Mỗi chuyên gia HSE đều dành nhiều thời gian cho các quy trình đánh giá rủi ro sản xuất. Mặc dù có rất nhiều phương pháp, nhưng đáng tiếc là không có phương pháp nào hoàn hảo. Và thường thì khi tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ của các sự cố, chúng ta đi đến kết luận rằng các rủi ro đã bị đánh giá thấp và các dấu hiệu tiền đề đã không được phát hiện kịp thời.
Trong khi đó, những người lao động trực tiếp thực hiện công việc lại dễ dàng nhận ra những dấu hiệu và rủi ro đó nhất, nhưng không phải lúc nào họ cũng nói ra. Có nhiều lý do khác nhau: sợ "vạch áo cho người xem lưng", không muốn làm liên lụy đến cấp trên, sợ bị phạt, hoặc do môi trường chung trong tập thể là "trước giờ vẫn làm thế...".
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét cách biến khảo sát ẩn danh từ một thủ tục hình thức thành một công cụ hiệu quả để tìm kiếm và loại bỏ các rủi ro đang ẩn nấp trong "điểm mù" của quá trình sản xuất, cũng như cách công cụ này giúp chuyển hướng sang một cuộc đối thoại cởi mở.
Tại sao chỉ đi tuần tra và kiểm tra là không đủ?
Các cuộc tuần tra, đánh giá và kiểm tra định kỳ có một nhược điểm lớn: chúng chỉ ghi nhận tình hình tại một thời điểm cụ thể. Hơn nữa, khi có mặt lãnh đạo và các chuyên gia HSE, người lao động thường tuân thủ mọi quy định, nhưng ngay khi họ rời đi, người lao động lại quay về với những "đường tắt" quen thuộc nhưng không phải lúc nào cũng an toàn.
Chính những sai lệch so với quy trình và sự thỏa hiệp ngầm giữa tốc độ và sự an toàn này là nguyên nhân của hầu hết các sự cố. Chỉ có một cách duy nhất để biết về chúng — đó là hỏi chính các nhân viên. Nhưng để nhận được câu trả lời trung thực, cần phải đảm bảo an toàn tâm lý cho họ. Và khảo sát ẩn danh chính là thứ mang lại sự an toàn tâm lý đó.
Lợi ích của khảo sát ẩn danh trong việc phát hiện rủi ro
Hướng dẫn thực tế: Cách thực hiện một cuộc khảo sát ẩn danh hiệu quả.
Bước 1. Xác định mục tiêu. Đừng hỏi "về mọi thứ". Hãy tập trung vào một chủ đề cụ thể: "Các quy tắc cốt lõi khi làm việc trên cao", "Công thái học tại nơi làm việc", "Rủi ro trong công tác bốc dỡ hàng hóa".
Bước 2. Đảm bảo ẩn danh 100%. Hãy sử dụng các dịch vụ khảo sát trực tuyến chuyên dụng của bên thứ ba (Google Forms, Yandex Forms, SurveyMonkey, v.v.). Điều cực kỳ quan trọng là không thu thập bất kỳ dữ liệu cá nhân nào: địa chỉ IP, tên, dữ liệu thiết bị. Hãy thông báo cho nhân viên về tính ẩn danh hoàn toàn ngay từ đầu cuộc khảo sát.
Bước 3. Đặt câu hỏi phù hợp. Khảo sát nên đủ ngắn (5-10 phút) để không làm người tham gia e ngại. Để khảo sát đạt hiệu quả, các câu hỏi phải phù hợp với mục tiêu khảo sát, cụ thể, mang tính mở và gợi mở tư duy. Hãy đưa vào bảng câu hỏi một câu hỏi về vị trí phát sinh vấn đề, thông tin này rất cần thiết để nhanh chóng nhận diện rủi ro và xử lý vấn đề một cách có trọng tâm.
Ví dụ về các câu hỏi hiệu quả:
Bước 4. Truyền thông và triển khai. Việc gửi bảng câu hỏi qua email nội bộ công ty, ứng dụng nhắn tin, dán trên bảng tin mà không có sự giao tiếp "trực tiếp" sẽ kém hiệu quả hơn. Giao tiếp trực tiếp giúp tạo ra sự cởi mở và tin tưởng hơn, vì người đối diện có thể cảm nhận được cảm xúc chân thành của bạn. Khi nói về mục tiêu của cuộc khảo sát, hãy đảm bảo thông báo cho nhân viên rằng:
Truyền thông đúng cách là chìa khóa của thành công.
