แบบสอบถามแบบไม่ระบุตัวตนในฐานะเครื่องมือ HSE: วิธีค้นหาความเสี่ยงที่ซ่อนอยู่และสร้างการสนทนาอย่างเปิดเผยกับพนักงาน

ผู้เชี่ยวชาญด้าน HSE ทุกคนใช้เวลาอย่างมากกับขั้นตอนการประเมินความเสี่ยงในการปฏิบัติงาน แม้ว่าจะมีวิธีการมากมาย แต่โชคไม่ดีที่ไม่มีวิธีใดสมบูรณ์แบบ และบ่อยครั้งเมื่อค้นหาสาเหตุที่แท้จริงของอุบัติเหตุ เรามักพบว่าความเสี่ยงนั้นถูกประเมินต่ำเกินไป และไม่ได้มีการคาดการณ์ถึงปัจจัยเสี่ยงอย่างทันท่วงที

ในขณะเดียวกัน พนักงานที่ปฏิบัติงานมักจะเป็นผู้สังเกตเห็นปัจจัยและความเสี่ยงเหล่านั้นได้ดีที่สุด แต่ก็ไม่ได้พูดออกมาเสมอไป สาเหตุอาจแตกต่างกันไป เช่น กลัวการนำเรื่องภายในไปพูดข้างนอก ไม่อยากทำให้หัวหน้าเดือดร้อน หรือกลัวถูกลงโทษ รวมถึงสภาพแวดล้อมทั่วไปในที่ทำงานที่มักคิดว่า "เราก็ทำแบบนี้กันมาตลอด..."

ในบทความนี้ เราจะมาดูกันว่าเราจะเปลี่ยนแบบสอบถามแบบไม่ระบุตัวตนจากเพียงแค่ขั้นตอนที่เป็นทางการ ให้กลายเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการค้นหาและกำจัดความเสี่ยงที่ซ่อนอยู่ใน "จุดบอด" ของการปฏิบัติงานของคุณได้อย่างไร รวมถึงวิธีที่เครื่องมือนี้ช่วยให้เกิดการสนทนาอย่างเปิดเผย

ทำไมการเดินตรวจและตรวจสอบเพียงอย่างเดียวจึงไม่เพียงพอ?

การเดินตรวจ การตรวจสอบ และการประเมินตามแผนที่วางไว้เป็นประจำมีข้อเสียเปรียบที่สำคัญคือ เป็นเพียงการบันทึกสถานการณ์ ณ ช่วงเวลาใดเวลาหนึ่งเท่านั้น ยิ่งไปกว่านั้น เมื่ออยู่ต่อหน้าหัวหน้างานและผู้เชี่ยวชาญด้าน HSE พนักงานมักจะปฏิบัติตามกฎทุกข้อ แต่เมื่อพวกเขาเดินจากไป พนักงานก็มักจะกลับไปใช้ "ทางลัด" ที่คุ้นเคยซึ่งไม่ได้ปลอดภัยเสมอไป

การเบี่ยงเบนจากขั้นตอนปฏิบัติและการประนีประนอมที่ซ่อนอยู่ระหว่างความเร็วและความปลอดภัยนี่เองที่เป็นสาเหตุของอุบัติเหตุส่วนใหญ่ มีเพียงวิธีเดียวที่จะรับรู้เรื่องเหล่านี้ได้ นั่นคือการถามพนักงานโดยตรง แต่เพื่อให้ได้คำตอบที่ซื่อสัตย์ จำเป็นต้องรับประกันความปลอดภัยทางจิตใจให้กับพวกเขา และความปลอดภัยทางจิตใจดังกล่าวสามารถสร้างได้ด้วยแบบสอบถามแบบไม่ระบุตัวตน

