사무실에는 기계, 공구, 화학 물질, 가압 장비 등이 거의 없지만, 그렇다고 해서 완전히 안전한 것은 아닙니다. 위험은 언제 어디서나 존재하기 때문입니다.
사무실은 모범이 되어야 하며, 사무실을 방문하는 현장 부서 직원들은 이곳에서 안전의 본보기를 확인하고 그 분위기를 체감할 수 있어야 합니다.
실제로 대규모 이니셔티브와 글로벌 지침은 사무실에서 시작됩니다. 따라서 사무실 직원들의 인식을 변화시키면 안전 관리 부서가 직접 개입하지 않고도 현장 부서의 산업안전보건에 대한 태도를 개선할 수 있습니다.
직원들을 HSE 과제에 참여시키기 위한 검증된 몇 가지 좋은 아이디어를 공유하고자 합니다.
청결 유지
아마 여러분의 사무실에도 정해진 일정, 구역, 시간에 맞춰 청소를 담당하는 전문 업체가 있을 것입니다. 하지만 직원들에게도 청결에 대한 스스로의 책임과 영향력을 인식시켜야 합니다.
이를 위해 환경 미화의 날(많은 이들이 '대청소'라는 단어를 선호하지 않아 저희는 이를 "완벽한 정리"라고 부릅니다)을 운영할 수 있습니다. 행사 기간 중 직원들에게는 책상, 서랍장, 캐비닛 등 자신의 작업 공간을 정리할 수 있는 일주일의 시간이 주어지며, 체크리스트를 작성해 담당자에게 제출합니다. 일주일이 지나면 총무팀과 HSE 부서로 구성된 위원회가 체크리스트가 객관적으로 작성되었는지 확인합니다. 가장 큰 변화가 있었던 상위 10개 사무실을 선정하여 직원들이 자주 요청하는 가습기나 소형 스피커를 증정하며, 이는 사무실 분위기를 긍정적으로 만드는 데 기여합니다.
행사의 마지막 날에는 '오피스 가드닝'을 진행합니다. 직원들이 직접 작은 식물을 심어 자신의 책상을 꾸밀 수 있는 기회입니다. 이 행사는 비용이 많이 들지 않으면서도 직원들의 동기 부여에 큰 영향을 미치며, 전문가가 식물 심기와 관리법을 단계별로 설명해 주는 미니 마스터 클래스 역할도 합니다. 여기서 전문가는 원예에 관심이 있어 자발적으로 행사를 진행하고자 하는 사내 직원 누구나 될 수 있습니다.
저희는 이러한 행사를 연 2회 실시하고 있으며, 직원들은 항상 관심을 가지고 다음 행사를 손꼽아 기다립니다. 저희 회사의 경우 가드닝 신청 인원은 최대 60명(회의실 수용 인원 기준)입니다. 참고로 2023년에는 행사 공지 후 단 20분 만에 모든 자리가 마감되었습니다.
많은 분이 "이게 어떤 효과가 있나요?"라고 물으실 것입니다.
주요 효과만 간단히 살펴보면 직원들은 다음과 같은 이점을 얻습니다.
전자제품 수거의 계절: 가을과 봄
이름에서 알 수 있듯이 이 행사는 일 년에 두 번 진행됩니다. 직원들이 집에서 오래되거나 고장 난 가전제품을 가져와 폐기하고, 그 대가로 회사의 브랜드 굿즈를 받을 수 있는 기회입니다. 시장에는 이러한 서비스를 제공하는 업체가 충분히 많습니다. 운영 방식은 간단합니다. 사무실에 수거함을 설치하고 직원들이 고장 난 기기를 가져오면, 선물을 원하는 직원은 가져온 물건을 사진으로 찍어 HSE 담당자에게 전송하면 됩니다.
그다음 단계는 실무적인 부분으로, 수거된 물품을 해당 재활용 센터로 운송하는 것입니다. 이를 처리할 수 있는 방법은 다양합니다.
만족도 조사 및 문제 보고 채널 구축
저희는 이를 "경청의 시간(Be Heard)"이라고 부릅니다. 기본적으로 업무, 작업 공간, 근로 조건 등에 대한 직원 만족도를 매년 조사하는 행사입니다. 이 과정에서 산업안전보건 섹션을 두어 직원들이 자신의 작업 공간의 안전성, 근로 조건 및 쾌적함에 대해 평가하고 의견을 남기도록 합니다. 모든 의견은 검토 및 분석을 거쳐 개선되며, 조치 완료 후 직원들에게 피드백을 제공합니다. 이러한 행사는 회사가 직원의 의견을 적극적으로 수렴하고 소통하며 변화를 도입할 준비가 되어 있을 때 실시해야 합니다.
또한 사무실 상태, 작업 공간 및 잠재적 문제에 대해 직원들이 상시 피드백을 줄 수 있는 시스템을 도입할 것을 권장합니다. 도입 과정은 매우 간단하지만 효과는 큽니다. Google 설문지 등을 활용해 양식을 만들고 이를 스프레드시트와 연동한 뒤, 공용 공간에 QR 코드가 포함된 안내문을 부착하기만 하면 됩니다. 이후 접수된 의견과 제안을 확인하고 개선 조치를 시행한 뒤 피드백을 주면 됩니다.
이러한 도구를 통해 국지적인 문제부터 전사적인 문제까지 해결할 수 있습니다. 수리 및 유지보수, 가구 추가 배치, 조명 추가 설치, 허리 통증이 있는 직원을 위한 인체공학적 용품 지원 등을 통해 공간을 더욱 합리적이고 안전하게 활용할 수 있습니다.
감사(Audit)
가장 뻔한 활동처럼 보일 수 있지만 매우 중요합니다. 주기는 자율적으로 정할 수 있습니다(저희는 2주마다 실시합니다). 사무실에서도 수리 작업, 테스트용 제품 반입, 장비 점검, 고장 등 많은 일이 일어난다는 점을 이해해야 합니다. 우리의 과제는 이러한 문제 지점을 찾아내고 수정하는 것입니다. 감사는 결함을 발견하는 가장 효과적인 방법 중 하나이며, 이를 통해 직원들에게 회사가 산업안전보건을 얼마나 중요하게 여기는지 보여줄 수 있습니다. 또한 직원들이 전문가에게 직접 어려움이나 문제를 상담할 기회도 제공합니다.
저희의 감사 프로세스는 상당히 자동화되어 있습니다. 전용 모바일 앱의 체크리스트를 통해 진행하며, 위반 사항은 사진으로 기록합니다. 감사 결과에 따라 특정 과제가 할당됩니다. 하지만 전용 앱이 없다고 해서 포기할 필요는 없습니다. Google 설문지나 다른 도구를 활용해서도 충분히 동일한 프로세스를 구축할 수 있습니다.