Meskipun di kantor hampir tidak ada mesin, peralatan, bahan kimia, peralatan bertekanan, dan hal lainnya, kantor tidak sepenuhnya aman; risiko selalu ada di mana saja.
Kantor harus menjadi contoh, dan karyawan dari unit lain yang berkunjung harus melihat contoh tersebut dan merasakan atmosfernya di sini.
Ngomong-ngomong, justru di kantoranlah inisiatif skala besar dan instruksi global lahir. Artinya, dengan memengaruhi karyawan kantor, kita dapat meningkatkan sikap terhadap keselamatan kerja di berbagai unit tanpa keterlibatan langsung dari departemen HSE.
Saya ingin berbagi beberapa ide bagus dan teruji untuk melibatkan karyawan dalam agenda HSE:
Menjaga Kebersihan.
Tentu saja, kantor Anda memiliki layanan pembersihan dengan jadwal, area, dan waktu pembersihan yang sudah ditentukan. Namun, karyawan perlu dibiasakan untuk memiliki tanggung jawab pribadi dan pengaruh terhadap kebersihan.
Untuk itu, Anda bisa menyelenggarakan kerja bakti (banyak yang tidak suka kata ini, kami misalnya menyebutnya "Kerapian Total"). Dalam acara ini, karyawan diberi waktu satu minggu untuk merapikan tempat kerja mereka: meja, laci, lemari, mengisi daftar periksa (checklist), dan mengirimkannya kepada staf yang bertanggung jawab. Di akhir minggu, komisi dari bagian umum dan HSE akan memeriksa apakah daftar periksa diisi secara objektif. Kami memilih 10 ruangan terbaik yang mengalami perubahan paling signifikan dan melengkapinya dengan pelembap udara (permintaan yang sering diajukan karyawan kami) atau speaker kecil, yang juga menciptakan suasana positif di dalam ruangan.
Pada hari terakhir acara, kami mengadakan penghijauan. Ini adalah kesempatan bagi karyawan untuk menanam tanaman kecil dan menghiasi meja kerja mereka. Acara ini tidak mahal dan sangat memengaruhi motivasi karyawan, serta menjadi lokakarya penanaman singkat di mana seorang spesialis menjelaskan langkah demi langkah tentang fitur penanaman dan perawatan tanaman. Spesialis penanaman ini bisa siapa saja dari karyawan perusahaan yang hobi berkebun dan ingin mengadakan acara tersebut atas inisiatif sendiri.
Kami mengadakan acara seperti ini dua kali setahun; karyawan terus bertanya dan menantikannya. Di perusahaan kami, hingga 60 orang dapat mendaftar untuk penghijauan (kapasitas maksimal ruang rapat). Omong-omong, pada tahun 2023, semua slot yang tersedia habis hanya dalam waktu 20 menit setelah acara diumumkan.
Banyak yang akan bertanya "apa manfaatnya"?
Secara garis besar, dapat dikatakan bahwa karyawan:
Musim Gugur Elektro dan Musim Semi Elektro.
Sesuai namanya, kami mengadakan acara ini dua kali setahun. Ini adalah kesempatan bagi karyawan untuk membawa peralatan elektronik tua atau rusak dari rumah untuk didaur ulang, dan sebagai imbalannya mendapatkan merchandise bermerek dari perusahaan. Ada cukup banyak kontraktor di pasar yang menyediakan layanan tersebut. Cara kerjanya sederhana: kami membuat titik pengumpulan di kantor tempat karyawan membawa peralatan yang rusak. Mereka yang ingin mendapatkan hadiah harus memotret barang yang dibawa dan mengirimkan fotonya ke spesialis HSE.
Langkah selanjutnya adalah masalah teknis; perlu mengatur pengiriman barang yang terkumpul ke titik penerimaan yang sesuai. Ada banyak pilihan cara untuk melakukannya.
Pengumpulan Informasi Kepuasan dan Kesempatan Melaporkan Masalah.
Di tempat kami, acara ini disebut "Jadilah Terdengar". Pada dasarnya, ini adalah pengumpulan informasi tahunan tentang kepuasan karyawan terhadap pekerjaan, tempat kerja, kondisi kerja, dan hal lainnya. Dalam acara ini, terdapat blok HSE di mana karyawan menilai dan memberikan komentar tentang keamanan tempat kerja, kondisi kerja, dan kenyamanan mereka. Semua komentar ditinjau, dianalisis, dan ditindaklanjuti, dan setelah perbaikan dilakukan, karyawan menerima informasi terkait. Acara seperti ini harus dilakukan jika perusahaan siap untuk menindaklanjuti komentar, berkomunikasi secara terbuka dengan karyawan, dan menerapkan perubahan.
Saya juga merekomendasikan penerapan pengumpulan informasi secara berkelanjutan, yaitu kesempatan bagi karyawan untuk memberikan umpan balik tentang kondisi kantor, tempat kerja mereka, dan kemungkinan masalah. Proses ini sangat mudah diterapkan tetapi memberikan banyak manfaat. Yang Anda butuhkan hanyalah membuat formulir Yandex atau Google, menghubungkannya ke tabel, menempatkan komunikasi dengan kode QR di area publik, lalu membaca ulasan serta saran, menerapkan tindakan, dan memberikan umpan balik.
Berkat alat-alat tersebut, Anda dapat menyelesaikan masalah lokal maupun global: melakukan perbaikan dan pemeliharaan; melengkapi area dengan furnitur; memasang pencahayaan tambahan; melengkapi tempat kerja karyawan yang memiliki masalah punggung dengan perlengkapan ortopedi; serta membuat penggunaan ruang menjadi lebih rasional dan aman.
Audit.
Mungkin ini adalah kegiatan yang paling jelas, tetapi juga sangat penting. Anda dapat menentukan sendiri frekuensinya (kami, misalnya, melakukannya setiap 2 minggu). Perlu dipahami bahwa banyak hal terjadi di kantor: pekerjaan perbaikan dilakukan, barang untuk pengujian datang, peralatan diservis, ada yang rusak, dan tugas kita adalah mengidentifikasi titik masalah serta memperbaikinya. Kita tahu bahwa audit adalah salah satu cara paling efektif untuk menemukan kekurangan. Pelaksanaannya menunjukkan kepada karyawan pentingnya HSE dalam agenda perusahaan, serta memberikan kesempatan untuk menghubungi spesialis guna menyelesaikan kesulitan dan masalah mereka.
Di tempat kami, pelaksanaan audit sudah cukup terotomatisasi; audit dilakukan menggunakan daftar periksa di aplikasi seluler khusus, dan pelanggaran dicatat dengan foto. Berdasarkan hasil audit, tugas-tugas tertentu akan ditetapkan. Namun, saya ingin menekankan bahwa tidak adanya aplikasi khusus untuk audit bukanlah penghalang. Anda juga dapat membuat proses serupa menggunakan formulir Yandex atau Google, atau alat lainnya.