Most komunikacyjny: sekrety produktywnej komunikacji z podwykonawcami na każdym etapie

Od wyboru do zakończenia projektu: dlaczego potrzebny jest system komunikacji

Współpraca z firmami podwykonawczymi to jeden z najtrudniejszych procesów w zarządzaniu bezpieczeństwem przemysłowym. Prelegent analizuje, dlaczego komunikacja powinna przenikać wszystkie etapy pracy z podwykonawcą, począwszy od jego wyboru, a skończywszy na podsumowaniu roku. W wystąpieniu szczegółowo omówiono doświadczenia w budowaniu wielopoziomowego systemu spotkań i narad, który pozwala nie tylko kontrolować przestrzeganie wymagań, ale także angażować kierownictwo firm podwykonawczych w proces zarządzania ryzykiem.

Etap 1: Ocena zaangażowania na starcie

Pierwszym krokiem w budowaniu komunikacji jest wywiad z kierownikiem firmy podwykonawczej. Prelegent pokazuje na przykładzie, że nawet jeśli firma pomyślnie przeszła audyt terenowy, niskie zaangażowanie jej kierownika w kwestie bezpieczeństwa może stać się krytycznym czynnikiem ryzyka. Podczas wywiadu za pomocą zdigitalizowanej listy kontrolnej oceniane jest zrozumienie celów, metod kontroli i badania incydentów. Uzyskany wynik służy jako wskaźnik do wyboru strategii dalszej współpracy.

Etap 2: Mobilizacja i szkolenie wstępne

Aby uniknąć sytuacji, w których podwykonawca powołuje się na nieznajomość wymagań, organizowane jest spotkanie wprowadzające. Szczegółowo omawiane są na nim zasady bezpieczeństwa, wymagania dotyczące transportu, urządzeń dźwigowych i procedur dopuszczania do pracy. Następnie odbywa się szkolenie wstępne dla wszystkich pracowników podwykonawcy, podczas którego przekazywane są wartości firmy i narzędzia rozwoju. Zakres informacji jest dostosowywany w zależności od grupy docelowej: kadry kierowniczej, personelu inżynieryjno-technicznego lub robotników.

Etap 3: Wielopoziomowy system narad w trakcie pracy

W celu utrzymania stałej kontroli i szybkiego reagowania na naruszenia wdrożono system regularnych spotkań:

• Spotkania zmianowe (SWS): Przeprowadzane codziennie przez kierowników projektów podwykonawcy. Zamawiający pełni rolę obserwatora, kontrolując przekazywanie informacji o naruszeniach, wstrzymaniu prac i działaniach związanych z pozwoleniami na pracę.
• Codzienne telekonferencje: Krótkie 15-minutowe spotkania z kierownikami projektów w celu omówienia bieżących naruszeń i incydentów.
• Cotygodniowe sztaby i spotkania indywidualne: Na sztabach analizowana jest dynamika ocen podwykonawców i naruszenia systemowe. Z problematycznymi podwykonawcami przeprowadzane są indywidualne spotkania z udziałem dyrektorów generalnych w celu opracowania działań korygujących.
• Comiesięczne Dni Projektowe i Dni Bezpieczeństwa (HSE): Podsumowanie miesiąca, analiza statystyk i niezgodności systemowych. Podczas Dni Bezpieczeństwa podwykonawcy samodzielnie raportują o usunięciu problemów i proponują rozwiązania.

Etap 4: Coroczny okrągły stół

Ostatnim elementem systemu jest coroczny okrągły stół „Zamawiający — Podwykonawca”. To forum do generowania pomysłów i otwartego dialogu, podczas którego uczestnicy w mieszanych grupach omawiają problemy i proponują sposoby ich rozwiązania. Prelegent zauważa, że to właśnie na tym wydarzeniu osiąga się maksymalną otwartość i konstruktywną informację zwrotną.

Czego dowiesz się z tego webinarium:

• Jak ocenić zaangażowanie kierownika firmy podwykonawczej na etapie wyboru?
• Jakich narzędzi użyć, aby przekazać wymagania bezpieczeństwa wszystkim szczeblom personelu podwykonawcy?
• Jak zbudować system regularnych spotkań bez zbędnej biurokracji i straty czasu?
• Jak zmotywować problematycznych podwykonawców do poprawy wskaźników bezpieczeństwa?
• Jak zorganizować skuteczną informację zwrotną i generowanie pomysłów wspólnie z podwykonawcami?