Ponte de comunicação: segredos da comunicação produtiva com contratados em cada etapa

Da seleção à conclusão do projeto: por que um sistema de comunicação é necessário

A interação com empresas contratadas é um dos processos mais complexos na gestão de segurança industrial. O palestrante analisa por que a comunicação deve permear todas as etapas do trabalho com o contratado, desde a sua seleção até o balanço de fim de ano. A apresentação examina detalhadamente a experiência de construir um sistema multinível de reuniões e encontros, que permite não apenas controlar o cumprimento dos requisitos, mas também envolver a liderança das empresas contratadas no processo de gestão de riscos.

Etapa 1: Avaliação do engajamento no início

O primeiro passo na construção da comunicação é uma entrevista com o líder da empresa contratada. O palestrante mostra, através de um exemplo, que mesmo que a empresa tenha passado com sucesso por uma auditoria de campo, o baixo engajamento de seu líder nas questões de segurança pode se tornar um fator de risco crítico. Durante a entrevista, com a ajuda de um checklist digitalizado, avalia-se a compreensão dos objetivos, métodos de controle e investigação de incidentes. A pontuação obtida serve como indicador para a escolha da estratégia de interação futura.

Etapa 2: Mobilização e treinamento de integração

Para evitar situações em que o contratado alega desconhecimento dos requisitos, é realizada uma reunião de alinhamento. Nela, são discutidas detalhadamente as regras de segurança, os requisitos para transporte, equipamentos de elevação e procedimentos de liberação. Isso é seguido por um treinamento de integração para todos os funcionários do contratado, onde são transmitidos os valores da empresa e as ferramentas de desenvolvimento. O volume de informações é adaptado dependendo do público-alvo: gestores, engenheiros e técnicos ou operários.

Etapa 3: Sistema multinível de reuniões durante o processo de trabalho

Para manter o controle constante e a resposta rápida a violações, foi implementado um sistema de reuniões regulares:

• Reuniões de troca de turno: Realizadas diariamente pelos gerentes de projeto do contratado. O cliente atua como observador, controlando a comunicação de informações sobre violações, paralisações de trabalho e medidas relacionadas a permissões de trabalho.
• Teleconferências diárias: Reuniões curtas de 15 minutos com os gerentes de projeto para discutir violações e incidentes atuais.
• Comitês semanais e reuniões individuais: Nos comitês, analisa-se a dinâmica das avaliações dos contratados e as violações sistêmicas. Com os contratados problemáticos, são realizadas reuniões individuais com a participação dos diretores gerais para desenvolver medidas corretivas.
• Dias de Projeto e Dias de Segurança mensais: Balanço do mês, análise de estatísticas e não conformidades sistêmicas. Nos Dias de Segurança, os próprios contratados relatam a resolução de problemas e propõem soluções.

Etapa 4: Mesa redonda anual

O elemento final do sistema é a mesa redonda anual "Cliente — Contratado". É um fórum para geração de ideias e diálogo aberto, onde os participantes em grupos mistos discutem problemas e propõem soluções. O palestrante observa que é exatamente neste evento que se alcança a máxima abertura e feedback construtivo.

O que você aprenderá neste webinar:

• Como avaliar o engajamento do líder da empresa contratada na etapa de seleção?
• Quais ferramentas usar para comunicar os requisitos de segurança a todos os níveis do pessoal do contratado?
• Como construir um sistema de reuniões regulares sem burocracia excessiva e perda de tempo?
• Como motivar contratados problemáticos a melhorar os indicadores de segurança?
• Como organizar um feedback eficaz e a geração de ideias em conjunto com os contratados?