Puente de comunicación: secretos de la comunicación productiva con contratistas en cada etapa

Desde la selección hasta la finalización del proyecto: por qué se necesita un sistema de comunicación

La interacción con empresas contratistas es uno de los procesos más complejos en la gestión de HSE. El ponente analiza por qué la comunicación debe impregnar todas las etapas del trabajo con el contratista, desde su selección hasta el balance de fin de año. La presentación examina en detalle la experiencia de construir un sistema multinivel de reuniones y encuentros, que permite no solo controlar el cumplimiento de los requisitos, sino también involucrar a la dirección de las empresas contratistas en el proceso de gestión de riesgos.

Etapa 1: Evaluación del compromiso al inicio

El primer paso para establecer la comunicación es una entrevista con el director de la empresa contratista. El ponente muestra con un ejemplo que, incluso si la empresa ha superado con éxito una auditoría in situ, el bajo compromiso de su director con las cuestiones de seguridad puede convertirse en un factor de riesgo crítico. Durante la entrevista, utilizando una lista de verificación digitalizada, se evalúa la comprensión de los objetivos, los métodos de control y la investigación de incidentes. La puntuación obtenida sirve como indicador para elegir la estrategia de interacción futura.

Etapa 2: Movilización y formación inicial

Para evitar situaciones en las que el contratista alegue desconocimiento de los requisitos, se lleva a cabo una reunión de inicio. En ella se discuten en detalle las normas de seguridad, los requisitos para el transporte, los equipos de elevación y los procedimientos de acceso. A esto le sigue una formación inicial para todos los empleados del contratista, donde se comunican los valores de la empresa y las herramientas de desarrollo. El volumen de información se adapta según el público objetivo: directivos, personal técnico o trabajadores.

Etapa 3: Sistema multinivel de reuniones durante el trabajo

Para mantener un control constante y una respuesta rápida a las infracciones, se ha implementado un sistema de reuniones periódicas:

• Reuniones de cambio de turno: Realizadas diariamente por los directores de proyecto del contratista. El cliente actúa como observador, controlando la comunicación de información sobre infracciones, paradas de trabajo y medidas relacionadas con los permisos de trabajo.
• Reuniones diarias breves: Encuentros cortos de 15 minutos con los directores de proyecto para discutir las infracciones e incidentes actuales.
• Comités semanales y reuniones individuales: En los comités se analiza la dinámica de las evaluaciones de los contratistas y las infracciones sistémicas. Se celebran reuniones individuales con los contratistas problemáticos, con la participación de los directores generales, para desarrollar medidas correctivas.
• Días de Proyecto y Días de Seguridad mensuales: Balance del mes, análisis de estadísticas y no conformidades sistémicas. En los Días de Seguridad, los contratistas informan de forma autónoma sobre la resolución de problemas y proponen soluciones.

Etapa 4: Mesa redonda anual

El elemento final del sistema es la mesa redonda anual «Cliente - Contratista». Es un foro para la generación de ideas y el diálogo abierto, donde los participantes en grupos mixtos discuten los problemas y proponen soluciones. El ponente señala que es precisamente en este evento donde se logra la máxima apertura y retroalimentación constructiva.

Qué aprenderá en este seminario web:

• ¿Cómo evaluar el compromiso del director de la empresa contratista en la etapa de selección?
• ¿Qué herramientas utilizar para comunicar los requisitos de seguridad a todos los niveles del personal del contratista?
• ¿Cómo construir un sistema de reuniones periódicas sin burocracia excesiva ni pérdida de tiempo?
• ¿Cómo motivar a los contratistas problemáticos para que mejoren sus indicadores de seguridad?
• ¿Cómo organizar una retroalimentación eficaz y la generación de ideas junto con los contratistas?