Obwohl es in Büros fast keine Maschinen, Werkzeuge, Chemikalien, Druckgeräte oder Ähnliches gibt, sind sie nicht absolut sicher – Risiken bestehen immer und überall.
Das Büro sollte ein Vorbild sein, und Mitarbeiter aus den Abteilungen, die es besuchen, sollten genau hier Best-Practice-Beispiele sehen und die Atmosphäre aufsaugen.
Übrigens entstehen gerade in Büros großangelegte Initiativen und globale Anordnungen. Wenn man also die Büromitarbeiter beeinflusst, kann man die Einstellung zum Arbeitsschutz in den Fachabteilungen verbessern, ohne dass der Arbeitsschutz direkt eingreifen muss.
Ich möchte einige gute und bewährte Ideen teilen, um Mitarbeiter in die HSE-Agenda einzubinden:
Sauberkeit am Arbeitsplatz.
Sicherlich gibt es in Ihrem Büro einen Reinigungsdienst mit festgelegten Plänen, Bereichen und Reinigungszeiten. Dennoch müssen die Mitarbeiter an ihre eigene Verantwortung und ihren Einfluss auf die Sauberkeit gewöhnt werden.
Dazu kann man einen Aktionstag organisieren (viele mögen das Wort „Subbotnik“ nicht, wir nennen es zum Beispiel „Volle Ordnung“). Im Rahmen dieser Veranstaltung erhalten die Mitarbeiter eine Woche Zeit, um an ihrem Arbeitsplatz Ordnung zu schaffen: Schreibtisch, Rollcontainer, Schrank. Sie füllen eine Checkliste aus und senden diese an den verantwortlichen Mitarbeiter. Am Ende der Woche prüft eine Kommission aus der Verwaltung (Facility Management) und dem Arbeitsschutz, ob die Checkliste objektiv ausgefüllt wurde. Wir wählen die TOP-10-Büros aus, in denen die signifikantesten Veränderungen stattgefunden haben, und statten diese Räume mit Luftbefeuchtern (ein häufiger Wunsch unserer Mitarbeiter) oder kleinen Lautsprechern aus, was ebenfalls eine positive Atmosphäre schafft.
Am letzten Tag der Veranstaltung führen wir eine Begrünung durch. Dies ist eine Gelegenheit für die Mitarbeiter, eine kleine Pflanze einzupflanzen und damit ihren Arbeitsplatz zu verschönern. Diese Aktion ist kostengünstig, wirkt sich erheblich auf die Motivation aus und dient als kleiner Workshop, bei dem ein Spezialist Schritt für Schritt die Besonderheiten des Einpflanzens und der Pflege erklärt. Der Pflanzspezialist kann jeder Mitarbeiter des Unternehmens sein, der sich für Gartenarbeit begeistert und die Aktion aus eigener Initiative leiten möchte.
Wir führen solche Veranstaltungen zweimal im Jahr durch; die Mitarbeiter erkundigen sich ständig danach und warten gespannt auf den nächsten Termin. In unserem Unternehmen können sich bis zu 60 Personen für die Begrünung anmelden (maximale Kapazität der Besprechungsräume). Übrigens waren im Jahr 2023 alle verfügbaren Plätze bereits 20 Minuten nach Veröffentlichung der Veranstaltung ausgebucht.
Viele werden fragen: „Was bringt das überhaupt?“
Wenn man nur die offensichtlichsten Punkte betrachtet, kann man sagen, dass die Mitarbeiter:
Elektro-Herbst und Elektro-Frühling.
Wie der Name schon sagt, führen wir diese Aktion zweimal im Jahr durch. Es ist eine Gelegenheit für Mitarbeiter, alte, defekte Elektrogeräte von zu Hause zur Entsorgung mitzubringen und im Gegenzug gebrandetes Merchandising vom Unternehmen zu erhalten. Es gibt genügend Dienstleister auf dem Markt, die solche Services anbieten. Es funktioniert ganz einfach: Wir richten im Büro eine Sammelstelle ein, an die die Mitarbeiter die defekten Geräte bringen. Wer dafür ein Geschenk erhalten möchte, fotografiert das Mitgebrachte und schickt das Foto an den HSE-Spezialisten.
