Embora praticamente não existam máquinas, ferramentas, produtos químicos, equipamentos sob pressão e outros itens nos escritórios, eles não são absolutamente seguros; os riscos existem sempre e em todos os lugares.
O escritório deve servir de exemplo, e os colaboradores das unidades que o visitam devem ver exemplos aqui e absorver a atmosfera.
Aliás, é justamente nos escritórios que nascem as grandes iniciativas e diretrizes globais, o que significa que, ao influenciar os colaboradores do escritório, é possível melhorar a atitude em relação à segurança do trabalho nas unidades, sem a intervenção direta do departamento de HSE.
Gostaria de compartilhar algumas ideias boas e comprovadas para envolver os colaboradores na agenda de HSE:
Manutenção da limpeza.
Certamente, o seu escritório conta com um serviço de limpeza, com cronogramas, áreas e horários definidos. No entanto, é necessário habituar os colaboradores à sua própria responsabilidade e influência na limpeza.
Para isso, pode-se organizar um mutirão (muitos não gostam desta palavra; nós, por exemplo, chamamos de «Ordem Total»). No âmbito do evento, os colaboradores têm uma semana para organizar o seu local de trabalho: mesa, gaveteiro, armário, preencher um checklist e enviá-lo ao responsável. No final da semana, uma comissão de Facilities e HSE verifica se o checklist foi preenchido de forma objetiva. Selecionamos as TOP 10 salas que apresentaram as mudanças mais significativas e as equipamos com humidificadores de ar (um pedido frequente dos nossos colaboradores) ou pequenas colunas de som, o que também cria uma atmosfera positiva nas salas.
No último dia do evento, realizamos a arborização, que é uma oportunidade para os colaboradores plantarem uma pequena planta e decorarem o seu local de trabalho. Este evento não é caro, impacta significativamente a motivação dos colaboradores e funciona como um pequeno workshop de plantio, onde um especialista explica passo a passo as particularidades do plantio e do cuidado com as plantas. O especialista em plantio é qualquer colaborador da empresa que goste de jardinagem e queira realizar o evento por iniciativa própria.
Realizamos estes eventos duas vezes por ano; os colaboradores perguntam constantemente e aguardam ansiosamente pelo próximo. Na nossa empresa, até 60 pessoas podem inscrever-se para a arborização (capacidade máxima das salas de reunião). Aliás, em 2023, todas as vagas disponíveis esgotaram-se apenas 20 minutos após a publicação do evento.
Muitos perguntarão «o que é que isto traz de benefício»?
Olhando apenas superficialmente, pode-se dizer que os colaboradores:
Eletro-outono e eletro-primavera.
Como o nome sugere, realizamos este evento duas vezes por ano. É uma oportunidade para os colaboradores trazerem de casa equipamentos eletrónicos velhos ou avariados para reciclagem e, em troca, receberem merchandising da empresa. Existem fornecedores suficientes no mercado que prestam estes serviços. Funciona de forma simples: criamos um ponto de recolha no escritório onde os colaboradores deixam os equipamentos avariados; quem quiser receber um brinde tira uma fotografia ao que trouxe e envia-a ao especialista de HSE.
O passo seguinte é uma questão de logística: é necessário organizar a entrega do material acumulado no ponto de recolha correspondente; existem várias opções de como isto pode ser feito.
Recolha de informações sobre satisfação e oportunidade de reportar problemas.
Na nossa empresa, este evento chama-se «Seja Ouvido». Essencialmente, é uma recolha anual de informações sobre a satisfação dos colaboradores com o trabalho, o local de trabalho, as condições laborais, entre outros aspetos. No âmbito deste evento, existe um bloco de HSE onde os colaboradores avaliam e comentam a segurança do seu local de trabalho, as condições e o conforto. Todos os comentários são analisados e as questões resolvidas; após a resolução, os colaboradores recebem a informação correspondente. Tais eventos devem ser realizados se a empresa estiver disposta a trabalhar os comentários, comunicar abertamente com os colaboradores e implementar mudanças.
Recomendo também a implementação de uma recolha contínua de informações, nomeadamente a possibilidade de os colaboradores darem feedback sobre o estado do escritório, o seu local de trabalho e possíveis problemas. O processo é muito fácil de implementar e traz muitos benefícios. Tudo o que é necessário é criar um formulário Yandex ou Google, ligá-lo a uma folha de cálculo, colocar a comunicação com um código QR nas áreas comuns e, a partir daí, ler as opiniões e sugestões, implementar medidas e dar feedback.
Graças a estas ferramentas, pode resolver problemas locais e globais: realizar reparações e manutenção; equipar os locais com mobiliário; instalar iluminação adicional; fornecer acessórios ortopédicos aos colaboradores com problemas de coluna; tornar o uso do espaço mais racional e seguro.
Auditorias.
Provavelmente o evento mais óbvio, mas também é importante. Pode-se definir a periodicidade (nós, por exemplo, realizamo-las a cada 2 semanas). É preciso compreender que também acontecem muitas coisas no escritório: realizam-se trabalhos de reparação, chegam produtos para teste, faz-se a manutenção de equipamentos, algo avaria, e a nossa tarefa é identificar os pontos problemáticos e corrigi-los. Sabemos que as auditorias são uma das formas mais eficazes de detetar falhas; a sua realização mostra aos colaboradores a importância do HSE na agenda da empresa e oferece a oportunidade de contactar um especialista para resolver as suas dificuldades e problemas.
Na nossa empresa, a realização de auditorias é bastante automatizada; são feitas através de checklists numa aplicação móvel específica, e as irregularidades são registadas com fotos. Com base nos resultados da auditoria, são atribuídas tarefas específicas. No entanto, gostaria de salientar que a ausência de uma aplicação específica para auditorias não é uma barreira. Pode criar um processo semelhante utilizando formulários Yandex ou Google, ou outras ferramentas.