HSE 4.0: Sistema de Gestión HSE eficaz mediante la automatización y la digitalización

De la rutina a lo digital: por qué la automatización del sistema de gestión HSE es una necesidad

El sistema moderno de gestión de HSE en las grandes empresas se enfrenta a serios desafíos: un enorme volumen de documentación en papel, retrasos en los procesos debido a la rotación del personal, errores humanos y datos fragmentados. En condiciones donde el número de empleados se mide en decenas de miles y la presencia geográfica abarca todo el país, los métodos de gestión tradicionales se vuelven ineficaces. En su presentación, Larisa Cheremisina, jefa del departamento de HSE de ПАО «МегаФон», analiza un caso práctico de transición de hojas de cálculo dispersas a un ecosistema digital unificado.

La ponente muestra, con el ejemplo de su empresa, cómo un enfoque innovador, orientado no solo a los especialistas en HSE, sino también a las unidades de negocio, directivos y a los propios trabajadores, permite crear procesos interfuncionales cómodos y operativos. La automatización y la digitalización aumentan exponencialmente la eficacia del control y la capacidad de gestión, convirtiendo el sistema de gestión HSE de una carga burocrática en una herramienta para reducir riesgos y optimizar recursos.

Arquitectura del sistema de gestión HSE digital: de los directorios a la cuenta personal

La implementación del sistema de información automatizado de HSE en ПАО «МегаФон» comenzó con la organización de los procesos y el desarrollo de estándares unificados. La ponente examina en detalle la estructura del sistema, que hoy en día conecta a más de 30 000 usuarios e incluye más de 10 roles.

• Base de datos unificada y directorios: La base del sistema son los registros actualizados de roles, personas responsables y la periodicidad de las actividades. Esto permite asignar tareas automáticamente (sesiones informativas, formación, reconocimientos médicos) sin retrasos ni intervención manual.
• Modularidad e integración: El sistema abarca no solo las áreas clásicas (evaluación especial de condiciones de trabajo, EPI, reconocimientos médicos), sino también la seguridad contra incendios y eléctrica. La integración con los sistemas de recursos humanos garantiza un recorrido digital fluido del empleado, desde candidato hasta trabajador activo.
• Automatización de la evaluación de condiciones de trabajo: La base digital de los lugares de trabajo se analiza automáticamente durante la rotación del personal. La formación de listas para evaluación, la carga de resultados de contratistas y la distribución de tarjetas por lugares de trabajo se realizan de forma automática, y la familiarización de los empleados se lleva a cabo mediante firma electrónica digital (FED).

Efectos de la implementación: reducción de accidentes y optimización de recursos

La transición a un sistema de gestión HSE digital ha dado resultados tangibles. En la presentación se examina en detalle el efecto de la implementación: el sistema genera más de 60 000 documentos durante la contratación y añade 500 000 documentos a la base de datos anualmente. La disponibilidad de la información 24/7 resuelve el problema de la fragmentación de datos y simplifica la superación de auditorías.

Las principales ventajas que destaca la ponente son:

• Reducción de los accidentes laborales: Gracias a la realización oportuna de actividades y a la liberación de tiempo de los especialistas para auditorías de comportamiento y charlas de seguridad, la tasa de accidentes laborales se mantiene en cero.
• Minimización de riesgos de cumplimiento: El control automático de los plazos y la estandarización de los documentos permiten superar las inspecciones sin multas.
• Ahorro de tiempo: La generación de documentos con un solo clic y la asignación automática de actividades reducen drásticamente los costes laborales de todos los participantes en el proceso, desde los especialistas en HSE hasta los directivos de línea.

Qué aprenderá en este seminario web:

• ¿Cómo superar la resistencia del personal y construir procesos interfuncionales eficaces al automatizar el sistema de gestión HSE?
• ¿Qué módulos del sistema de información son más críticos para las empresas con una estructura ramificada y una alta rotación de personal?
• ¿Cómo implementar un recorrido digital fluido del empleado en el ámbito de HSE, minimizando el flujo de documentos en papel?
• ¿Cómo calcular la eficiencia económica de la implementación de soluciones informáticas en HSE para justificarla ante la dirección?
• ¿Qué perspectivas de desarrollo de soluciones digitales en HSE se esperan en los próximos años, incluida la integración con los sistemas estatales?