Mặc dù trong văn phòng hầu như không có máy móc, công cụ, hóa chất, thiết bị áp lực và những thứ tương tự, nhưng chúng không hoàn toàn an toàn; rủi ro luôn tồn tại ở mọi nơi và mọi lúc.
Văn phòng nên là một ví dụ điển hình, và nhân viên từ các bộ phận khác khi đến thăm nên thấy được những tấm gương và cảm nhận được bầu không khí tại đây.
Nhân tiện, chính tại văn phòng là nơi nảy sinh các sáng kiến quy mô lớn và các chỉ thị toàn cầu, điều đó có nghĩa là bằng cách tác động đến nhân viên văn phòng, chúng ta có thể cải thiện thái độ đối với an toàn lao động ở các bộ phận mà không cần sự tham gia trực tiếp của bộ phận HSE.
Tôi muốn chia sẻ một số ý tưởng hay và đã được kiểm chứng để thu hút nhân viên vào chương trình nghị sự HSE:
Duy trì sự sạch sẽ.
Chắc chắn văn phòng của bạn có dịch vụ vệ sinh với lịch trình, khu vực và thời gian dọn dẹp cụ thể. Tuy nhiên, nhân viên cần được rèn luyện về trách nhiệm cá nhân và tầm ảnh hưởng của họ đối với sự sạch sẽ.
Để làm điều này, bạn có thể tổ chức một ngày hội dọn dẹp (nhiều người không thích từ này, ví dụ chúng tôi gọi đó là «Trật tự toàn diện»). Trong khuôn khổ sự kiện, nhân viên được cho một tuần để sắp xếp lại nơi làm việc của mình: bàn làm việc, tủ đồ, ngăn kéo, điền vào danh sách kiểm tra (checklist) và gửi cho nhân viên phụ trách. Sau khi kết thúc tuần, một hội đồng gồm bộ phận hành chính và HSE sẽ kiểm tra xem checklist có được điền khách quan hay không. Chúng tôi chọn ra TOP 10 phòng có những thay đổi đáng kể nhất và trang bị cho các phòng này máy tạo độ ẩm (một yêu cầu thường xuyên của nhân viên chúng tôi) hoặc loa nhỏ, điều này cũng tạo ra bầu không khí tích cực trong phòng.
Vào ngày cuối cùng của sự kiện, chúng tôi tổ chức hoạt động phủ xanh, đây là cơ hội để nhân viên tự trồng một cây nhỏ và trang trí nơi làm việc của mình. Sự kiện này không tốn kém nhưng ảnh hưởng đáng kể đến động lực của nhân viên và là một buổi hướng dẫn nhỏ về cách trồng cây, nơi chuyên gia sẽ hướng dẫn từng bước về đặc điểm trồng và chăm sóc cây. Chuyên gia trồng cây có thể là bất kỳ nhân viên nào trong công ty yêu thích làm vườn và muốn tự nguyện tổ chức sự kiện.
Chúng tôi tổ chức các sự kiện như vậy hai lần một năm, nhân viên liên tục hỏi thăm và mong chờ sự kiện tiếp theo. Tại công ty chúng tôi, có tới 60 người có thể đăng ký tham gia phủ xanh (sức chứa tối đa của các phòng họp). Nhân tiện, vào năm 2023, tất cả các chỗ trống đã hết chỉ sau 20 phút kể từ khi công bố sự kiện.
Nhiều người sẽ hỏi «điều này mang lại lợi ích gì»?
Chỉ nhìn lướt qua, có thể nói rằng nhân viên:
Thu điện tử mùa thu và Thu điện tử mùa xuân.
Đúng như tên gọi, chúng tôi tổ chức sự kiện này hai lần một năm. Đây là cơ hội để nhân viên mang thiết bị điện tử cũ, hỏng từ nhà đến để tiêu hủy, và đổi lại nhận được quà tặng thương hiệu từ công ty. Trên thị trường có đủ các nhà thầu cung cấp dịch vụ này. Cách thức hoạt động rất đơn giản: chúng tôi tạo một điểm thu gom tại văn phòng, nơi nhân viên mang thiết bị hỏng đến; những ai muốn nhận quà sẽ chụp ảnh những gì họ mang đến và gửi ảnh cho chuyên gia HSE.
