Kommunikationsbrücke: Geheimnisse produktiver Kommunikation mit Auftragnehmern in jeder Phase

Von der Auswahl bis zum Projektabschluss: Warum ein Kommunikationssystem nötig ist

Die Interaktion mit Auftragnehmern ist einer der komplexesten Prozesse im HSE-Management. Der Referent erläutert, warum die Kommunikation alle Phasen der Zusammenarbeit mit einem Auftragnehmer durchdringen muss, angefangen bei der Auswahl bis hin zur Jahresbilanz. Der Vortrag beleuchtet detailliert die Erfahrungen beim Aufbau eines mehrstufigen Systems von Treffen und Besprechungen, das es ermöglicht, nicht nur die Einhaltung von Anforderungen zu kontrollieren, sondern auch das Management der Auftragnehmer in den Risikomanagementprozess einzubeziehen.

Phase 1: Bewertung des Engagements zu Beginn

Der erste Schritt beim Aufbau der Kommunikation ist ein Interview mit dem Leiter des Auftragnehmers. Der Referent zeigt an einem Beispiel, dass selbst wenn ein Unternehmen ein Vor-Ort-Audit erfolgreich bestanden hat, ein geringes Engagement seines Leiters in Sicherheitsfragen zu einem kritischen Risikofaktor werden kann. Während des Interviews wird mithilfe einer digitalisierten Checkliste das Verständnis für Ziele, Kontrollmethoden und Unfalluntersuchungen bewertet. Die erreichte Punktzahl dient als Indikator für die Wahl der weiteren Interaktionsstrategie.

Phase 2: Mobilisierung und Einführungstraining

Um Situationen zu vermeiden, in denen sich der Auftragnehmer auf Unkenntnis der Anforderungen beruft, wird ein Auftaktgespräch geführt. Dabei werden Sicherheitsregeln, Anforderungen an Transportmittel, Hebezeuge und Zulassungsverfahren detailliert besprochen. Darauf folgt ein Einführungstraining für alle Mitarbeiter des Auftragnehmers, in dem die Unternehmenswerte und Entwicklungsinstrumente vermittelt werden. Der Informationsumfang wird je nach Zielgruppe angepasst: Führungskräfte, technisches Personal oder Arbeiter.

Phase 3: Mehrstufiges Besprechungssystem während der Arbeit

Um eine ständige Kontrolle und eine schnelle Reaktion auf Verstöße aufrechtzuerhalten, wurde ein System regelmäßiger Treffen eingeführt:

• Schichtübergabebesprechungen: Werden täglich von den Projektleitern des Auftragnehmers durchgeführt. Der Auftraggeber fungiert als Beobachter und kontrolliert die Informationsweitergabe über Verstöße, Arbeitsunterbrechungen und Maßnahmen im Rahmen von Arbeitsfreigaben.
• Tägliche Telefonkonferenzen: Kurze 15-minütige Treffen mit den Projektleitern zur Besprechung aktueller Verstöße und Vorfälle.
• Wöchentliche Stabsbesprechungen und Einzelgespräche: In den Stabsbesprechungen werden die Dynamik der Auftragnehmerbewertungen und systematische Verstöße analysiert. Mit problematischen Auftragnehmern werden Einzelgespräche unter Beteiligung der Geschäftsführer geführt, um Korrekturmaßnahmen zu entwickeln.
• Monatliche Projekttage und Sicherheitstage: Zusammenfassung der Monatsergebnisse, Analyse von Statistiken und systematischen Abweichungen. An den Sicherheitstagen berichten die Auftragnehmer selbstständig über die Behebung von Problemen und schlagen Lösungen vor.

Phase 4: Jährlicher Runder Tisch

Das abschließende Element des Systems ist der jährliche Runde Tisch „Auftraggeber – Auftragnehmer“. Dies ist ein Forum zur Ideengenerierung und für einen offenen Dialog, bei dem die Teilnehmer in gemischten Gruppen Probleme diskutieren und Lösungswege vorschlagen. Der Referent merkt an, dass genau bei dieser Veranstaltung maximale Offenheit und konstruktives Feedback erreicht werden.

Was Sie in diesem Webinar lernen werden:

• Wie bewertet man das Engagement des Leiters eines Auftragnehmers in der Auswahlphase?
• Welche Instrumente sollten verwendet werden, um Sicherheitsanforderungen an alle Personalebenen des Auftragnehmers zu kommunizieren?
• Wie baut man ein System regelmäßiger Besprechungen ohne übermäßige Bürokratie und Zeitverlust auf?
• Wie motiviert man problematische Auftragnehmer zur Verbesserung der Sicherheitskennzahlen?
• Wie organisiert man effektives Feedback und Ideengenerierung gemeinsam mit Auftragnehmern?