chatbot) di portal perusahaan. Setiap bulan, layanan HSE menerima sekitar 2.000 permintaan serupa dari karyawan, yang membutuhkan banyak waktu. Pengenalan bot memungkinkan otomatisasi jawaban atas pertanyaan yang sering diajukan (misalnya, algoritma tindakan untuk trauma mikro atau pengajuan laporan insiden), membebaskan sumber daya spesialis untuk tugas-tugas strategis.

Apa yang akan Anda pelajari dari webinar ini:

• Bagaimana mengintegrasikan proses HSE dengan sistem TI SDM perusahaan?
• Dokumen HSE apa yang dapat didigitalkan secara sah?
• Bagaimana mengotomatisasi penugasan pelatihan dan kontrol tenggat waktu tanpa partisipasi spesialis?
• Bagaimana mengatur akuntansi dan penandatanganan kartu penerbitan APD elektronik di perusahaan yang terdistribusi?
• Bagaimana penggunaan asisten virtual membantu mengurangi beban rutin pada layanan HSE?