ข้อดีของแบบสอบถามแบบไม่ระบุตัวตนในการระบุความเสี่ยง

• เข้าถึงความจริงได้โดยตรง การไม่ระบุตัวตนช่วยขจัดความกลัวที่จะถูกลงโทษ กลัวหัวหน้างาน หรือกลัวการเยาะเย้ยจากเพื่อนร่วมงาน ผู้คนจะแบ่งปันเรื่องราวที่เกิดขึ้นจริง ไม่ใช่เรื่องราวที่ "ถูกต้อง" ตามทฤษฎี
• การเตือนล่วงหน้าและการระบุปัญหาเชิงระบบ คุณจะได้รับสัญญาณเกี่ยวกับปัญหาก่อนที่มันจะนำไปสู่เหตุการณ์เชิงลบ
• เพิ่มการมีส่วนร่วม เมื่อพนักงานเห็นว่าข้อเสนอแนะของพวกเขานำไปสู่การเปลี่ยนแปลงอย่างแท้จริง ความไว้วางใจที่มีต่อผู้บริหารและความรับผิดชอบส่วนบุคคลต่อความปลอดภัยก็จะเพิ่มขึ้น
• ความคุ้มค่าทางเศรษฐกิจ ต้นทุนในการทำแบบสอบถามนั้นต่ำกว่าความสูญเสียจากอุบัติเหตุ การหยุดชะงักของงาน หรือการจ่ายค่าชดเชยอย่างเทียบกันไม่ได้

คู่มือปฏิบัติ: วิธีจัดทำแบบสอบถามแบบไม่ระบุตัวตนอย่างมีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนที่ 1. กำหนดเป้าหมาย อย่าถาม "ทุกเรื่อง" ให้มุ่งเน้นไปที่หัวข้อเฉพาะเจาะจง เช่น "กฎเหล็กสำหรับการทำงานบนที่สูง" "การยศาสตร์ในสถานที่ทำงาน" หรือ "ความเสี่ยงระหว่างการขนถ่ายสินค้า"

ขั้นตอนที่ 2. รับประกันการไม่ระบุตัวตน 100% ใช้บริการแบบสอบถามออนไลน์จากบุคคลที่สามที่เชี่ยวชาญ (Google Forms, Yandex Forms, SurveyMonkey ฯลฯ) สิ่งสำคัญอย่างยิ่งคือต้องไม่เก็บข้อมูลส่วนบุคคลใดๆ เช่น ที่อยู่ IP ชื่อ หรือข้อมูลอุปกรณ์ แจ้งให้พนักงานทราบถึงการไม่ระบุตัวตนอย่างสมบูรณ์ตั้งแต่เริ่มต้นแบบสอบถาม

ขั้นตอนที่ 3. ตั้งคำถามให้ถูกต้อง แบบสอบถามควรสั้นพอ (5-10 นาที) เพื่อไม่ให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกเบื่อหน่าย เพื่อให้แบบสอบถามมีประสิทธิภาพ คำถามจะต้องสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของแบบสอบถาม มีความเฉพาะเจาะจง เป็นคำถามปลายเปิด และกระตุ้นให้เกิดความคิด รวมคำถามเกี่ยวกับสถานที่ที่เกิดปัญหาไว้ในแบบสอบถามด้วย ข้อมูลนี้จำเป็นสำหรับการระบุความเสี่ยงอย่างรวดเร็วและการตอบสนองต่อปัญหาอย่างตรงจุด

ตัวอย่างคำถามที่มีประสิทธิภาพ:

1. สำหรับการค้นหาการปฏิบัติงานที่ไม่ปลอดภัย: "มีขั้นตอนใดในงานของคุณที่คุณไม่สามารถทำได้โดยไม่ละเมิดกฎเหล็กด้านความปลอดภัยหรือไม่? โปรดอธิบายขั้นตอนและความเสี่ยงนั้น ระบุสถานที่ที่เกิดอันตราย (พื้นที่หรืออุปกรณ์)"
2. สำหรับการระบุแนวปฏิบัติที่ซ่อนอยู่: "โปรดอธิบายว่ามีขั้นตอนใดในงานของคุณที่คุณหรือเพื่อนร่วมงานบางครั้งละทิ้งคำแนะนำอย่างเป็นทางการ เพื่อให้ทำงานเสร็จเร็วขึ้นหรือง่ายขึ้นหรือไม่? ทำไมสิ่งนี้จึงเกิดขึ้น?"
3. สำหรับการระบุอุปสรรคในการทำงานอย่างปลอดภัย: "คุณเคยพบสถานการณ์ที่เพื่อให้ทำงานได้อย่างปลอดภัย คุณต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์หรือหาวิธีหลีกเลี่ยงหรือไม่? อะไรคืออุปสรรคของคุณ? (เช่น ขาดแคลนเวลา เครื่องมือชำรุด อุปกรณ์ PPE ไม่เหมาะสม)"
4. สำหรับการประเมินอุปกรณ์และเครื่องมือ: "อุปกรณ์หรือเครื่องมือใดในสถานที่ทำงานของคุณที่คุณคิดว่าใช้งานไม่สะดวกที่สุดหรืออาจเป็นอันตรายในการใช้งาน? เพราะเหตุใด?"

