Pont de communication : les secrets d'une communication productive avec les sous-traitants à chaque étape

Du choix à la fin du projet : pourquoi un système de communication est nécessaire

L'interaction avec les entreprises sous-traitantes est l'un des processus les plus complexes de la gestion HSE. L'intervenant explique pourquoi la communication doit imprégner toutes les étapes du travail avec un sous-traitant, de sa sélection au bilan de fin d'année. La présentation détaille l'expérience de la mise en place d'un système de réunions à plusieurs niveaux, qui permet non seulement de contrôler le respect des exigences, mais aussi d'impliquer la direction des sous-traitants dans le processus de gestion des risques.

Étape 1 : Évaluation de l'engagement au démarrage

La première étape de l'établissement de la communication est un entretien avec le dirigeant de l'entreprise sous-traitante. L'intervenant montre par l'exemple que même si une entreprise a passé avec succès un audit sur site, le faible engagement de son dirigeant envers les questions de sécurité peut devenir un facteur de risque critique. Au cours de l'entretien, une liste de contrôle numérisée permet d'évaluer la compréhension des objectifs, des méthodes de contrôle et des enquêtes sur les incidents. Le score obtenu sert d'indicateur pour choisir la stratégie d'interaction future.

Étape 2 : Mobilisation et formation initiale

Afin d'éviter les situations où le sous-traitant invoque l'ignorance des exigences, une réunion de lancement est organisée. Les règles de sécurité, les exigences relatives aux transports, aux équipements de levage et aux procédures d'accès y sont discutées en détail. Elle est suivie d'une formation initiale pour tous les employés du sous-traitant, où les valeurs de l'entreprise et les outils de développement sont communiqués. Le volume d'informations est adapté en fonction du public cible : dirigeants, ingénieurs et techniciens ou ouvriers.

Étape 3 : Système de réunions à plusieurs niveaux en cours de travail

Pour maintenir un contrôle constant et une réponse rapide aux violations, un système de réunions régulières a été mis en place :

• Réunions de relève (СВС) : Organisées quotidiennement par les chefs de projet du sous-traitant. Le client agit en tant qu'observateur, contrôlant la communication des informations sur les violations, les arrêts de travail et les mesures relatives aux permis de travail.
• Points téléphoniques quotidiens : Courtes réunions de 15 minutes avec les chefs de projet pour discuter des violations et incidents en cours.
• Comités hebdomadaires et réunions individuelles : Les comités analysent la dynamique des évaluations des sous-traitants et les violations systémiques. Des réunions individuelles sont organisées avec les sous-traitants problématiques, en présence des directeurs généraux, pour élaborer des mesures correctives.
• Journées projets et Journées sécurité mensuelles : Bilan du mois, analyse des statistiques et des non-conformités systémiques. Lors des Journées sécurité, les sous-traitants rendent compte eux-mêmes de la résolution des problèmes et proposent des solutions.

Étape 4 : Table ronde annuelle

L'élément final du système est la table ronde annuelle « Client - Sous-traitant ». Il s'agit d'un forum de génération d'idées et de dialogue ouvert, où les participants en groupes mixtes discutent des problèmes et proposent des solutions. L'intervenant note que c'est précisément lors de cet événement que l'on atteint une ouverture maximale et un retour d'information constructif.

Ce que vous apprendrez de ce webinaire :

• Comment évaluer l'engagement du dirigeant d'une entreprise sous-traitante au stade de la sélection ?
• Quels outils utiliser pour communiquer les exigences de sécurité à tous les niveaux du personnel du sous-traitant ?
• Comment mettre en place un système de réunions régulières sans bureaucratie excessive ni perte de temps ?
• Comment motiver les sous-traitants problématiques à améliorer leurs performances en matière de sécurité ?
• Comment organiser un retour d'information efficace et générer des idées avec les sous-traitants ?