Même si les bureaux ne contiennent pratiquement pas de machines, d'outils, de produits chimiques ou d'équipements sous pression, ils ne sont pas totalement sans danger ; les risques existent toujours et partout.
Le bureau doit être un exemple, et les employés des services qui le visitent doivent y voir des modèles et s'imprégner de l'atmosphère.
D'ailleurs, c'est précisément dans les bureaux que naissent les initiatives d'envergure et les directives mondiales. Ainsi, en influençant les employés de bureau, on peut améliorer l'attitude envers la santé et la sécurité au travail dans les différents services, sans intervention directe du département HSE.
Je souhaite partager quelques idées éprouvées pour impliquer les employés dans l'agenda HSE :
Maintien de la propreté.
Il y a certainement un service de nettoyage dans votre bureau, avec des plannings et des zones de nettoyage définis. Cependant, il est nécessaire d'habituer les employés à leur propre responsabilité et à leur influence sur la propreté.
Pour cela, vous pouvez organiser une journée de nettoyage (beaucoup n'aiment pas ce mot, nous l'appelons par exemple « Ordre Total »). Dans le cadre de cet événement, les employés disposent d'une semaine pour ranger leur poste de travail : bureau, caisson, armoire, remplir une check-list et l'envoyer au responsable. À la fin de la semaine, une commission composée des services généraux et du département HSE vérifie si la check-list a été remplie de manière objective. Nous sélectionnons le TOP 10 des bureaux ayant connu les changements les plus significatifs et nous les équipons d'humidificateurs d'air (une demande fréquente de nos collaborateurs) ou de petites enceintes, ce qui crée également une atmosphère positive dans les bureaux.
Le dernier jour de l'événement, nous procédons à la végétalisation : c'est l'occasion pour les employés de planter une petite plante et d'en décorer leur poste de travail. Cet événement est peu coûteux, influence considérablement la motivation des employés et constitue un petit atelier de plantation où un spécialiste explique étape par étape les particularités de la plantation et de l'entretien. Le spécialiste de la plantation est n'importe quel employé de l'entreprise passionné de jardinage qui souhaite animer l'événement de sa propre initiative.
Nous organisons ces événements deux fois par an ; les employés s'y intéressent constamment et attendent avec impatience le suivant. Dans notre entreprise, jusqu'à 60 personnes peuvent s'inscrire à la végétalisation (capacité maximale des salles de réunion). D'ailleurs, en 2023, toutes les places disponibles ont été réservées en seulement 20 minutes après la publication de l'événement.
Beaucoup demanderont : « à quoi cela sert-il ? »
En ne restant qu'en surface, on peut dire que les employés :
Électro-automne et électro-printemps.
Comme son nom l'indique, nous organisons cet événement deux fois par an. C'est l'occasion pour les employés d'apporter de chez eux de vieux équipements électriques défectueux pour les recycler, et de recevoir en échange des articles promotionnels de l'entreprise. Il existe suffisamment de prestataires sur le marché qui proposent ces services. Cela fonctionne simplement : nous créons un point de collecte au bureau où les employés apportent le matériel défectueux ; ceux qui souhaitent recevoir un cadeau prennent en photo ce qu'ils ont apporté et envoient la photo au spécialiste HSE.
L'étape suivante est une question de logistique : il faut organiser le transport de ce qui a été collecté vers le point de recyclage approprié ; il existe de nombreuses options pour y parvenir.
Collecte d'informations sur la satisfaction et possibilité de signaler un problème.
Chez nous, cet événement s'appelle « Soyez entendu ». En substance, il s'agit d'une collecte annuelle d'informations sur la satisfaction des employés concernant leur travail, leur poste de travail, les conditions de travail et d'autres aspects. Dans le cadre de cet événement, il y a un volet HSE où les employés évaluent et commentent la sécurité de leur poste de travail, les conditions de travail et le confort. Tous les commentaires sont examinés, analysés et traités, et une fois résolus, les employés reçoivent l'information correspondante. De tels événements ne doivent être organisés que si l'entreprise est prête à traiter les commentaires, à communiquer ouvertement avec les employés et à mettre en œuvre des changements.
Je recommande également de mettre en place une collecte d'informations permanente, à savoir la possibilité pour les employés de donner leur avis sur l'état du bureau, leur poste de travail et les problèmes éventuels. Le processus est très facile à mettre en œuvre mais apporte beaucoup d'éléments utiles. Tout ce qu'il faut, c'est créer un formulaire Yandex ou Google, le lier à un tableau, placer une communication avec un code QR dans les parties communes, puis lire les avis et suggestions, mettre en œuvre des mesures et donner un retour d'information.
Grâce à ces outils, vous pouvez résoudre des problèmes locaux et globaux : effectuer des réparations et de la maintenance ; équiper les postes de mobilier supplémentaire ; installer un éclairage additionnel ; fournir des accessoires orthopédiques aux employés ayant des problèmes de dos ; rendre l'utilisation de l'espace plus rationnelle et sécurisée.
Audits.
C'est probablement l'activité la plus évidente, mais elle est tout aussi importante. Vous pouvez définir vous-même leur fréquence (nous les effectuons par exemple toutes les deux semaines). Il faut comprendre qu'il se passe aussi beaucoup de choses au bureau : des travaux de rénovation sont effectués, des produits arrivent pour des tests, l'équipement est entretenu, des choses se cassent, et notre tâche est d'identifier les points problématiques et de les corriger. Nous savons que les audits sont l'un des moyens les plus efficaces de détecter les lacunes ; leur réalisation montre aux employés l'importance de la santé et de la sécurité dans l'agenda de l'entreprise, et offre également la possibilité de s'adresser à un spécialiste pour résoudre leurs difficultés et problèmes.
Chez nous, la réalisation des audits est assez automatisée : ils sont effectués via des check-lists dans une application mobile dédiée, et les infractions sont enregistrées par photo. Suite à l'audit, des tâches spécifiques sont assignées. Mais je tiens à souligner que l'absence d'une application d'audit spécifique n'est pas un obstacle. Vous pouvez également créer un processus analogue à l'aide de formulaires Yandex ou Google, ou d'autres outils.