Management von Fremdfirmen

Kontext: Warum Fremdfirmen eine Hochrisikozone sind

Das Management von Fremdfirmen bleibt traditionell einer der komplexesten Bereiche im HSE-System. Für jedes Unternehmen stellt ein Auftragnehmer eine Quelle zusätzlicher Risiken dar, da es viel einfacher ist, das eigene Personal zu führen, klare Spielregeln festzulegen und deren Einhaltung sicherzustellen. Svetlana Shuvalova, Operations Director des Werks „Fels Izvest“ (Teil der internationalen CRH-Gruppe), analysiert praktische Erfahrungen beim Aufbau eines Systems zur Zusammenarbeit mit Fremdfirmen, das es ermöglicht, Risiken zu minimieren und die Sicherheit auf dem Werksgelände zu gewährleisten.

Vorabbewertung: Der Eingangsfilter

Ein Schlüsselelement des Systems ist die strenge Präqualifikation von Fremdfirmen vor Vertragsabschluss. Dies ist nicht nur eine Formalität, sondern ein Instrument zur Bewertung des Reifegrads des Unternehmens in Sicherheitsfragen.

• Fragebogen zur Selbstbewertung: Der Auftragnehmer füllt eine detaillierte Checkliste aus und bewertet seine HSE-Prozesse. Dies liefert ein erstes Bild davon, wie bereit das Unternehmen ist, die Anforderungen des Auftraggebers zu erfüllen.
• Datenverifizierung: Die angegebenen Punkte werden überprüft. Wenn der Auftragnehmer angibt, über geschultes Personal zu verfügen (z. B. für Höhenarbeiten), hat der Auftraggeber das Recht, Nachweise anzufordern.
• Ergebnisanalyse: Eine niedrige Punktzahl bedeutet nicht automatisch eine Ablehnung. Das Wichtigste ist die Bereitschaft der Fremdfirma, sich weiterzuentwickeln. Auf Basis der Bewertung wird ein Plan für Korrekturmaßnahmen entwickelt, der es ermöglicht, Risiken bereits vor Arbeitsbeginn zu reduzieren.

Kontrolle vor Ort: Von der Unterweisung bis zur monatlichen Bewertung

Nach der Zulassung zum Werksgelände endet die Arbeit mit der Fremdfirma nicht. Die Referentin zeigt an einem Beispiel, wie das System der kontinuierlichen Kontrolle aufgebaut ist.

• Obligatorische Unterweisung: Kein Mitarbeiter einer Fremdfirma darf ohne eine direkte Unterweisung im Werk arbeiten, selbst wenn er bereits von seinem Arbeitgeber geschult wurde.
• Monatliche Bewertung: Der interne Auftraggeber (z. B. der Chefingenieur oder der Energiebeauftragte) bewertet die Arbeit der Fremdfirma regelmäßig anhand einer Checkliste: Verwendung von PSA, Zustand der Werkzeuge, Aufrechterhaltung der Ordnung. Dies ermöglicht es, Verstöße schnell zu erkennen und zu beheben.
• Vertragsintegration: Sicherheitsanforderungen und die Verpflichtung zu einer jährlichen Selbstbewertung werden im Vertrag verankert. Für Verstöße sind auch Vertragsstrafen vorgesehen.

Automatisierung der Routine: Einfache Werkzeuge für komplexe Aufgaben

Der Vortrag befasst sich detailliert mit dem Ansatz zur Optimierung des Dokumentenmanagements. Anstatt komplexe und teure IT-Lösungen zu implementieren, nutzt das Werk die grundlegenden Tools von Office 365 (SharePoint).

• Zentrale Datenbank: Alle Informationen über durchgeführte Unterweisungen und Bewertungen werden im System gespeichert.
• Automatisierung von Zulassungen: Der Antrag auf einen Passierschein wird elektronisch erstellt. Das System sperrt automatisch den Zugang, wenn die Unterweisung eines Mitarbeiters abgelaufen ist.
• Effizienz: Die Genehmigung von Anträgen erfolgt aus der Ferne, was allen Prozessbeteiligten Zeit spart – vom Initiator bis zum Sicherheitspersonal am Kontrollpunkt.

Was Sie in diesem Webinar lernen werden:

• Wie baut man ein Präqualifikationssystem für Fremdfirmen auf und überprüft die Zuverlässigkeit ihrer Selbstbewertung?
• Welche Tools sollten für die monatliche Kontrolle von Fremdfirmen vor Ort eingesetzt werden?
• Wie automatisiert man den Zulassungsprozess zum Gelände mit Standard-Bürosoftware?
• Was tun, wenn eine Fremdfirma bei der Bewertung nicht die erforderliche Punktzahl erreicht, ihre Dienstleistungen aber benötigt werden?
• Wie verankert man HSE-Anforderungen rechtlich im Vertrag mit der Fremdfirma?