Cầu nối giao tiếp: Bí quyết giao tiếp hiệu quả với nhà thầu ở mọi giai đoạn

Từ lựa chọn đến khi hoàn thành dự án: Tại sao cần hệ thống giao tiếp

Tương tác với các tổ chức nhà thầu là một trong những quá trình phức tạp nhất trong quản lý an toàn sản xuất. Diễn giả phân tích lý do tại sao giao tiếp phải xuyên suốt mọi giai đoạn làm việc với nhà thầu, bắt đầu từ việc lựa chọn cho đến khi tổng kết cuối năm. Bài phát biểu xem xét chi tiết kinh nghiệm xây dựng hệ thống các cuộc họp và hội nghị đa cấp độ, không chỉ cho phép kiểm soát việc tuân thủ các yêu cầu mà còn thu hút ban lãnh đạo của các tổ chức nhà thầu tham gia vào quá trình quản lý rủi ro.

Giai đoạn 1: Đánh giá sự tham gia ở giai đoạn đầu

Bước đầu tiên trong việc xây dựng giao tiếp là phỏng vấn người đứng đầu tổ chức nhà thầu. Diễn giả chỉ ra qua một ví dụ rằng ngay cả khi công ty đã vượt qua cuộc kiểm toán thực địa thành công, sự tham gia kém của người lãnh đạo vào các vấn đề an toàn có thể trở thành một yếu tố rủi ro nghiêm trọng. Trong quá trình phỏng vấn, bằng cách sử dụng danh sách kiểm tra kỹ thuật số, mức độ hiểu biết về mục tiêu, phương pháp kiểm soát và điều tra sự cố sẽ được đánh giá. Điểm số thu được đóng vai trò là chỉ số để lựa chọn chiến lược tương tác tiếp theo.

Giai đoạn 2: Huy động và đào tạo đầu vào

Để tránh tình trạng nhà thầu viện cớ không biết các yêu cầu, một cuộc họp khởi động sẽ được tổ chức. Tại đây, các quy tắc an toàn, yêu cầu đối với phương tiện vận tải, thiết bị nâng và quy trình cấp phép được thảo luận chi tiết. Tiếp theo là khóa đào tạo đầu vào cho tất cả nhân viên của nhà thầu, nơi các giá trị của công ty và các công cụ phát triển được truyền đạt. Khối lượng thông tin được điều chỉnh tùy thuộc vào đối tượng mục tiêu: người quản lý, kỹ sư và kỹ thuật viên (ITR) hoặc công nhân.

Giai đoạn 3: Hệ thống cuộc họp đa cấp độ trong quá trình làm việc

Để duy trì sự kiểm soát liên tục và phản ứng nhanh chóng đối với các vi phạm, một hệ thống các cuộc họp thường xuyên đã được triển khai:

• Họp giao ca (SVS): Do các quản lý dự án của nhà thầu tiến hành hàng ngày. Khách hàng đóng vai trò là người quan sát, kiểm soát việc truyền đạt thông tin về các vi phạm, đình chỉ công việc và các biện pháp theo giấy phép làm việc.
• Họp giao ban hàng ngày: Các cuộc họp ngắn 15 phút với các quản lý dự án để thảo luận về các vi phạm và sự cố hiện tại.
• Họp ban chỉ đạo hàng tuần và họp cá nhân: Tại các cuộc họp ban chỉ đạo, động lực đánh giá nhà thầu và các vi phạm hệ thống được phân tích. Đối với các nhà thầu có vấn đề, các cuộc họp cá nhân với sự tham gia của các tổng giám đốc được tổ chức để phát triển các biện pháp khắc phục.
• Ngày Dự án và Ngày An toàn hàng tháng: Tổng kết tháng, phân tích số liệu thống kê và sự không phù hợp của hệ thống. Vào Ngày An toàn, các nhà thầu tự báo cáo về việc khắc phục sự cố và đề xuất giải pháp.

Giai đoạn 4: Bàn tròn thường niên

Yếu tố cuối cùng của hệ thống là hội nghị bàn tròn thường niên «Khách hàng - Nhà thầu». Đây là một diễn đàn để tạo ra các ý tưởng và đối thoại cởi mở, nơi những người tham gia trong các nhóm hỗn hợp thảo luận về các vấn đề và đề xuất giải pháp. Diễn giả lưu ý rằng chính tại sự kiện này, sự cởi mở tối đa và phản hồi mang tính xây dựng mới đạt được.

Bạn sẽ học được gì từ hội thảo trực tuyến này:

• Làm thế nào để đánh giá sự tham gia của người đứng đầu tổ chức nhà thầu ở giai đoạn lựa chọn?
• Sử dụng những công cụ nào để truyền đạt các yêu cầu an toàn đến mọi cấp độ nhân sự của nhà thầu?
• Làm thế nào để xây dựng một hệ thống các cuộc họp thường xuyên mà không quan liêu quá mức và lãng phí thời gian?
• Làm thế nào để thúc đẩy các nhà thầu có vấn đề cải thiện hiệu suất an toàn?
• Làm thế nào để tổ chức phản hồi hiệu quả và tạo ra ý tưởng cùng với các nhà thầu?