ขั้นตอนที่ 4. การสื่อสารและการเปิดตัว การส่งแบบสอบถามผ่านอีเมลของบริษัท แอปพลิเคชันส่งข้อความ หรือการติดประกาศบนบอร์ดโดยไม่มีการสื่อสารแบบ "พบปะพูดคุย" จะมีประสิทธิภาพน้อยกว่า การสื่อสารแบบตัวต่อตัวช่วยสร้างความเปิดเผยและความไว้วางใจได้มากกว่า เนื่องจากคู่สนทนาสามารถรับรู้ถึงอารมณ์ที่จริงใจของคุณได้ เมื่ออธิบายถึงวัตถุประสงค์ของแบบสอบถาม อย่าลืมแจ้งให้พนักงานทราบว่า:

• คุณกำลังค้นหาความเสี่ยง ไม่ใช่ผู้กระทำผิด และคุณต้องการทำให้งานของพวกเขาปลอดภัย
• จะไม่มีปัญหาใดถูกเพิกเฉยและไม่ได้รับการตอบกลับ
• หากไม่มีใครรู้เกี่ยวกับปัญหา ก็จะไม่มีใครแก้ไขปัญหานั้น

การสื่อสารที่ถูกต้องคือกุญแจสู่ความสำเร็จ

ขั้นตอนที่ 5. การวิเคราะห์ผลลัพธ์และการตัดสินใจ ลงพื้นที่หน้างานร่วมกับหัวหน้างานสายตรง สังเกตการปฏิบัติงาน และพูดคุยกับพนักงานที่ปฏิบัติงานเหล่านั้นโดยตรงหรือผู้ที่เผชิญกับความเสี่ยง สิ่งสำคัญคือต้องไม่ทำเหมือนเป็นการสอบสวนพนักงาน แต่ควรสร้างบรรยากาศให้เกิดการสนทนาอย่างเปิดเผย และขอความเห็นจากความเชี่ยวชาญของพวกเขา: "เราเห็นปัญหาตรงนี้ คุณคิดว่าเราจะแก้ไขได้อย่างไร?" วางแผนและดำเนินมาตรการเพื่อกำจัด/ลดความเสี่ยง และยกระดับปัญหาไปยังผู้บริหารระดับสูงหากจำเป็น

ขั้นตอนที่ 6. การให้ข้อเสนอแนะ (Feedback) นี่เป็นขั้นตอนที่สำคัญมาก! หากไม่มีขั้นตอนนี้ ความไว้วางใจจะถูกทำลาย และในครั้งต่อไปพนักงานก็แทบจะไม่เปิดเผยข้อมูลอย่างตรงไปตรงมา

ใครควรเป็นผู้ให้ข้อเสนอแนะ? – ตามอุดมคติแล้ว ควรเป็นหัวหน้างานโดยตรงร่วมกับผู้เชี่ยวชาญด้าน HSE

ควรให้ข้อเสนอแนะเมื่อใด?

• หลังจากการทำแบบสอบถาม อย่าลืมแจ้งให้ทีมทราบถึงผลลัพธ์ของแบบสอบถามและมาตรการเฉพาะที่จะดำเนินการ ตัวอย่างเช่น "จากคำตอบของคุณ ภายในสองสัปดาห์เราจะจัดซื้อเครื่องมือใหม่และทบทวนคู่มือการปฏิบัติงาน" อย่าเพิกเฉยต่อคำร้องเรียนใดๆ แม้ว่าปัญหานั้นจะไม่ได้รับการยืนยันก็ตาม: หากพนักงานร้องเรียน แสดงว่ามี "ความเจ็บปวด" เกิดขึ้น จำเป็นต้องค้นหาสาเหตุของความเจ็บปวดนั้น บ่อยครั้งในกรณีเช่นนี้ พนักงานอาจมีข้อมูลไม่เพียงพอเกี่ยวกับวิธีปฏิบัติงานอย่างปลอดภัย พูดคุยอย่างเปิดเผยกับพนักงานเกี่ยวกับความยากลำบากในการดำเนินมาตรการ แต่ต้องไม่ใช้แผนการผลิตมาเป็นข้ออ้าง
• ในระหว่างการดำเนินมาตรการ หากเป็นมาตรการที่ต้องใช้ระยะเวลาดำเนินการนาน ให้แจ้งพนักงานทราบในแต่ละขั้นตอน (การจัดสรรงบประมาณ / การจัดซื้อ / การจัดส่ง / การติดตั้ง ฯลฯ)
• หลังจากการดำเนินมาตรการเสร็จสิ้น ให้แจ้งพนักงานทราบ

