Automação de processos em HSE

Automação de HSE: da rotina a um espaço digital unificado

A expansão dos negócios e o crescimento do número de funcionários inevitavelmente desafiam os métodos tradicionais de gestão de HSE. Quando uma empresa contrata milhares de novos funcionários anualmente e a geografia de sua presença abrange todo o país, a contabilidade manual e o fluxo de documentos em papel tornam-se não apenas ineficientes, mas também arriscados. A apresentação examina detalhadamente a experiência do PJSC "Sovcombank", onde em seis meses foi possível transferir os principais processos de HSE para um ambiente digital unificado, utilizando exclusivamente soluções de TI nacionais.

Pré-requisitos e escolha da estratégia de digitalização

A decisão de automatizar foi ditada não apenas pelo rápido crescimento da equipe (cerca de 7.000 novos funcionários por ano), mas também pelos resultados de uma inspeção de órgãos supervisores, que revelou a necessidade de otimizar os processos. O palestrante analisa por que a empresa abandonou o caminho extensivo simples — um aumento proporcional na equipe de especialistas em HSE. Em vez disso, foi escolhido um modelo híbrido: reestruturação do serviço com a alocação de centros de competência e automação em larga escala com base nos sistemas de TI existentes (1C, WebSoft, Pyrus, Aura).

• Espaço digital unificado → permite gerenciar processos em todas as regiões de presença em tempo real → elimina a perda de dados e garante transparência para auditoria interna e órgãos supervisores.
• Integração perfeita de sistemas → conecta registros de RH, atribuição de treinamento e fluxo de documentos → minimiza a entrada manual e elimina o fator humano no processamento de informações.

Transformação dos principais processos: treinamento, avaliação das condições de trabalho e emissão de EPIs

A implementação da automação mudou radicalmente a abordagem das tarefas rotineiras. O palestrante mostra, usando o exemplo do processo de treinamento, como a integração com o banco de dados de RH permite a formação automática de uma matriz de necessidades. O próprio programa determina qual curso um funcionário precisa (levando em consideração as especificidades, por exemplo, a natureza itinerante do trabalho) e o atribui no mesmo dia da contratação.

• Fluxo de documentos eletrônicos (KDO) → a familiarização com os mapas de avaliação das condições de trabalho e a assinatura de protocolos de teste de conhecimento (usando assinaturas eletrônicas) foram digitalizadas → elimina a necessidade de enviar documentos em papel entre filiais e simplifica a preparação para inspeções.
• Gestão da emissão de EPIs → o processo é integrado ao 1C, onde são gerados cartões pessoais eletrônicos, assinados pelos funcionários → garante 100% de controle sobre a pontualidade da emissão de roupas de trabalho de acordo com as normas e permite centralizar as compras.
• Otimização de custos na avaliação das condições de trabalho → a criação de locais de trabalho virtuais com base no quadro de funcionários → permitiu identificar vagas declaradas e eliminar avaliações especiais injustificadas, redirecionando o orçamento para tratamento em sanatórios e resorts.

Assistente virtual: reduzindo a carga de trabalho dos especialistas

Uma solução interessante foi o desenvolvimento de um assistente virtual (chatbot) no portal corporativo. Todos os meses, o serviço de HSE recebia cerca de 2.000 solicitações semelhantes de funcionários, o que exigia um enorme investimento de tempo. A implementação do bot permitiu automatizar as respostas às perguntas frequentes (por exemplo, o algoritmo de ações em caso de microtrauma ou o registro de um relatório de incidente), liberando os recursos dos especialistas para resolver tarefas estratégicas.

O que você aprenderá neste webinar:

• Como integrar os processos de HSE com os sistemas de TI de RH da empresa?
• Quais documentos de HSE podem ser legitimamente convertidos para o formato eletrônico?
• Como automatizar a atribuição de treinamento e o controle de prazos sem a participação de um especialista?
• Como organizar o registro e a assinatura de cartões eletrônicos de emissão de EPIs em uma empresa distribuída?
• Como o uso de assistentes virtuais ajuda a reduzir a carga de trabalho rotineira no serviço de HSE?