Việc tiếp theo cần làm là vấn đề kỹ thuật, cần tổ chức vận chuyển số lượng tích lũy được đến điểm tiếp nhận tương ứng, có rất nhiều phương án để thực hiện điều này.
Thu thập thông tin về sự hài lòng và cơ hội báo cáo vấn đề.
Tại công ty chúng tôi, sự kiện này được gọi là «Hãy để tiếng nói được lắng nghe». Về bản chất, đây là hoạt động thu thập thông tin hàng năm về sự hài lòng của nhân viên đối với công việc, nơi làm việc, điều kiện lao động và các vấn đề khác. Trong khuôn khổ sự kiện này, có một phần về HSE, nơi nhân viên đánh giá và đưa ra ý kiến về sự an toàn tại nơi làm việc, điều kiện lao động và sự thoải mái. Tất cả các ý kiến đều được xem xét, phân tích và khắc phục, sau khi khắc phục xong nhân viên sẽ nhận được thông tin phản hồi tương ứng. Những sự kiện như vậy nên được thực hiện nếu công ty sẵn sàng xử lý các ý kiến, giao tiếp cởi mở với nhân viên và thực hiện các thay đổi.
Tôi cũng khuyên bạn nên triển khai việc thu thập thông tin thường xuyên, cụ thể là cơ hội để nhân viên đưa ra phản hồi về tình trạng văn phòng, nơi làm việc của họ và các vấn đề có thể xảy ra. Quy trình này rất dễ triển khai nhưng mang lại nhiều lợi ích. Tất cả những gì cần làm là tạo một biểu mẫu Yandex hoặc Google Form, liên kết nó với một bảng tính, đặt thông tin liên lạc kèm mã QR ở các khu vực chung, sau đó đọc các đánh giá và đề xuất, triển khai các biện pháp và đưa ra phản hồi.
Nhờ những công cụ như vậy, bạn có thể giải quyết cả các vấn đề cục bộ và toàn cầu: thực hiện sửa chữa và bảo trì; trang bị thêm nội thất cho các vị trí; lắp đặt thêm hệ thống chiếu sáng; trang bị phụ kiện chỉnh hình cho những nhân viên gặp vấn đề về lưng; làm cho việc sử dụng không gian trở nên hợp lý và an toàn hơn.
Kiểm tra (Audits).
Có lẽ đây là hoạt động hiển nhiên nhất, nhưng nó cũng rất quan trọng. Bạn có thể tự xác định định kỳ (ví dụ, chúng tôi thực hiện 2 tuần một lần). Cần hiểu rằng trong văn phòng cũng có nhiều việc xảy ra: các công việc sửa chữa được thực hiện, hàng hóa được đưa đến để thử nghiệm, thiết bị được bảo trì, một số thứ bị hỏng và nhiệm vụ của chúng ta là xác định các điểm yếu và điều chỉnh chúng. Chúng ta biết rằng kiểm tra là một trong những cách hiệu quả nhất để phát hiện thiếu sót, việc thực hiện kiểm tra cho nhân viên thấy tầm quan trọng của HSE trong chương trình nghị sự của công ty, đồng thời tạo cơ hội để họ tìm đến chuyên gia giải quyết các khó khăn và vấn đề của mình.
Việc thực hiện kiểm tra của chúng tôi khá tự động hóa, chúng được thực hiện theo checklist trong một ứng dụng di động chuyên dụng, các vi phạm được ghi lại bằng hình ảnh. Sau kết quả kiểm tra, các nhiệm vụ cụ thể sẽ được phân công. Tuy nhiên, tôi muốn lưu ý rằng việc thiếu một ứng dụng kiểm tra chuyên dụng không phải là rào cản. Bạn cũng có thể tạo một quy trình tương tự bằng cách sử dụng chính các biểu mẫu Yandex hoặc Google Form, hoặc các công cụ khác.