ขั้นตอนที่ 7. การวิเคราะห์ประสิทธิภาพของการดำเนินมาตรการ ลงพื้นที่หน้างานและขอข้อเสนอแนะจากพนักงานที่ปฏิบัติงาน บางครั้งวิธีแก้ปัญหาแรกอาจไม่มีประสิทธิภาพหรือไม่สะดวกในการนำไปปฏิบัติ (ใช้เวลานาน ต้องใช้แรงกายมากเกินไป ทำให้การยศาสตร์ในสถานที่ทำงานแย่ลง ฯลฯ) หากวิธีแก้ปัญหาไม่สะดวก ความไม่พอใจก็จะเพิ่มขึ้นและมีความเสี่ยงที่พนักงานจะไม่ใช้งาน ความพร้อมที่จะปรับปรุงวิธีแก้ปัญหาแสดงให้เห็นถึงความตั้งใจจริงของคุณ

ตัวอย่างจากภาคปฏิบัติ ในระหว่างการทำแบบสอบถามแบบไม่ระบุตัวตน คนขับรถตักขนาดใหญ่รายงานว่าพวกเขาต้องปีนขึ้นไปบนฝากระโปรงรถที่สูงเพื่อเช็ดฝุ่นออกจากกระจกหน้ารถ วิธีแก้ปัญหาแรกคือการแจกแปรงพร้อมน้ำ ซึ่งไม่ประสบความสำเร็จ (ไม่สะดวก ทิ้งคราบไว้ และตะแกรงป้องกันบนกระจกหน้ารถเป็นอุปสรรค) หลังจากได้รับข้อเสนอแนะจากคนขับรถ จึงได้ตัดสินใจใช้วิธีที่สองซึ่งมีค่าใช้จ่ายสูงกว่าแต่มีประสิทธิภาพ นั่นคือการติดตั้งแท่นยืนสำหรับบำรุงรักษาแบบถาวร ความเสี่ยงจึงถูกกำจัดไป

บทสรุป

ความไม่ไว้วางใจของพนักงานสามารถเอาชนะได้ด้วยการกระทำที่สม่ำเสมอและการรักษาสัญญาเท่านั้น เมื่อเห็นผลลัพธ์ที่แท้จริง พนักงานจะรายงานความเสี่ยงให้คุณทราบมากขึ้นเรื่อยๆ โดยไม่ต้องกลัวผลกระทบ ประสบการณ์ของ Bystrinsky GOK แสดงให้เห็นว่าในช่วงเริ่มต้นของการทำแบบสอบถาม มากถึง 80% ของการปฏิบัติงานที่ไม่ปลอดภัยที่ "ซ่อนอยู่" ถูกตรวจพบผ่านแบบสอบถามแบบไม่ระบุตัวตน แต่ด้วยการทำงานอย่างเป็นระบบและการให้ข้อเสนอแนะอย่างสม่ำเสมอ เปอร์เซ็นต์นี้จึงลดลงเหลือ 20% พนักงานเชื่อว่าเสียงของพวกเขามีความสำคัญ และเริ่มรายงานปัญหาอย่างเปิดเผย

แบบสอบถามพนักงานแบบไม่ระบุตัวตนไม่ใช่แค่การ "ติ๊กถูก" ในรายงาน HSE เท่านั้น แต่มันคือโอกาสในการมองลึกเข้าไปใน "เบื้องหลัง" ของกระบวนการผลิต และมองเห็นสิ่งที่คุณจะไม่มีวันได้เห็นจากในสำนักงานหรือระหว่างการเดินตรวจตามแผน

การลงทุนเวลาในการสร้างระบบข้อเสนอแนะที่ซื่อสัตย์ คือการลงทุนในสิ่งที่มีค่าที่สุด นั่นคือชีวิตมนุษย์ สุขภาพ และความมั่นคงของการปฏิบัติงาน