ความปลอดภัยในการทำงานในออฟฟิศ

แม้ว่าในออฟฟิศจะแทบไม่มีเครื่องจักร เครื่องมือ สารเคมี อุปกรณ์แรงดันสูง หรือสิ่งอื่น ๆ ที่คล้ายคลึงกัน แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าจะปลอดภัยอย่างสมบูรณ์ เพราะความเสี่ยงนั้นมีอยู่เสมอและทุกที่

ออฟฟิศควรเป็นแบบอย่าง และพนักงานจากหน่วยงานต่าง ๆ ที่เข้ามาติดต่อควรจะได้เห็นตัวอย่างที่ดีและซึมซับบรรยากาศด้านความปลอดภัยจากที่นี่

นอกจากนี้ ความคิดริเริ่มขนาดใหญ่และคำสั่งระดับสากลมักเกิดขึ้นในออฟฟิศ ดังนั้น การสร้างอิทธิพลต่อพนักงานออฟฟิศจึงสามารถช่วยปรับปรุงทัศนคติต่อความปลอดภัยในการทำงานในหน่วยงานต่าง ๆ ได้ โดยที่ฝ่ายความปลอดภัยไม่จำเป็นต้องลงไปจัดการโดยตรงในทุกขั้นตอน

ผมขอแบ่งปันไอเดียดี ๆ ที่ผ่านการพิสูจน์แล้วในการดึงดูดพนักงานให้เข้ามามีส่วนร่วมในวาระด้าน HSE:

การรักษาความสะอาด

แน่นอนว่าในออฟฟิศของคุณคงมีบริการทำความสะอาดที่มีตารางเวลา พื้นที่ และเวลาทำความสะอาดที่ชัดเจนอยู่แล้ว แต่พนักงานจำเป็นต้องได้รับการปลูกฝังให้มีความรับผิดชอบต่อตนเองและตระหนักถึงอิทธิพลที่มีต่อความสะอาด

เพื่อการนี้ คุณสามารถจัดกิจกรรมทำความสะอาดครั้งใหญ่ (หลายคนอาจไม่ชอบคำนี้ เราจึงเรียกมันว่า «ความเป็นระเบียบเรียบร้อยสมบูรณ์») ภายใต้กิจกรรมนี้ พนักงานจะมีเวลาหนึ่งสัปดาห์ในการจัดระเบียบพื้นที่ทำงานของตนเอง ไม่ว่าจะเป็นโต๊ะทำงาน ลิ้นชัก หรือตู้เก็บของ พร้อมทั้งกรอกเช็คลิสต์และส่งให้พนักงานที่รับผิดชอบ เมื่อสิ้นสุดสัปดาห์ คณะกรรมการจากฝ่ายธุรการและฝ่ายความปลอดภัยจะตรวจสอบว่าเช็คลิสต์นั้นถูกกรอกตามความเป็นจริงหรือไม่ เราจะคัดเลือกห้องทำงาน 10 อันดับแรกที่มีการเปลี่ยนแปลงชัดเจนที่สุด และติดตั้งเครื่องเพิ่มความชื้นในอากาศ (ซึ่งเป็นสิ่งที่พนักงานเรียกร้องบ่อยครั้ง) หรือลำโพงขนาดเล็กให้ ซึ่งช่วยสร้างบรรยากาศที่ดีในห้องทำงานด้วย

ในวันสุดท้ายของกิจกรรม เราจะมีการจัดสวน ซึ่งเป็นโอกาสให้พนักงานได้ปลูกต้นไม้เล็ก ๆ ของตัวเองเพื่อตกแต่งโต๊ะทำงาน กิจกรรมนี้มีค่าใช้จ่ายไม่สูงแต่ส่งผลอย่างมากต่อแรงจูงใจของพนักงาน และยังเป็นเวิร์กชอปเล็ก ๆ ในการปลูกต้นไม้ โดยมีผู้เชี่ยวชาญมาแนะนำขั้นตอนการปลูกและการดูแลรักษาอย่างละเอียด ซึ่งผู้เชี่ยวชาญที่ว่านี้ก็คือพนักงานคนใดก็ได้ในบริษัทที่มีใจรักในการทำสวนและอาสามาจัดกิจกรรมด้วยตนเอง

เราจัดกิจกรรมแบบนี้ปีละสองครั้ง พนักงานมักจะสอบถามและตั้งตารอกิจกรรมครั้งต่อไปอยู่เสมอ ในบริษัทของเรา มีพนักงานลงชื่อเข้าร่วมกิจกรรมจัดสวนได้สูงสุดถึง 60 คน (ตามความจุสูงสุดของห้องประชุม) และที่น่าสนใจคือในปี 2023 ที่นั่งทั้งหมดถูกจองเต็มภายในเวลาเพียง 20 นาทีหลังจากประกาศกิจกรรม

หลายคนอาจถามว่า «แล้วมันได้อะไร?»

