Anonyme Umfragen als HSE-Instrument: Wie man versteckte Risiken findet und einen offenen Dialog mit Mitarbeitern aufbaut

Jeder HSE-Spezialist verbringt viel Zeit mit Verfahren zur Bewertung von Betriebsrisiken. Dabei gibt es viele Methoden, aber leider sind nicht alle perfekt. Und oft kommen wir bei der Suche nach den Grundursachen von Vorfällen zu dem Schluss, dass die Risiken unterschätzt und die Vorzeichen nicht rechtzeitig erkannt wurden.

Dabei bemerken die Mitarbeiter, die die Arbeit ausführen, diese Vorzeichen und Risiken eher, sprechen sie aber nicht immer laut aus. Die Gründe dafür können vielfältig sein: Sie haben Angst, schmutzige Wäsche in der Öffentlichkeit zu waschen, wollen ihren Vorgesetzten nicht in Schwierigkeiten bringen oder bestraft werden, oder das allgemeine Arbeitsklima lautet: „Das haben wir schon immer so gemacht...“.

In diesem Artikel betrachten wir, wie man eine anonyme Umfrage von einer Formalität in ein effektives Instrument zur Suche und Beseitigung von Risiken verwandelt, die sich im „toten Winkel“ Ihrer Produktion verbergen, und wie sie dabei hilft, zu einem offenen Dialog überzugehen.

Warum reichen Rundgänge und Inspektionen allein nicht aus?

Regelmäßige geplante Rundgänge, Audits und Inspektionen haben einen wesentlichen Nachteil: Sie erfassen die Situation nur zu einem bestimmten Zeitpunkt. Darüber hinaus befolgen die Mitarbeiter in Anwesenheit des Managements und der HSE-Spezialisten in der Regel alle Regeln, aber sobald diese weg sind, kehren sie zu ihren gewohnten, aber nicht immer sicheren „Abkürzungen“ zurück.

Genau diese Abweichungen von den Verfahren und die versteckten Kompromisse zwischen Geschwindigkeit und Sicherheit sind die Ursache für die meisten Vorfälle. Es gibt nur einen Weg, davon zu erfahren: indem man die Mitarbeiter selbst fragt. Um jedoch eine ehrliche Antwort zu erhalten, muss ihnen psychologische Sicherheit garantiert werden. Und genau diese psychologische Sicherheit bietet eine anonyme Umfrage.

Vorteile anonymer Umfragen zur Risikoerkennung

• Direkter Zugang zur Wahrheit. Anonymität nimmt die Angst vor Bestrafung, Vorgesetzten oder dem Spott der Kollegen. Die Menschen teilen echte und nicht die „richtigen“ Geschichten.
• Frühwarnung und Erkennung systemischer Probleme. Sie erhalten Signale über Probleme, bevor sie zu einem negativen Ereignis führen.
• Steigerung des Engagements. Wenn Mitarbeiter sehen, dass ihr Feedback tatsächlich zu Veränderungen führt, wächst ihr Vertrauen in die Führung und ihre persönliche Verantwortung für die Sicherheit.
• Wirtschaftlichkeit. Die Kosten für die Durchführung einer Umfrage sind unvergleichlich geringer als die Verluste durch Unfälle, Ausfallzeiten oder Entschädigungszahlungen.

Praktischer Leitfaden: Wie man eine effektive anonyme Umfrage durchführt.

Schritt 1. Das Ziel definieren. Fragen Sie nicht „nach allem“. Konzentrieren Sie sich auf ein bestimmtes Thema: „Kardinalregeln für Arbeiten in der Höhe“, „Ergonomie am Arbeitsplatz“, „Risiken bei Be- und Entladearbeiten“.

Schritt 2. 100%ige Anonymität garantieren. Nutzen Sie spezialisierte Online-Umfragedienste von Drittanbietern (Google Forms, Yandex Forms, SurveyMonkey usw.). Es ist von entscheidender Bedeutung, keine persönlichen Daten zu erfassen: IP-Adressen, Namen, Gerätedaten. Informieren Sie die Mitarbeiter gleich zu Beginn der Umfrage über die vollständige Anonymität.

