Mimo że w biurach praktycznie nie ma maszyn, narzędzi, chemii, urządzeń pod ciśnieniem i całej reszty, nie są one absolutnie bezpieczne – ryzyko istnieje zawsze i wszędzie.
Biuro powinno być przykładem, a pracownicy jednostek, którzy je odwiedzają, właśnie tutaj powinni widzieć wzorce i nasiąkać atmosferą.
Nawiasem mówiąc, to właśnie w biurach rodzą się inicjatywy na dużą skalę i globalne zarządzenia, co oznacza, że wpływając na pracowników biurowych, można poprawić stosunek do BHP w jednostkach bez bezpośredniego udziału działu HSE.
Chcę podzielić się kilkoma dobrymi i sprawdzonymi pomysłami na zaangażowanie pracowników w agendę HSE:
Utrzymanie czystości.
Zapewne w Twoim biurze działa serwis sprzątający z określonymi harmonogramami, obszarami i czasem sprzątania. Jednak pracowników należy uczyć własnej odpowiedzialności i wpływu na czystość.
W tym celu można zorganizować czyn społeczny (wielu nie lubi tego słowa, my na przykład nazywamy to "Pełny porządek"). W ramach wydarzenia pracownicy otrzymują tydzień na zaprowadzenie porządku na swoim stanowisku pracy: biurku, szafce, regale, wypełnienie listy kontrolnej i przesłanie jej do odpowiedzialnego pracownika. Po zakończeniu tygodnia komisja złożona z przedstawicieli administracji i HSE sprawdza, czy lista kontrolna została wypełniona obiektywnie. Wybieramy TOP 10 gabinetów, w których zaszły najbardziej znaczące zmiany, i wyposażamy je w nawilżacze powietrza (częsta prośba naszych pracowników) lub małe głośniki, co również tworzy pozytywną atmosferę w pomieszczeniach.
W ostatnim dniu wydarzenia przeprowadzamy zazielenianie – to okazja dla pracowników, aby posadzić własną małą roślinę i udekorować nią swoje miejsce pracy. To wydarzenie nie jest kosztowne, a znacząco wpływa na motywację pracowników i stanowi mały warsztat sadzenia, podczas którego specjalista krok po kroku opowiada o specyfice sadzenia i pielęgnacji roślin. Specjalistą od sadzenia może być każdy pracownik firmy, który pasjonuje się ogrodnictwem i z własnej inicjatywy chce poprowadzić takie zajęcia.
Takie wydarzenia organizujemy dwa razy w roku, pracownicy stale dopytują i z niecierpliwością czekają na kolejną edycję. W naszej firmie na zazielenianie może zapisać się do 60 osób (maksymalna pojemność sal konferencyjnych). Co ciekawe, w 2023 roku wszystkie dostępne miejsca skończyły się już po 20 minutach od publikacji ogłoszenia.
Wielu zapyta: „a co to daje?”
Patrząc tylko powierzchownie, można powiedzieć, że pracownicy:
Elektro-jesień i elektro-wiosna.
Zgodnie z nazwą, wydarzenie to organizujemy dwa razy w roku. Jest to okazja dla pracowników do przyniesienia z domu starego, niesprawnego sprzętu elektronicznego do utylizacji, a w zamian otrzymania markowych gadżetów firmowych. Na rynku jest wystarczająco dużo wykonawców świadczących takie usługi. Działa to prosto: tworzymy w biurze punkt zbiórki, do którego pracownicy przynoszą uszkodzony sprzęt. Ci, którzy chcą otrzymać za to prezent, robią zdjęcie tego, co przynieśli, i wysyłają je do specjalisty HSE.
Kolejnym krokiem jest kwestia techniczna – należy zorganizować transport zebranych odpadów do odpowiedniego punktu odbioru; istnieje wiele sposobów, jak można to zrobić.
Zbieranie informacji o satysfakcji i możliwość zgłoszenia problemu.
U nas takie wydarzenie nazywa się "Bądź usłyszany". W istocie jest to coroczne zbieranie informacji o zadowoleniu pracowników z pracy, stanowiska pracy, warunków pracy i innych kwestii. W ramach tego wydarzenia istnieje blok dotyczący HSE, w którym pracownicy oceniają i komentują bezpieczeństwo swojego stanowiska pracy, warunki pracy i komfort. Wszystkie komentarze są rozpatrywane, analizowane i eliminowane, a po ich rozwiązaniu pracownicy otrzymują stosowną informację. Takie działania należy prowadzić, jeśli firma jest gotowa do przepracowania uwag, otwartej komunikacji z pracownikami i wdrażania zmian.
Polecam również wdrożenie stałego zbierania informacji, a mianowicie umożliwienie pracownikom przekazywania opinii o stanie biura, ich stanowisku pracy i ewentualnych problemach. Proces jest bardzo łatwy do wdrożenia, a przynosi wiele korzyści. Wystarczy stworzyć formularz Yandex lub Google, powiązać go z tabelą, umieścić informację z kodem QR w miejscach ogólnodostępnych, a następnie czytać opinie i sugestie, wdrażać działania i przekazywać informację zwrotną.
Dzięki takim narzędziom można rozwiązywać zarówno lokalne, jak i globalne problemy: przeprowadzić remont i konserwację; doposażyć miejsca w meble; zainstalować dodatkowe oświetlenie; wyposażyć stanowiska pracowników mających problemy z kręgosłupem w akcesoria ortopedyczne; sprawić, by wykorzystanie przestrzeni było bardziej racjonalne i bezpieczne.
Audyty.
Zapewne najbardziej oczywiste działanie, ale równie ważne. Można samodzielnie określić ich częstotliwość (my na przykład przeprowadzamy je co 2 tygodnie). Trzeba zrozumieć, że w biurze również wiele się dzieje: prowadzone są prace remontowe, przyjeżdżają towary do testów, serwisowane są urządzenia, coś się psuje – naszym zadaniem jest zidentyfikowanie problematycznych miejsc i ich skorygowanie. Wiemy, że audyty to jeden z najskuteczniejszych sposobów wykrywania niedociągnięć; ich przeprowadzanie pokazuje pracownikom wagę HSE w agendzie firmy, a także daje możliwość zwrócenia się do specjalisty w celu rozwiązania ich trudności i problemów.
U nas przeprowadzanie audytów jest w znacznym stopniu zautomatyzowane – odbywają się one na podstawie list kontrolnych w specjalnej aplikacji mobilnej, a naruszenia są dokumentowane za pomocą zdjęć. Na podstawie wyników audytu przypisywane są konkretne zadania. Chcę jednak zwrócić uwagę, że brak specjalnej aplikacji do audytów nie jest barierą. Można stworzyć analogiczny proces za pomocą tych samych formularzy Yandex lub Google bądź innych narzędzi.