Ponte di comunicazione: i segreti per una comunicazione produttiva con gli appaltatori in ogni fase

Dalla selezione al completamento del progetto: perché è necessario un sistema di comunicazione

L'interazione con le organizzazioni appaltatrici è uno dei processi più complessi nella gestione della sicurezza sul lavoro (HSE). Il relatore analizza perché la comunicazione debba permeare tutte le fasi del lavoro con l'appaltatore, a partire dalla sua selezione fino al bilancio di fine anno. L'intervento esamina in dettaglio l'esperienza di costruzione di un sistema multilivello di incontri e riunioni, che consente non solo di controllare il rispetto dei requisiti, ma anche di coinvolgere la direzione delle organizzazioni appaltatrici nel processo di gestione dei rischi.

Fase 1: Valutazione del coinvolgimento iniziale

Il primo passo per stabilire la comunicazione è un'intervista con il responsabile dell'organizzazione appaltatrice. Il relatore dimostra con un esempio che, anche se l'azienda ha superato con successo un audit in loco, lo scarso coinvolgimento del suo responsabile nelle questioni di sicurezza può diventare un fattore di rischio critico. Durante l'intervista, utilizzando una checklist digitalizzata, si valuta la comprensione degli obiettivi, dei metodi di controllo e delle indagini sugli incidenti. Il punteggio ottenuto funge da indicatore per la scelta della strategia di interazione futura.

Fase 2: Mobilitazione e formazione iniziale

Per evitare situazioni in cui l'appaltatore si giustifica con l'ignoranza dei requisiti, si tiene un incontro introduttivo. In questa sede si discutono in dettaglio le regole di sicurezza, i requisiti per i trasporti, le attrezzature di sollevamento e le procedure di autorizzazione. Segue una formazione iniziale per tutti i dipendenti dell'appaltatore, in cui vengono comunicati i valori aziendali e gli strumenti di sviluppo. Il volume delle informazioni viene adattato in base al pubblico di destinazione: dirigenti, personale tecnico-ingegneristico o operai.

Fase 3: Sistema multilivello di riunioni durante il lavoro

Per mantenere un controllo costante e una risposta rapida alle violazioni, è stato implementato un sistema di incontri regolari:

• Riunioni di cambio turno: Condotte quotidianamente dai project manager dell'appaltatore. Il committente agisce come osservatore, controllando la comunicazione delle informazioni su violazioni, interruzioni dei lavori e misure relative ai permessi di lavoro.
• Briefing giornalieri: Brevi incontri di 15 minuti con i project manager per discutere le violazioni e gli incidenti in corso.
• Comitati settimanali e incontri individuali: Nei comitati si analizza la dinamica delle valutazioni degli appaltatori e le violazioni sistemiche. Con gli appaltatori problematici si tengono incontri individuali con la partecipazione dei direttori generali per sviluppare misure correttive.
• Giornate di Progetto e Giornate della Sicurezza mensili: Bilancio del mese, analisi delle statistiche e delle non conformità sistemiche. Nelle Giornate della Sicurezza, gli appaltatori riferiscono autonomamente sulla risoluzione dei problemi e propongono soluzioni.

Fase 4: Tavola rotonda annuale

L'elemento conclusivo del sistema è la tavola rotonda annuale «Committente — Appaltatore». È un forum per la generazione di idee e il dialogo aperto, in cui i partecipanti, in gruppi misti, discutono le problematiche e propongono soluzioni. Il relatore sottolinea che è proprio in questo evento che si ottiene la massima apertura e un feedback costruttivo.

Cosa imparerai da questo webinar:

• Come valutare il coinvolgimento del responsabile dell'organizzazione appaltatrice nella fase di selezione?
• Quali strumenti utilizzare per comunicare i requisiti di sicurezza a tutti i livelli del personale dell'appaltatore?
• Come costruire un sistema di riunioni regolari senza eccessiva burocrazia e perdite di tempo?
• Come motivare gli appaltatori problematici a migliorare le prestazioni di sicurezza?
• Come organizzare un feedback efficace e la generazione di idee insieme agli appaltatori?