Automatyzacja procesów w HSE

Automatyzacja HSE: od rutyny do jednolitej przestrzeni cyfrowej

Skalowanie biznesu i wzrost liczby personelu nieuchronnie stanowią wyzwanie dla tradycyjnych metod zarządzania HSE. Kiedy firma zatrudnia rocznie tysiące nowych pracowników, a jej zasięg geograficzny obejmuje cały kraj, ręczne prowadzenie ewidencji i papierowy obieg dokumentów stają się nie tylko nieefektywne, ale i ryzykowne. W prezentacji szczegółowo omówiono doświadczenia PJSC Sovcombank, gdzie w ciągu pół roku udało się przenieść kluczowe procesy HSE do jednolitego środowiska cyfrowego, wykorzystując wyłącznie krajowe rozwiązania IT.

Przesłanki i wybór strategii cyfryzacji

Decyzja o automatyzacji podyktowana była nie tylko szybkim wzrostem zatrudnienia (około 7 000 nowych pracowników rocznie), ale także wynikami kontroli organów nadzorczych, które wykazały konieczność optymalizacji procesów. Prelegent analizuje, dlaczego firma zrezygnowała z prostej, ekstensywnej ścieżki – proporcjonalnego zwiększenia liczby specjalistów ds. HSE. Zamiast tego wybrano model hybrydowy: restrukturyzację działu z wyodrębnieniem centrów kompetencji oraz zakrojoną na szeroką skalę automatyzację w oparciu o istniejące systemy IT (1C, WebSoft, Pyrus, Aura).

• Jednolita przestrzeń cyfrowa → pozwala na zarządzanie procesami we wszystkich regionach działalności w czasie rzeczywistym → eliminuje utratę danych i zapewnia przejrzystość dla audytu wewnętrznego oraz organów nadzorczych.
• Płynna integracja systemów → łączy ewidencję kadr, przydzielanie szkoleń i obieg dokumentów → minimalizuje ręczne wprowadzanie danych i eliminuje czynnik ludzki podczas przetwarzania informacji.

Transformacja kluczowych procesów: szkolenia, SOUT i wydawanie ŚOI

Wdrożenie automatyzacji radykalnie zmieniło podejście do rutynowych zadań. Prelegent pokazuje na przykładzie procesu szkoleniowego, jak integracja z bazą kadrową pozwala na automatyczne tworzenie matrycy potrzeb. Program sam określa, jakiego kursu potrzebuje pracownik (biorąc pod uwagę specyfikę, np. mobilny charakter pracy), i przypisuje go dokładnie w dniu zatrudnienia.

• Elektroniczny obieg dokumentów (KDO) → zapoznanie się z kartami SOUT i podpisywanie protokołów weryfikacji wiedzy (z wykorzystaniem podpisów elektronicznych) zostało zdigitalizowane → eliminuje konieczność przesyłania dokumentów papierowych między oddziałami i ułatwia przygotowanie do kontroli.
• Zarządzanie wydawaniem ŚOI → proces zintegrowany z 1C, gdzie tworzone są elektroniczne karty osobiste podpisywane przez pracowników → zapewnia 100% kontrolę nad terminowością wydawania odzieży roboczej i pozwala na centralizację zakupów.
• Optymalizacja kosztów SOUT → tworzenie wirtualnych miejsc pracy na podstawie harmonogramu zatrudnienia → pozwoliło zidentyfikować zadeklarowane miejsca i wyeliminować nieuzasadnione przeprowadzanie specjalnej oceny, przekierowując budżet na leczenie sanatoryjne.

Wirtualny asystent: zmniejszenie obciążenia specjalistów

Ciekawym rozwiązaniem było opracowanie wirtualnego asystenta (chatbota) na portalu korporacyjnym. Każdego miesiąca dział HSE otrzymywał około 2000 podobnych zapytań od pracowników, co wymagało ogromnych nakładów czasu. Wdrożenie bota pozwoliło zautomatyzować odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania (np. algorytm postępowania w przypadku mikrourazu czy zgłoszenie incydentu), uwalniając zasoby specjalistów do rozwiązywania zadań strategicznych.

Czego dowiesz się z tego webinarium:

• Jak zintegrować procesy HSE z kadrowymi systemami IT firmy?
• Jakie dokumenty HSE można legalnie przenieść do formy elektronicznej?
• Jak zautomatyzować przydzielanie szkoleń i kontrolę terminów bez udziału specjalisty?
• Jak zorganizować ewidencję i podpisywanie elektronicznych kart wydawania ŚOI w rozproszonej firmie?
• Jak korzystanie z wirtualnych asystentów pomaga zmniejszyć rutynowe obciążenie działu HSE?