Der nächste Schritt ist reine Formsache: Der Transport des Gesammelten zur entsprechenden Annahmestelle muss organisiert werden. Hierfür gibt es zahlreiche Möglichkeiten.
Feedback zur Zufriedenheit und Fehlermeldungen.
Bei uns heißt diese Aktion „Werde gehört“. Im Grunde handelt es sich um eine jährliche Erhebung der Mitarbeiterzufriedenheit in Bezug auf die Arbeit, den Arbeitsplatz, die Arbeitsbedingungen und andere Aspekte. Im Rahmen dieser Befragung gibt es einen Block zum Arbeitsschutz, in dem die Mitarbeiter die Sicherheit ihres Arbeitsplatzes, die Arbeitsbedingungen und den Komfort bewerten und kommentieren. Alle Kommentare werden geprüft, analysiert und bearbeitet. Nach der Umsetzung erhalten die Mitarbeiter eine entsprechende Rückmeldung. Solche Maßnahmen sollten nur durchgeführt werden, wenn das Unternehmen bereit ist, die Kommentare aufzuarbeiten, offen mit den Mitarbeitern zu kommunizieren und Änderungen umzusetzen.
Ich empfehle außerdem, eine kontinuierliche Informationserfassung einzuführen, nämlich die Möglichkeit für Mitarbeiter, jederzeit Feedback zum Zustand des Büros, zu ihrem Arbeitsplatz und zu möglichen Problemen zu geben. Dieser Prozess ist sehr einfach zu implementieren, bietet aber viel Nutzen. Alles, was man braucht, ist ein Yandex- oder Google-Formular, das mit einer Tabelle verknüpft ist. Platzieren Sie die Kommunikation mit einem QR-Code in Gemeinschaftsbereichen, lesen Sie die Rückmeldungen und Vorschläge, setzen Sie Maßnahmen um und geben Sie Feedback.
Dank solcher Tools können Sie sowohl lokale als auch globale Probleme lösen: Reparaturen und Wartungen durchführen, Arbeitsplätze mit Möbeln nachrüsten, zusätzliche Beleuchtung installieren, Mitarbeiter mit Rückenproblemen mit orthopädischem Zubehör ausstatten oder die Raumnutzung rationaler und sicherer gestalten.
Audits.
Dies ist wahrscheinlich die offensichtlichste Maßnahme, aber sie ist ebenso wichtig. Man kann die Periodizität selbst festlegen (wir führen sie zum Beispiel alle zwei Wochen durch). Man muss verstehen, dass auch in einem Büro viel passiert: Reparaturarbeiten werden durchgeführt, Testwaren treffen ein, Geräte werden gewartet, Dinge gehen kaputt. Unsere Aufgabe ist es, Schwachstellen zu identifizieren und zu korrigieren. Wir wissen, dass Audits eine der effektivsten Methoden sind, um Mängel aufzudecken. Ihre Durchführung zeigt den Mitarbeitern die Bedeutung des Arbeitsschutzes in der Unternehmensagenda und bietet die Möglichkeit, sich bei Schwierigkeiten und Problemen direkt an einen Spezialisten zu wenden.
Bei uns ist die Durchführung von Audits weitgehend automatisiert. Sie erfolgen über Checklisten in einer speziellen mobilen App, wobei Verstöße per Foto dokumentiert werden. Basierend auf den Ergebnissen des Audits werden spezifische Aufgaben zugewiesen. Ich möchte jedoch betonen, dass das Fehlen einer speziellen App für Audits kein Hindernis darstellt. Sie können einen analogen Prozess auch mit Yandex- oder Google-Formularen oder anderen Werkzeugen erstellen.