Quản lý các nhà thầu

Bối cảnh: Tại sao nhà thầu là khu vực rủi ro cao

Quản lý các nhà thầu theo truyền thống vẫn là một trong những lĩnh vực phức tạp nhất trong hệ thống HSE. Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, nhà thầu là nguồn rủi ro bổ sung, vì việc quản lý nhân viên nội bộ, thiết lập các quy tắc rõ ràng và đảm bảo tuân thủ luôn dễ dàng hơn nhiều. Giám đốc điều hành của nhà máy "Фельс известь" (thuộc tập đoàn quốc tế CRH) Светлана Шувалова chia sẻ kinh nghiệm thực tế trong việc xây dựng hệ thống làm việc với các nhà thầu, giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo an toàn trong khuôn viên doanh nghiệp.

Đánh giá sơ bộ: Bộ lọc đầu vào

Yếu tố cốt lõi của hệ thống là việc sơ tuyển nghiêm ngặt các nhà thầu trước khi ký hợp đồng. Đây không chỉ là thủ tục hình thức, mà là một công cụ cho phép đánh giá mức độ trưởng thành của công ty trong các vấn đề an toàn.

• Bảng câu hỏi tự đánh giá: Nhà thầu điền vào một danh sách kiểm tra chi tiết, đánh giá các quy trình HSE của họ. Điều này cung cấp bức tranh ban đầu về mức độ sẵn sàng của công ty trong việc tuân thủ các yêu cầu của khách hàng.
• Xác minh dữ liệu: Các điểm số đã khai báo sẽ được kiểm tra. Nếu nhà thầu tuyên bố có nhân sự đã qua đào tạo (ví dụ: làm việc trên cao), khách hàng có quyền yêu cầu các tài liệu chứng minh.
• Phân tích kết quả: Điểm thấp không đồng nghĩa với việc bị từ chối tự động. Điều quan trọng là sự sẵn sàng cải thiện của nhà thầu. Dựa trên đánh giá, một kế hoạch hành động khắc phục sẽ được xây dựng, giúp giảm thiểu rủi ro ngay cả trước khi bắt đầu công việc.

Kiểm soát tại hiện trường: Từ hướng dẫn đến đánh giá hàng tháng

Sau khi được phép vào khuôn viên nhà máy, công việc với nhà thầu vẫn chưa kết thúc. Diễn giả sẽ lấy ví dụ để chỉ ra cách xây dựng hệ thống kiểm soát liên tục.

• Hướng dẫn bắt buộc: Không một nhân viên nào của nhà thầu được phép làm việc mà không trải qua buổi hướng dẫn trực tiếp tại nhà máy, ngay cả khi họ đã được đào tạo bởi người sử dụng lao động của mình.
• Đánh giá hàng tháng: Khách hàng nội bộ (ví dụ: kỹ sư trưởng hoặc kỹ sư điện) thường xuyên đánh giá công việc của nhà thầu theo danh sách kiểm tra: sử dụng PPE, tình trạng dụng cụ, duy trì trật tự. Điều này cho phép phát hiện và khắc phục vi phạm kịp thời.
• Tích hợp vào hợp đồng: Các yêu cầu về an toàn và nghĩa vụ tự đánh giá hàng năm được quy định rõ trong hợp đồng. Các biện pháp phạt đối với các vi phạm cũng được dự trù.

Tự động hóa công việc thường ngày: Công cụ đơn giản cho nhiệm vụ phức tạp

Bài phát biểu xem xét chi tiết cách tiếp cận để tối ưu hóa quy trình làm việc với tài liệu. Thay vì triển khai các giải pháp CNTT phức tạp và đắt tiền, nhà máy sử dụng các công cụ cơ bản của Office 365 (SharePoint).

• Cơ sở dữ liệu thống nhất: Tất cả thông tin về các buổi hướng dẫn đã hoàn thành và các đánh giá được lưu trữ trong hệ thống.
• Tự động hóa cấp phép: Yêu cầu cấp thẻ ra vào được tạo dưới dạng điện tử. Hệ thống tự động chặn quyền truy cập nếu nhân viên quá hạn buổi hướng dẫn.
• Tính kịp thời: Việc phê duyệt các yêu cầu diễn ra từ xa, giúp tiết kiệm thời gian cho tất cả những người tham gia quy trình — từ người khởi xướng đến bộ phận an ninh tại trạm kiểm soát.

Bạn sẽ học được gì từ hội thảo trực tuyến này:

• Cách xây dựng hệ thống sơ tuyển nhà thầu và kiểm tra tính xác thực của việc tự đánh giá của họ?
• Nên sử dụng những công cụ nào để kiểm soát hàng tháng các nhà thầu tại hiện trường?
• Cách tự động hóa quy trình cấp phép vào khuôn viên bằng các chương trình văn phòng tiêu chuẩn?
• Phải làm gì nếu nhà thầu không đạt đủ điểm khi đánh giá, nhưng dịch vụ của họ là cần thiết?
• Cách củng cố tính pháp lý cho các yêu cầu HSE trong hợp đồng với nhà thầu?