HSE 4.0: Skuteczny system zarządzania HSE dzięki automatyzacji i cyfryzacji

Od rutyny do cyfryzacji: dlaczego automatyzacja systemu zarządzania HSE to konieczność

Nowoczesny system zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy (HSE) w dużych firmach stoi przed poważnymi wyzwaniami: ogromną ilością dokumentacji papierowej, opóźnieniami procesów z powodu rotacji personelu, błędami ludzkimi i rozproszeniem danych. W warunkach, gdy liczba pracowników mierzona jest w dziesiątkach tysięcy, a zasięg geograficzny obejmuje cały kraj, tradycyjne metody zarządzania stają się nieefektywne. W swoim wystąpieniu Larisa Czeremisina, kierownik działu HSE w PJSC MegaFon, analizuje praktyczny przypadek przejścia od rozproszonych arkuszy kalkulacyjnych do jednolitego ekosystemu cyfrowego.

Prelegentka na przykładzie swojej firmy pokazuje, jak innowacyjne podejście, zorientowane nie tylko na specjalistów HSE, ale także na jednostki biznesowe, menedżerów i samych pracowników, pozwala na tworzenie wygodnych i działających procesów wielofunkcyjnych. Automatyzacja i cyfryzacja wykładniczo zwiększają efektywność kontroli i zarządzania, przekształcając system zarządzania HSE z biurokratycznego obciążenia w narzędzie do redukcji ryzyka i optymalizacji zasobów.

Architektura cyfrowego systemu zarządzania HSE: od słowników do konta osobistego

Wdrożenie zautomatyzowanego systemu informatycznego HSE w PJSC MegaFon rozpoczęło się od uporządkowania procesów i opracowania jednolitych standardów. Prelegentka szczegółowo omawia strukturę systemu, który obecnie zrzesza ponad 30 000 użytkowników i obejmuje ponad 10 ról.

• Jednolita baza danych i słowniki: Podstawą systemu są aktualne rejestry ról, osób odpowiedzialnych i częstotliwości działań. Pozwala to na automatyczne przydzielanie zadań (odprawy, szkolenia, badania lekarskie) bez opóźnień i ręcznej ingerencji.
• Modułowość i integracja: System obejmuje nie tylko klasyczne obszary (specjalna ocena warunków pracy, ŚOI, badania lekarskie), ale także bezpieczeństwo pożarowe i elektryczne. Integracja z systemami HR zapewnia płynną cyfrową ścieżkę pracownika od kandydata do obecnego pracownika.
• Automatyzacja oceny warunków pracy: Cyfrowa baza miejsc pracy jest automatycznie analizowana podczas rotacji personelu. Tworzenie list do oceny, przesyłanie wyników od kontrahentów i dystrybucja kart do miejsc pracy odbywają się automatycznie, a zapoznanie pracowników realizowane jest za pomocą elektronicznego podpisu cyfrowego (EPC).

Efekty wdrożenia: zmniejszenie liczby urazów i optymalizacja zasobów

Przejście na cyfrowy system zarządzania HSE przyniosło wymierne rezultaty. W prezentacji szczegółowo omówiono efekt wdrożenia: system generuje ponad 60 000 dokumentów podczas zatrudniania i co roku dodaje do bazy 500 000 dokumentów. Dostępność informacji 24/7 rozwiązuje problem rozproszenia danych i ułatwia przechodzenie audytów.

Kluczowe korzyści, które podkreśla prelegentka:

• Zmniejszenie liczby urazów przy pracy: Dzięki terminowej realizacji działań i zwolnieniu czasu specjalistów na audyty behawioralne i rozmowy o bezpieczeństwie, wskaźnik urazów przy pracy utrzymuje się na poziomie zerowym.
• Minimalizacja ryzyka zgodności (compliance): Automatyczna kontrola terminów i standaryzacja dokumentów pozwalają na przechodzenie kontroli bez kar.
• Oszczędność czasu: Generowanie dokumentów jednym kliknięciem i automatyczne przydzielanie działań radykalnie zmniejszają koszty pracy wszystkich uczestników procesu, od specjalistów HSE po menedżerów liniowych.

Czego dowiesz się z tego webinarium:

• Jak pokonać opór personelu i zbudować skuteczne procesy wielofunkcyjne podczas automatyzacji systemu zarządzania HSE?
• Które moduły systemu informatycznego są najbardziej krytyczne dla firm o rozbudowanej strukturze i dużej rotacji kadr?
• Jak zrealizować płynną cyfrową ścieżkę pracownika w obszarze HSE, minimalizując obieg dokumentów papierowych?
• Jak obliczyć efektywność ekonomiczną wdrożenia rozwiązań IT w HSE w celu uzasadnienia przed kierownictwem?
• Jakie są perspektywy rozwoju rozwiązań cyfrowych w HSE w nadchodzących latach, w tym integracja z systemami państwowymi?