Schritt 3. Die richtigen Fragen formulieren. Die Umfrage sollte kurz genug sein (5-10 Minuten), um die Teilnehmer nicht abzuschrecken. Damit die Umfrage effektiv ist, müssen die Fragen dem Ziel der Umfrage entsprechen, konkret und offen sein sowie zum Nachdenken anregen. Nehmen Sie eine Frage zum Ort des Auftretens des Problems in den Fragebogen auf; diese Information ist für die schnelle Identifizierung des Risikos und eine gezielte Reaktion auf das Problem erforderlich.

Beispiele für effektive Fragen:

1. Zur Suche nach unsicheren Vorgängen: „Gibt es bei Ihrer Arbeit Vorgänge, die Sie nicht ausführen können, ohne die Kardinalregeln der Sicherheit zu verletzen? Bitte beschreiben Sie den Vorgang und das Risiko. Geben Sie den Ort der Gefahrenquelle an (Bereich oder Ausrüstung).“
2. Zur Aufdeckung versteckter Praktiken: „Bitte beschreiben Sie, ob es bei Ihrer Arbeit Vorgänge gibt, bei denen Sie oder Ihre Kollegen manchmal von den offiziellen Anweisungen abweichen, um eine Aufgabe schneller oder einfacher zu erledigen? Warum passiert das?“
3. Zur Identifizierung von Hindernissen für sicheres Arbeiten: „Haben Sie Situationen erlebt, in denen Sie erfinderisch sein oder Umwege suchen mussten, um eine Aufgabe sicher zu erledigen? Was hat Sie dabei behindert? (z. B. Zeitmangel, defektes Werkzeug, ungeeignete PSA).“
4. Zur Bewertung von Ausrüstung und Werkzeugen: „Welche Ausrüstung oder welches Werkzeug an Ihrem Arbeitsplatz ist Ihrer Meinung nach am unbequemsten oder potenziell gefährlichsten in der Anwendung? Warum?“

Schritt 4. Kommunikation und Start. Der Versand des Fragebogens über Firmen-E-Mails, Messenger oder das Aushängen an Informationstafeln ohne „Live“-Kommunikation ist weniger effektiv. Persönliche Kommunikation fördert Offenheit und Vertrauen stärker, da der Gesprächspartner Ihre aufrichtigen Emotionen wahrnehmen kann. Wenn Sie über die Ziele der Umfrage sprechen, sollten Sie den Mitarbeitern unbedingt Folgendes mitteilen:

• Sie suchen nach Risiken, nicht nach Übertretern, und Sie möchten ihre Arbeit sicher machen,
• kein Problem bleibt ohne Aufmerksamkeit und Feedback,
• wenn niemand von einem Problem weiß, wird es auch von niemandem gelöst.

Die richtige Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg.

Schritt 5. Analyse der Ergebnisse und Entscheidungsfindung. Gehen Sie gemeinsam mit dem direkten Vorgesetzten an den Arbeitsplatz, beobachten Sie den Vorgang und sprechen Sie mit den Arbeitern, die diese Vorgänge direkt ausführen oder dem Risiko ausgesetzt sind. Es ist wichtig, die Mitarbeiter nicht zu verhören, sondern sie zu einem offenen Dialog zu ermutigen und ihre Expertise einzuholen: „Wir sehen hier ein Problem. Wie kann es Ihrer Meinung nach gelöst werden?“. Planen und implementieren Sie Maßnahmen zur Beseitigung/Minderung des Risikos und eskalieren Sie das Problem bei Bedarf auf eine höhere Ebene.

Schritt 6. Feedback. Dies ist eine sehr wichtige Phase! Ohne diesen Schritt wird das Vertrauen untergraben, und beim nächsten Mal werden die Mitarbeiter wahrscheinlich nicht mehr offen sein.

Wer gibt das Feedback? – Im Idealfall der direkte Vorgesetzte gemeinsam mit dem HSE-Spezialisten.

