Participación de los empleados en el sistema de observación

De las tarjetas de papel al ecosistema digital: la evolución de las observaciones de seguridad

Involucrar a una plantilla de miles de personas en cuestiones de HSE es uno de los retos más difíciles para las grandes empresas industriales. Cuando se trata de una plantilla de decenas de miles de personas, los métodos tradicionales de control de arriba hacia abajo dejan de ser eficaces. Yana Legacheva, gestora de proyectos de HSE en International Paper, comparte su experiencia en la transformación del sistema de observaciones en la planta de Svetogorsk: desde desarrollos locales hasta la implementación de una plataforma digital global.

En su presentación, la ponente analiza detalladamente cómo la empresa logró alejarse del paradigma del «castigo por infracciones» hacia una cultura de diálogo abierto, donde cada empleado se convierte en un participante activo en el proceso de seguridad.

El principio de «sin nombres, sin culpas» como base de la confianza

Una barrera clave en la implementación de cualquier sistema de control es el miedo de los empleados a posibles sanciones. En International Paper, este problema se resolvió de forma radical: el sistema de observaciones es completamente anónimo en cuanto a los sujetos observados.

• Qué se hizo: Se introdujo el principio de registrar hechos, no personalidades. Las tarjetas de observación no tienen campos para los nombres de los infractores y no se utilizan fotografías que puedan identificar a una persona.
• Por qué es importante: Esto elimina la barrera psicológica. Los empleados dejan de percibir el sistema como una herramienta de delación y empiezan a verlo como una forma de mejorar las condiciones de trabajo.
• Cómo funciona: El enfoque pasa de buscar culpables a analizar problemas sistémicos. Si se identifica un comportamiento inseguro, se aborda la causa (falta de conocimientos, herramientas inadecuadas, prisas) en lugar de castigar al trabajador específico.

Separación de flujos: condiciones peligrosas vs. comportamiento inseguro

La ponente muestra con un ejemplo cómo ha evolucionado la estructura de recopilación de datos. Mientras que en las primeras versiones del sistema todas las observaciones se agrupaban juntas, ahora están claramente divididas en dos categorías.

• Tarjeta de «Condiciones peligrosas»: Registra deficiencias técnicas y organizativas (vallas rotas, derrames, iluminación defectuosa). Esto permite una respuesta rápida a los factores de riesgo materiales.
• Tarjeta de «Observaciones de comportamiento»: Se centra en analizar las acciones del personal (incluidos contratistas y visitantes). Esta categoría es actualmente el enfoque principal, ya que influye directamente en la formación de una cultura de seguridad.

Esta separación permite generar análisis precisos y aplicar diferentes enfoques a las medidas correctivas: reparar equipos en el primer caso y proporcionar formación o cambiar los procesos de trabajo en el segundo.

Análisis en tiempo real y control diario

La recopilación de datos no tiene sentido sin su uso operativo. La plataforma implementada (Certainty) automatiza el proceso de análisis y comunicación de la información a los directivos.

• Boletines diarios: Cada mañana, los jefes de departamento reciben un resumen de las últimas 24 horas, que incluye nuevas observaciones y estadísticas de participación.
• Integración en la rutina: Los datos de los informes se convierten en una parte obligatoria de las reuniones matutinas diarias. Las observaciones críticas se analizan públicamente para compartir la experiencia con otros departamentos.
• Objetivos: Se ha establecido un KPI: al menos el 80% de los empleados deben participar en el sistema de observación de comportamientos cada mes. Esto anima a los directivos locales a trabajar más activamente con el personal.

Gestión de la resistencia y retroalimentación

Incluso con un sistema bien establecido, surgen problemas de motivación. La ponente señala que la falta de cambios visibles es el principal factor desmotivador para los empleados.

Para resolver este problema, la planta ha creado una comisión especial que analiza las estadísticas mensualmente. Si la participación disminuye en un departamento, los especialistas de HSE acuden directamente a los trabajadores. La comunicación en persona ayuda a identificar barreras ocultas: desde la incomprensión de la interfaz del programa hasta la frustración por problemas no resueltos anteriormente. Además, el sistema de observaciones ha comenzado a utilizarse para registrar los resultados de las auditorías, lo que estandariza el proceso de inspección.

Qué aprenderá de este seminario web:

• ¿Cómo superar la resistencia del personal al implementar sistemas electrónicos de registro de infracciones?
• ¿Por qué el anonimato de los infractores aumenta la eficacia del sistema de observaciones?
• ¿Cómo configurar análisis diarios de HSE para que se conviertan en una herramienta de trabajo para los jefes de departamento?
• ¿Qué hacer si los empleados pierden la motivación para escribir observaciones debido a la lentitud en la resolución de problemas?
• ¿Cómo utilizar los datos sobre comportamientos inseguros para la mejora sistémica de la cultura de seguridad, en lugar de para castigar?