หากมองเพียงผิวเผิน เราสามารถบอกได้ว่าพนักงานจะ:

• ทำความสะอาดฝุ่นจากเฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์ ซึ่งหมายถึงการได้หายใจเอาอากาศที่มีคุณภาพดีขึ้นเข้าสู่ร่างกาย
• ปรับเปลี่ยนมุมมองต่อตู้หรือลิ้นชักที่รกรุงรัง และกำจัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไป ซึ่งช่วยเพิ่มพื้นที่ว่างในออฟฟิศ
• ได้รับแรงจูงใจและของขวัญ
• ตระหนักถึงบทบาทของตนเองและเริ่มก้าวแรกสู่การรักษาสิ่งแวดล้อม (ใช่ครับ ต้นไม้เล็ก ๆ ต้นเดียวอาจไม่ใช่การแก้ปัญหาสิ่งแวดล้อมทั้งหมด แต่มันคือการเริ่มต้น)

Electro-autumn และ Electro-spring

ตามชื่อเลยครับ เราจัดกิจกรรมนี้ปีละสองครั้ง เป็นโอกาสให้พนักงานนำเครื่องใช้ไฟฟ้าเก่าหรือที่เสียแล้วจากที่บ้านมาทิ้งเพื่อรีไซเคิลอย่างถูกต้อง และได้รับของที่ระลึกแบรนด์บริษัทเป็นการตอบแทน ในตลาดมีผู้รับเหมาจำนวนมากที่ให้บริการด้านนี้ ขั้นตอนก็ง่ายมาก เราจัดจุดรับบริจาคในออฟฟิศให้พนักงานนำอุปกรณ์ที่เสียมาวาง ใครที่ต้องการรับของขวัญก็เพียงแค่ถ่ายรูปสิ่งที่นำมาส่งให้เจ้าหน้าที่ความปลอดภัย

ขั้นตอนต่อไปคือเรื่องของเทคนิค โดยต้องจัดเตรียมการขนส่งอุปกรณ์ที่รวบรวมได้ไปยังจุดรับขยะอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสม ซึ่งมีหลากหลายวิธีในการดำเนินการ

การเก็บข้อมูลความพึงพอใจและโอกาสในการแจ้งปัญหา

กิจกรรมของเราเรียกว่า «Be Heard» (รับฟังเสียงของคุณ) โดยพื้นฐานแล้วคือการเก็บข้อมูลประจำปีเกี่ยวกับความพึงพอใจของพนักงานต่อการทำงาน สถานที่ทำงาน สภาพแวดล้อมในการทำงาน และเรื่องอื่น ๆ ภายใต้กิจกรรมนี้จะมีส่วนของความปลอดภัยในการทำงานที่พนักงานสามารถประเมินและให้ความเห็นเกี่ยวกับความปลอดภัยของพื้นที่ทำงาน สภาพการทำงาน และความสะดวกสบาย ทุกความคิดเห็นจะได้รับการพิจารณา วิเคราะห์ และแก้ไข และหลังจากแก้ไขแล้ว พนักงานจะได้รับแจ้งข้อมูลกลับ กิจกรรมเช่นนี้ควรจัดขึ้นหากบริษัทพร้อมที่จะนำความคิดเห็นไปปรับปรุง สื่อสารกับพนักงานอย่างเปิดเผย และนำการเปลี่ยนแปลงมาใช้จริง

นอกจากนี้ ผมขอแนะนำให้มีการเก็บข้อมูลอย่างต่อเนื่อง โดยให้พนักงานสามารถให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับสภาพออฟฟิศ พื้นที่ทำงาน และปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา กระบวนการนี้ทำได้ง่ายมากแต่ให้ประโยชน์มหาศาล สิ่งที่ต้องทำคือสร้างฟอร์มใน Yandex หรือ Google ผูกเข้ากับตารางข้อมูล ติดการสื่อสารพร้อม QR Code ในพื้นที่ส่วนกลาง จากนั้นก็คอยอ่านรีวิวและข้อเสนอแนะ นำไปปรับปรุง และให้ข้อมูลย้อนกลับ

ด้วยเครื่องมือเหล่านี้ คุณสามารถแก้ปัญหาได้ทั้งในระดับท้องถิ่นและระดับสากล เช่น การซ่อมแซมและบำรุงรักษา การจัดหาเฟอร์นิเจอร์เพิ่มเติม การติดตั้งแสงสว่างเพิ่ม การจัดหาอุปกรณ์จัดสรีระให้กับพนักงานที่มีปัญหาเรื่องหลัง รวมถึงการใช้พื้นที่ให้เกิดประโยชน์สูงสุดและปลอดภัยยิ่งขึ้น

การตรวจประเมิน (Audits)

นี่อาจเป็นกิจกรรมที่ชัดเจนที่สุด แต่ก็สำคัญมากเช่นกัน คุณสามารถกำหนดความถี่ได้เอง (เช่น เราตรวจทุก 2 สัปดาห์) ต้องเข้าใจว่าในออฟฟิศมีเหตุการณ์เกิดขึ้นมากมาย ทั้งการซ่อมแซม การนำสินค้ามาทดสอบ การบำรุงรักษาอุปกรณ์ หรือสิ่งของที่ชำรุด หน้าที่ของเราคือการระบุจุดที่เป็นปัญหาและแก้ไข เราทราบดีว่าการตรวจประเมินเป็นหนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการหาข้อบกพร่อง การดำเนินการนี้แสดงให้พนักงานเห็นถึงความสำคัญของ HSE ในวาระของบริษัท และยังเปิดโอกาสให้พนักงานได้ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญเพื่อแก้ไขความลำบากหรือปัญหาของพวกเขา

การตรวจประเมินของเราค่อนข้างเป็นระบบอัตโนมัติ โดยใช้เช็คลิสต์ในแอปพลิเคชันมือถือเฉพาะทาง มีการบันทึกการกระทำผิดด้วยรูปถ่าย และมีการมอบหมายงานตามผลการตรวจ อย่างไรก็ตาม ผมอยากเน้นย้ำว่าการไม่มีแอปพลิเคชันเฉพาะไม่ใช่ปัญหา คุณสามารถสร้างกระบวนการที่คล้ายกันได้โดยใช้ Yandex, Google Forms หรือเครื่องมืออื่น ๆ