Wann sollte Feedback gegeben werden?

• Nach der Umfrage. Informieren Sie das Team unbedingt über die Ergebnisse der Umfrage und die konkreten Maßnahmen, die ergriffen werden. Zum Beispiel: „Basierend auf Ihren Antworten werden wir innerhalb von zwei Wochen ein neues Werkzeug kaufen und die Anweisung überarbeiten.“ Ignorieren Sie keine einzige Meldung, auch wenn sich das Problem nicht bestätigt hat: Wenn sich Mitarbeiter melden, bedeutet das, dass es „schmerzt“. Es ist notwendig, die Ursachen für diesen Schmerz zu verstehen. Meistens haben die Mitarbeiter in solchen Fällen einfach nicht genug Informationen darüber, wie sie es sicher machen können. Sprechen Sie offen mit den Mitarbeitern über Schwierigkeiten bei der Umsetzung von Maßnahmen, aber verstecken Sie sich nicht hinter Produktionsplänen.
• Während der Umsetzung der Maßnahme. Wenn es sich um eine Maßnahme mit langer Ausführungszeit handelt, informieren Sie die Mitarbeiter über jeden Schritt (Budgetzuweisung / Beschaffung / Lieferung / Montage usw.).
• Nach der Umsetzung der Maßnahme informieren Sie die Mitarbeiter darüber.

Schritt 7. Analyse der Wirksamkeit der umgesetzten Maßnahmen. Gehen Sie an den Arbeitsplatz und holen Sie Feedback von den Mitarbeitern ein, die den Vorgang ausführen. Es kommt vor, dass sich die erste Lösung als nicht effektiv oder unbequem in der Umsetzung erweist (zeitaufwendig, erfordert übermäßige körperliche Anstrengung, verschlechtert die Ergonomie des Arbeitsplatzes usw.). Wenn die Lösung unbequem ist, wächst die Unzufriedenheit und es besteht das Risiko, dass die Mitarbeiter sie nicht nutzen. Die Bereitschaft, Lösungen zu überarbeiten, zeigt die Ernsthaftigkeit Ihrer Absichten.

Ein Praxisbeispiel. Bei einer anonymen Umfrage gaben Fahrer von Großladern an, dass sie auf die hohe Motorhaube klettern müssen, um die Windschutzscheibe von Staub zu befreien. Die erste Lösung – die Ausgabe von Bürsten mit Wasser – setzte sich nicht durch (unbequem, hinterlässt Schlieren, das Schutzgitter an der Windschutzscheibe stört). Nach Rücksprache mit den Fahrern wurde eine zweite, teurere, aber effektive Lösung getroffen: die Installation von stationären Wartungsplattformen. Das Risiko wurde beseitigt.

Fazit

Das Misstrauen der Mitarbeiter kann nur durch konsequentes Handeln und das Einhalten von Versprechen überwunden werden. Wenn die Mitarbeiter echte Ergebnisse sehen, werden sie Ihnen zunehmend Risiken melden, ohne Konsequenzen befürchten zu müssen. Die Erfahrung des Bystrinsky GOK zeigt, dass zu Beginn der Umfragen bis zu 80 % der „versteckten“ unsicheren Vorgänge durch anonyme Umfragen aufgedeckt wurden. Durch systematische Arbeit und regelmäßiges Feedback sank dieser Prozentsatz jedoch auf 20 %. Die Mitarbeiter glaubten daran, dass ihre Stimme wichtig ist, und begannen, Probleme offen zu melden.

Eine anonyme Mitarbeiterumfrage ist nicht nur ein „Häkchen“ im HSE-Bericht. Es ist eine Gelegenheit, in die „Küche“ der Produktionsprozesse zu schauen und Dinge zu sehen, die man vom Büro aus oder bei einem geplanten Rundgang niemals sehen würde.

Indem Sie Zeit in den Aufbau eines ehrlichen Feedback-Systems investieren, investieren Sie in das Wertvollste: in Menschenleben, Gesundheit und die Stabilität der Produktion.