オフィスには機械や工具、化学物質、圧力機器などがほとんどないにもかかわらず、完全に安全というわけではありません。リスクは常に、どこにでも存在します。
オフィスは模範となるべき場所であり、そこを訪れる各部門の従業員は、ここで実例を目にし、その雰囲気を感じ取る必要があります。
ちなみに、大規模なイニシアチブやグローバルな指令が生まれるのはまさにオフィスです。つまり、オフィスの従業員に働きかけることで、HSE担当者が直接介入することなく、各部門の労働安全に対する意識を向上させることができるのです。
従業員をHSEの取り組みに巻き込むための、実績のある優れたアイデアをいくつか共有したいと思います。
清潔さの維持
おそらく、皆さんのオフィスにも清掃業者が入り、スケジュールや担当区域、清掃時間が決まっていることでしょう。しかし、従業員には自分自身の責任と、清潔さへの影響について意識を持たせる必要があります。
そのために、「サブボトニク（奉仕活動）」を企画することができます（この言葉を好まない人も多いため、私たちは例えば「フルオーダー」と呼んでいます）。このイベントの枠組みでは、従業員に1週間の期間が与えられ、デスク、引き出し、キャビネットなど、自分のワークスペースを整理整頓し、チェックリストに記入して担当者に送付します。週の終わりに、総務部門とHSEの委員会が、チェックリストが客観的に記入されているかを確認します。私たちは、最も大きな変化が見られた上位10室を選び、それらの部屋に従業員からの要望が多い加湿器や、ポジティブな雰囲気を作るための小型スピーカーを設置します。これによって、室内にはさらに心地よい雰囲気が生まれます。
イベントの最終日には緑化を行います。これは、従業員が小さな植物を植えて自分のデスクを飾る機会です。このイベントは費用があまりかからない一方で、従業員のモチベーションに大きく影響します。また、専門家が植え付けや手入れのコツを段階的に説明するミニワークショップにもなります。植え付けの専門家とは、ガーデニングが趣味で、自発的にイベントを運営したいと考えている社内の従業員のことです。
私たちはこのようなイベントを年に2回開催しており、従業員は常に興味を持ち、次回の開催を楽しみにしています。当社では、緑化イベントに最大60名（会議室の収容人数）まで申し込むことができます。ちなみに2023年には、イベントの告知からわずか20分ですべての枠が埋まってしまいました。
「それで何が得られるのか？」と多くの人が尋ねるでしょう。
表面的なメリットを挙げるだけでも、従業員には次のような効果があります。
エレクトロ・オータム ＆ エレクトロ・スプリング
名前の通り、このイベントは年に2回開催されます。これは、従業員が家庭から古くなったり故障したりした電化製品を持ち込んでリサイクルに出し、代わりに会社からブランドロゴ入りのノベルティを受け取ることができる機会です。市場にはこのようなサービスを提供する業者が十分に存在します。仕組みは簡単で、オフィスに回収ポイントを設置し、従業員が故障した機器を持ち込みます。プレゼントを希望する人は、持ち込んだものを写真に撮り、HSE担当者に送ります。
次に行うべきことは事務的な作業です。集まったものを適切な回収場所へ配送する手配が必要ですが、これには多くの方法があります。
満足度情報の収集と問題報告の機会
当社では、この取り組みを「Be Heard（声を届けよう）」と呼んでいます。本質的には、仕事、職場、労働条件などに対する従業員の満足度を毎年調査するものです。このイベントの枠組みの中にHSEのセクションがあり、従業員は自分のワークスペースの安全性、労働条件、快適性について評価し、コメントを残します。すべてのコメントは検討・分析され、問題は解決されます。解決後、従業員にはその旨が通知されます。このようなイベントは、会社がコメントを真摯に受け止め、従業員とオープンに対話し、変化を導入する準備ができている場合に実施すべきです。
また、オフィスの状態やワークスペース、起こりうる問題について、従業員がいつでもフィードバックできる仕組みを常設することをお勧めします。このプロセスは導入が非常に簡単ですが、多くの有益な情報をもたらします。必要なのは、YandexやGoogleフォームを作成してスプレッドシートに関連付け、共有スペースにQRコード付きの案内を掲示することだけです。あとは意見や提案を読み、対策を講じ、フィードバックを返すだけです。
こうしたツールを活用することで、局所的な問題からグローバルな問題まで解決できます。例えば、修理やメンテナンス、家具の追加、照明の増設、腰痛を抱える従業員への整形外科用備品の提供、スペースのより合理的で安全な利用などが挙げられます。
監査
おそらく最も明白な活動ですが、同様に重要です。頻度は独自に設定できます（私たちは2週間に1回実施しています）。オフィスでも多くのことが起きていることを理解する必要があります。修理作業が行われ、テスト用の商品が届き、機器のメンテナンスが行われ、何かが壊れます。私たちの任務は、問題箇所を特定し、修正することです。監査は欠陥を発見するための最も効果的な方法の一つであり、監査の実施は従業員に対して会社の議題におけるHSEの重要性を示すとともに、困難や問題を解決するために専門家に相談する機会を与えます。
当社では、監査の実施はかなり自動化されています。専用のモバイルアプリでチェックリストに従って行われ、違反箇所は写真で記録されます。監査の結果に基づいて、特定のタスクが割り当てられます。しかし、監査用の専用アプリがないことは障壁ではないという点に注目してください。YandexやGoogleフォーム、あるいはその他のツールを使用して、同様のプロセスを構築することが可能です。