Automazione dei processi in ambito HSE

Automazione HSE: dalla routine a uno spazio digitale unificato

L'espansione del business e la crescita del personale mettono inevitabilmente alla prova i metodi tradizionali di gestione HSE. Quando un'azienda assume migliaia di nuovi dipendenti ogni anno e la sua presenza geografica copre l'intero paese, la registrazione manuale e la gestione cartacea dei documenti diventano non solo inefficienti, ma anche rischiose. La presentazione esamina in dettaglio l'esperienza di PJSC "Sovcombank", dove in sei mesi è stato possibile trasferire i processi chiave HSE in un ambiente digitale unificato, utilizzando esclusivamente soluzioni IT nazionali.

Presupposti e scelta della strategia di digitalizzazione

La decisione di automatizzare è stata dettata non solo dalla rapida crescita del personale (circa 7.000 nuovi dipendenti all'anno), ma anche dai risultati delle ispezioni degli organi di vigilanza, che hanno evidenziato la necessità di ottimizzare i processi. Il relatore analizza il motivo per cui l'azienda ha rifiutato il semplice percorso estensivo: un aumento proporzionale del personale specializzato HSE. È stato invece scelto un modello ibrido: ristrutturazione del servizio con l'assegnazione di centri di competenza e un'automazione su larga scala basata sui sistemi IT esistenti (1C, WebSoft, Pyrus, Aura).

• Spazio digitale unificato → consente di gestire i processi in tutte le regioni di presenza in tempo reale → elimina la perdita di dati e garantisce trasparenza per l'audit interno e gli organi di vigilanza.
• Integrazione fluida dei sistemi → collega la gestione delle risorse umane, l'assegnazione della formazione e il flusso documentale → riduce al minimo l'inserimento manuale ed elimina il fattore umano nell'elaborazione delle informazioni.

Trasformazione dei processi chiave: formazione, valutazione delle condizioni di lavoro e fornitura di DPI

L'implementazione dell'automazione ha cambiato radicalmente l'approccio alle attività di routine. Il relatore mostra, usando l'esempio del processo di formazione, come l'integrazione con il database delle risorse umane consenta la generazione automatica di una matrice dei fabbisogni. Il programma determina autonomamente quale corso è necessario per il dipendente (tenendo conto delle specificità, ad esempio, del lavoro itinerante) e lo assegna il giorno stesso dell'assunzione.

• Gestione elettronica dei documenti (KDO) → la presa visione delle schede di valutazione delle condizioni di lavoro e la firma dei verbali di verifica delle conoscenze (utilizzando firme elettroniche qualificate e semplici) sono state digitalizzate → elimina la necessità di inviare documenti cartacei tra le filiali e semplifica la preparazione per le ispezioni.
• Gestione della fornitura di DPI → il processo è integrato con 1C, dove vengono generate schede personali elettroniche firmate dai dipendenti → garantisce il controllo al 100% sulla tempestività della fornitura di abbigliamento da lavoro secondo le norme e consente di centralizzare gli acquisti.
• Ottimizzazione dei costi per la valutazione delle condizioni di lavoro → la creazione di postazioni di lavoro virtuali basate sull'organigramma → ha permesso di identificare le postazioni dichiarate ed escludere valutazioni speciali ingiustificate, reindirizzando il budget verso cure termali e sanatoriali.

Assistente virtuale: riduzione del carico di lavoro per gli specialisti

Una soluzione interessante è stata lo sviluppo di un assistente virtuale (chatbot) sul portale aziendale. Ogni mese, il servizio HSE riceveva circa 2.000 richieste simili dai dipendenti, il che richiedeva un enorme dispendio di tempo. L'implementazione del bot ha permesso di automatizzare le risposte alle domande frequenti (ad esempio, l'algoritmo di azione in caso di microtrauma o la compilazione di una segnalazione di incidente), liberando le risorse degli specialisti per compiti strategici.

Cosa imparerai da questo webinar:

• Come integrare i processi HSE con i sistemi IT delle risorse umane dell'azienda?
• Quali documenti HSE possono essere legittimamente convertiti in formato elettronico?
• Come automatizzare l'assegnazione della formazione e il controllo delle scadenze senza l'intervento di uno specialista?
• Come organizzare la registrazione e la firma delle schede elettroniche per la fornitura di DPI in un'azienda distribuita?
• Come l'uso di assistenti virtuali aiuta a ridurre il carico di lavoro di routine per il servizio HSE?