A pesar de que en las oficinas prácticamente no hay máquinas, herramientas, productos químicos, equipos a presión ni otros elementos similares, no son absolutamente seguras; los riesgos existen siempre y en todas partes.
La oficina debe ser un ejemplo, y los empleados de los departamentos que la visitan deben ver ejemplos aquí y empaparse del ambiente.
Por cierto, es precisamente en las oficinas donde nacen las iniciativas a gran escala y las directrices globales, lo que significa que, al influir en los empleados de la oficina, se puede mejorar la actitud hacia la seguridad laboral en los departamentos sin la participación directa del departamento de HSE.
Quiero compartir algunas ideas buenas y probadas para involucrar a los empleados en la agenda de HSE:
Mantenimiento de la limpieza.
Seguramente, en su oficina hay un servicio de limpieza con horarios, áreas y tiempos de limpieza definidos. Pero es necesario acostumbrar a los empleados a su propia responsabilidad e influencia en la limpieza.
Para ello, se puede organizar una jornada de limpieza (a muchos no les gusta la palabra "subbotnik", nosotros, por ejemplo, la llamamos "Orden Total"). En el marco del evento, se les da a los empleados una semana para poner orden en su lugar de trabajo: escritorio, cajonera, armario, completar una lista de verificación y enviarla al responsable. Al final de la semana, una comisión de Servicios Generales y HSE verifica si la lista se completó objetivamente. Elegimos las 10 mejores oficinas donde se produjeron los cambios más significativos y las equipamos con humidificadores de aire (una petición frecuente de nuestros empleados) o pequeños altavoces, lo que también crea un ambiente positivo en las salas.
El último día del evento realizamos una jornada de jardinería; es una oportunidad para que los empleados planten una pequeña planta y decoren con ella su lugar de trabajo. Este evento no es costoso y afecta significativamente la motivación de los empleados, además de ser un pequeño taller de plantación donde un especialista explica paso a paso las particularidades de la siembra y el cuidado de las plantas. El especialista en plantación es cualquier empleado de la empresa que sea aficionado a la jardinería y quiera realizar el evento por iniciativa propia.
Realizamos estos eventos dos veces al año; los empleados preguntan constantemente y esperan con ansias el próximo. En nuestra empresa, hasta 60 personas pueden inscribirse para la jornada de jardinería (la capacidad máxima de las salas de reuniones). Por cierto, en 2023, todas las plazas disponibles se agotaron apenas 20 minutos después de la publicación del evento.
Muchos preguntarán: "¿y qué aporta esto?"
Analizando solo lo más superficial, se puede decir que los empleados:
Electro-otoño y electro-primavera.
Como sugiere el nombre, realizamos este evento dos veces al año. Es una oportunidad para que los empleados traigan de casa equipos electrónicos viejos o averiados para su reciclaje y, a cambio, reciban merchandising de la marca de la empresa. Hay suficientes contratistas en el mercado que prestan estos servicios. Funciona de manera sencilla: creamos un punto de recogida en la oficina donde los empleados traen los equipos averiados; aquellos que quieran recibir un regalo por ello toman una foto de lo que trajeron y se la envían al especialista en HSE.
Lo siguiente es una cuestión técnica: es necesario organizar la entrega de lo acumulado al punto de recepción correspondiente; existen muchas opciones de cómo hacerlo.
Recopilación de información sobre satisfacción y oportunidad de informar problemas.
En nuestra empresa, este evento se llama "Sé escuchado". Básicamente, es una recopilación anual de información sobre la satisfacción de los empleados con su trabajo, lugar de trabajo, condiciones laborales y otros aspectos. Dentro de este evento, hay un bloque de HSE donde los empleados evalúan y comentan la seguridad de su puesto de trabajo, las condiciones laborales y el confort. Todos los comentarios se revisan, analizan y resuelven, y tras la resolución, los empleados reciben la información correspondiente. Este tipo de eventos deben realizarse si la empresa está dispuesta a trabajar en los comentarios, comunicarse abiertamente con los empleados e implementar cambios.
También recomiendo implementar una recopilación constante de información, concretamente la posibilidad de que los empleados den su opinión sobre el estado de la oficina, su lugar de trabajo y posibles problemas. El proceso es muy fácil de implementar, pero aporta mucho valor. Todo lo que se necesita es crear un formulario de Yandex o Google, vincularlo a una tabla, colocar la comunicación con un código QR en las zonas comunes y luego leer los comentarios y sugerencias, implementar medidas y dar retroalimentación.
Gracias a estas herramientas, se pueden resolver problemas tanto locales como globales: realizar reparaciones y mantenimiento; equipar los lugares con muebles adicionales; instalar iluminación extra; dotar de accesorios ortopédicos a los empleados con problemas de espalda; y hacer que el uso del espacio sea más racional y seguro.
Auditorías.
Probablemente el evento más obvio, pero también es importante. Se puede definir su periodicidad (nosotros, por ejemplo, las realizamos cada 2 semanas). Hay que entender que en la oficina también pasan muchas cosas: se realizan trabajos de reparación, llegan productos para pruebas, se hace mantenimiento de equipos, algo se rompe, y nuestra tarea es identificar los puntos problemáticos y corregirlos. Sabemos que las auditorías son una de las formas más eficaces de detectar deficiencias; su realización muestra a los empleados la importancia de la seguridad laboral en la agenda de la empresa y también brinda la oportunidad de acudir a un especialista para resolver sus dificultades y problemas.
En nuestro caso, la realización de auditorías está bastante automatizada; se llevan a cabo mediante listas de verificación en una aplicación móvil especial y las infracciones se registran con fotos. Tras los resultados de la auditoría, se asignan tareas específicas. Pero quiero señalar que la falta de una aplicación especial para auditorías no es una barrera. También se puede crear un proceso similar utilizando los mismos formularios de Yandex o Google, u otras herramientas.