Nonostante negli uffici non ci siano quasi macchine, attrezzi, sostanze chimiche, apparecchiature a pressione e tutto il resto, non sono assolutamente sicuri: i rischi esistono sempre e ovunque.
L'ufficio deve essere un esempio, e i dipendenti dei reparti che lo visitano devono vedere proprio qui dei modelli e assorbirne l'atmosfera.
Tra l'altro, è proprio negli uffici che nascono iniziative su larga scala e disposizioni globali; quindi, influenzando i dipendenti dell'ufficio, è possibile migliorare l'atteggiamento verso la sicurezza sul lavoro nei vari reparti, senza il coinvolgimento diretto del dipartimento HSE.
Vorrei condividere alcune idee valide e collaudate per coinvolgere i dipendenti nell'agenda HSE:
Mantenimento della pulizia.
Sicuramente nel vostro ufficio c'è un servizio di pulizia con programmi, aree e orari definiti. Tuttavia, è necessario abituare i dipendenti alla propria responsabilità e all'impatto che hanno sulla pulizia.
Per fare ciò, è possibile organizzare una giornata di pulizia (a molti non piace la parola "subbotnik", noi ad esempio la chiamiamo "Ordine Totale"). Nell'ambito dell'evento, ai dipendenti viene concessa una settimana per mettere in ordine la propria postazione di lavoro: scrivania, cassettiera, armadietto, compilare una checklist e inviarla al responsabile. Al termine della settimana, una commissione composta dai servizi generali e dal dipartimento HSE verifica se la checklist è stata compilata oggettivamente. Selezioniamo i TOP-10 uffici che hanno registrato i cambiamenti più significativi e li dotiamo di umidificatori d'aria (una richiesta frequente dei nostri dipendenti) o di piccole casse acustiche, il che crea anche un'atmosfera positiva nelle stanze.
L'ultimo giorno dell'evento ci dedichiamo al verde: è un'opportunità per i dipendenti di piantare una piccola pianta e decorare la propria postazione. Questo evento non è costoso, influisce significativamente sulla motivazione dei dipendenti e consiste in un piccolo workshop di piantumazione, dove uno specialista spiega passo dopo passo le particolarità della semina e della cura delle piante. Lo specialista della piantumazione è un qualsiasi dipendente dell'azienda appassionato di giardinaggio che desidera condurre l'evento di propria iniziativa.
Organizziamo questi eventi due volte l'anno; i dipendenti chiedono costantemente informazioni e aspettano con ansia il prossimo appuntamento. Nella nostra azienda, possono iscriversi alla piantumazione fino a 60 persone (la capacità massima delle sale riunioni). Tra l'altro, nel 2023, tutti i posti disponibili sono andati esauriti in soli 20 minuti dalla pubblicazione dell'evento.
Molti chiederanno: "E questo a cosa serve?"
Analizzando solo gli aspetti principali, si può dire che i dipendenti:
Elettro-autunno ed Elettro-primavera.
Come suggerisce il nome, organizziamo questo evento due volte l'anno. È un'opportunità per i dipendenti di portare da casa vecchie apparecchiature elettroniche guaste per lo smaltimento e ricevere in cambio gadget aziendali brandizzati. Sul mercato ci sono abbastanza fornitori che offrono tali servizi. Funziona in modo semplice: creiamo un punto di raccolta in ufficio dove i dipendenti portano le apparecchiature guaste; chi vuole ricevere un regalo scatta una foto a ciò che ha portato e la invia allo specialista HSE.
Il passo successivo è una questione tecnica: bisogna organizzare la consegna del materiale accumulato al punto di raccolta appropriato; esistono molte opzioni su come farlo.
Raccolta di informazioni sulla soddisfazione e possibilità di segnalare problemi.
Da noi questo evento si chiama "Fatti sentire". In sostanza, si tratta di una raccolta annuale di informazioni sulla soddisfazione dei dipendenti riguardo al lavoro, alla postazione, alle condizioni lavorative e altro. All'interno di questo evento c'è un blocco dedicato all'HSE, dove i dipendenti valutano e commentano la sicurezza della propria postazione, le condizioni di lavoro e il comfort. Tutti i commenti vengono esaminati, analizzati e risolti, e dopo la risoluzione i dipendenti ricevono le relative informazioni. Tali eventi dovrebbero essere condotti se l'azienda è pronta a elaborare i commenti, a comunicare apertamente con i dipendenti e a implementare i cambiamenti.
Raccomando inoltre di implementare una raccolta costante di informazioni, ovvero la possibilità per i dipendenti di fornire feedback sullo stato dell'ufficio, sulla loro postazione e su eventuali problemi. Il processo è molto facile da implementare ma offre molti vantaggi. Tutto ciò che serve è creare un modulo Yandex o Google, collegarlo a un foglio di calcolo, posizionare la comunicazione con un codice QR nelle aree comuni e poi leggere recensioni e suggerimenti, implementare misure e fornire feedback.
Grazie a questi strumenti, è possibile risolvere problemi sia locali che globali: effettuare riparazioni e manutenzioni; dotare le postazioni di mobili aggiuntivi; installare illuminazione supplementare; fornire accessori ortopedici ai dipendenti con problemi alla schiena; rendere l'uso dello spazio più razionale e sicuro.
Audit.
Probabilmente l'attività più ovvia, ma altrettanto importante. È possibile definirne la periodicità (noi, ad esempio, li eseguiamo ogni 2 settimane). Bisogna capire che anche in ufficio succedono molte cose: si effettuano lavori di riparazione, arrivano merci per i test, si fa manutenzione alle apparecchiature, qualcosa si rompe e il nostro compito è individuare i punti critici e correggerli. Sappiamo che gli audit sono uno dei modi più efficaci per scoprire carenze; la loro esecuzione mostra ai dipendenti l'importanza della sicurezza sul lavoro nell'agenda aziendale e offre l'opportunità di rivolgersi a uno specialista per risolvere le proprie difficoltà e problemi.
Da noi la conduzione degli audit è piuttosto automatizzata: vengono eseguiti tramite checklist in un'app mobile dedicata, e le violazioni vengono registrate con foto. In base ai risultati dell'audit, vengono assegnati compiti specifici. Voglio però sottolineare che la mancanza di un'app specifica per gli audit non è un ostacolo. È possibile creare un processo analogo utilizzando gli stessi moduli Yandex o Google, o altri strumenti.