Gestion des entreprises sous-traitantes

Contexte : pourquoi les sous-traitants sont une zone à haut risque

La gestion des entreprises sous-traitantes reste traditionnellement l'un des domaines les plus complexes du système HSE. Pour toute entreprise, un sous-traitant est une source de risques supplémentaires, car il est beaucoup plus facile de gérer son propre personnel en fixant des règles du jeu claires et en garantissant leur application. Svetlana Chouvalova, directrice des opérations de l'usine Fels (qui fait partie du groupe international CRH), analyse l'expérience pratique de la mise en place d'un système de travail avec les sous-traitants, qui permet de minimiser les risques et d'assurer la sécurité sur le site de l'entreprise.

Évaluation préliminaire : un filtre à l'entrée

L'élément clé du système est une pré-qualification rigoureuse des sous-traitants avant la signature du contrat. Il ne s'agit pas d'une simple formalité, mais d'un outil permettant d'évaluer le niveau de maturité de l'entreprise en matière de sécurité.

• Questionnaire d'auto-évaluation : Le sous-traitant remplit une liste de contrôle détaillée, évaluant ses processus HSE. Cela donne une première idée de la volonté de l'entreprise de suivre les exigences du client.
• Vérification des données : Les scores déclarés sont vérifiés. Si le sous-traitant déclare disposer d'un personnel formé (par exemple, pour les travaux en hauteur), le client a le droit de demander des documents justificatifs.
• Analyse des résultats : Un score faible ne signifie pas un refus automatique. L'essentiel est la volonté du sous-traitant de s'améliorer. Sur la base de l'évaluation, un plan d'actions correctives est élaboré, ce qui permet de réduire les risques avant même le début des travaux.

Contrôle sur site : de la formation à l'évaluation mensuelle

Après l'autorisation d'accès à l'usine, le travail avec le sous-traitant ne s'arrête pas. L'intervenante montre par l'exemple comment est structuré le système de contrôle continu.

• Formation obligatoire : Aucun employé de l'entreprise sous-traitante n'est autorisé à travailler sans avoir suivi une formation directement à l'usine, même s'il a déjà été formé par son employeur.
• Évaluation mensuelle : Le client interne (par exemple, l'ingénieur en chef ou l'énergéticien) évalue régulièrement le travail du sous-traitant à l'aide d'une liste de contrôle : utilisation des EPI, état des outils, maintien de l'ordre. Cela permet d'identifier et de corriger rapidement les infractions.
• Intégration au contrat : Les exigences de sécurité et l'obligation d'une auto-évaluation annuelle sont stipulées dans le contrat. Des sanctions financières sont également prévues en cas d'infraction.

Automatisation de la routine : des outils simples pour des tâches complexes

La présentation examine en détail l'approche d'optimisation de la gestion documentaire. Au lieu de mettre en œuvre des solutions informatiques complexes et coûteuses, l'usine utilise les outils de base d'Office 365 (SharePoint).

• Base de données unifiée : Toutes les informations sur les formations suivies et les évaluations sont stockées dans le système.
• Automatisation des accès : La demande de laissez-passer est générée sous forme électronique. Le système bloque automatiquement l'accès si la formation de l'employé a expiré.
• Rapidité : L'approbation des demandes se fait à distance, ce qui fait gagner du temps à tous les participants au processus, de l'initiateur au service de sécurité au poste de contrôle.

Ce que vous apprendrez dans ce webinaire :

• Comment mettre en place un système de pré-qualification des sous-traitants et vérifier la fiabilité de leur auto-évaluation ?
• Quels outils utiliser pour le contrôle mensuel des entreprises sous-traitantes sur le site ?
• Comment automatiser le processus d'accès au site à l'aide de programmes de bureau standard ?
• Que faire si un sous-traitant n'obtient pas le score requis lors de l'évaluation, mais que ses services sont nécessaires ?
• Comment intégrer juridiquement les exigences HSE dans le contrat avec le sous-traitant ?