Bước 5. Phân tích kết quả và ra quyết định. Cùng với quản lý trực tiếp, hãy đến nơi làm việc, quan sát thao tác, nói chuyện với những người lao động trực tiếp thực hiện các thao tác này hoặc đang đối mặt với rủi ro. Điều quan trọng là không được tra hỏi người lao động, mà phải tạo điều kiện cho họ đối thoại cởi mở, tham khảo ý kiến chuyên môn của họ: "Chúng tôi thấy có vấn đề ở đây. Theo bạn, làm thế nào để giải quyết nó?". Lập kế hoạch và thực hiện các biện pháp để loại bỏ/giảm thiểu rủi ro, báo cáo vấn đề lên cấp cao hơn nếu cần thiết.
Bước 6. Phản hồi. Đây là một giai đoạn rất quan trọng! Nếu không có bước này, niềm tin sẽ bị phá vỡ và lần sau nhân viên sẽ khó mà thành thật.
Ai là người đưa ra phản hồi? – Lý tưởng nhất là quản lý trực tiếp cùng với chuyên gia HSE.
Khi nào nên đưa ra phản hồi?
Bước 7. Phân tích hiệu quả của việc thực hiện các biện pháp. Hãy đến nơi làm việc và yêu cầu phản hồi từ những người lao động thực hiện thao tác. Đôi khi giải pháp đầu tiên lại không hiệu quả hoặc không thuận tiện khi áp dụng (tốn thời gian, đòi hỏi quá nhiều sức lực, làm giảm tính công thái học của nơi làm việc, v.v.). Nếu giải pháp không thuận tiện, sự bất mãn sẽ gia tăng và xuất hiện rủi ro người lao động sẽ không sử dụng nó. Sự sẵn sàng cải thiện các giải pháp cho thấy sự nghiêm túc trong ý định của bạn.
Ví dụ thực tế. Trong một cuộc khảo sát ẩn danh, các tài xế lái máy xúc lật cỡ lớn cho biết họ phải trèo lên nắp ca-pô cao để lau bụi trên kính chắn gió. Giải pháp đầu tiên — cấp chổi quét có nước — không được áp dụng lâu dài (bất tiện, để lại vệt nước, vướng lưới bảo vệ trên kính chắn gió). Sau khi nhận phản hồi từ các tài xế, một giải pháp thứ hai tốn kém hơn nhưng hiệu quả đã được đưa ra: lắp đặt các bệ bảo dưỡng cố định. Rủi ro đã được loại bỏ.
Kết luận
Sự thiếu tin tưởng của nhân viên chỉ có thể được khắc phục bằng những hành động nhất quán và việc thực hiện các lời hứa. Khi thấy được kết quả thực tế, nhân viên sẽ ngày càng thường xuyên báo cáo cho bạn về các rủi ro mà không sợ hậu quả. Kinh nghiệm của Bystrinsky GOK cho thấy, khi mới bắt đầu thực hiện khảo sát, có tới 80% các thao tác không an toàn "tiềm ẩn" được phát hiện qua khảo sát ẩn danh, nhưng nhờ vào công việc có kế hoạch và phản hồi thường xuyên, tỷ lệ này đã giảm xuống còn 20%. Các nhân viên đã tin rằng tiếng nói của họ là quan trọng và bắt đầu báo cáo các vấn đề một cách cởi mở.
Khảo sát ẩn danh người lao động không chỉ là một "dấu tích" trong báo cáo HSE. Đó là cơ hội để nhìn vào "nhà bếp" của các quy trình sản xuất và thấy những điều mà bạn sẽ không bao giờ thấy được từ văn phòng hay trong một cuộc tuần tra theo kế hoạch.
Bằng cách đầu tư thời gian vào việc tạo ra một hệ thống phản hồi trung thực, bạn đang đầu tư vào điều quý giá nhất — tính mạng con người, sức khỏe và sự ổn định của quá trình sản xuất.