การมีส่วนร่วมของพนักงานในระบบการสังเกตการณ์

จากบัตรกระดาษสู่ระบบนิเวศดิจิทัล: วิวัฒนาการของการสังเกตการณ์ด้านความปลอดภัย

การดึงพนักงานหลายพันคนเข้ามามีส่วนร่วมในประเด็นด้านความปลอดภัยในการทำงานเป็นหนึ่งในความท้าทายที่ยากที่สุดสำหรับองค์กรอุตสาหกรรมขนาดใหญ่ เมื่อพูดถึงพนักงานหลายหมื่นคน วิธีการควบคุมแบบดั้งเดิมจากบนลงล่างจะไม่มีประสิทธิภาพอีกต่อไป Yana Legacheva ผู้จัดการโครงการด้านความปลอดภัยและอาชีวอนามัยของ International Paper แบ่งปันประสบการณ์ในการเปลี่ยนแปลงระบบการสังเกตการณ์ที่โรงงาน Svetogorsk ตั้งแต่การพัฒนาในระดับท้องถิ่นไปจนถึงการนำแพลตฟอร์มดิจิทัลระดับโลกมาใช้

ในการนำเสนอของเธอ วิทยากรได้อธิบายอย่างละเอียดว่าองค์กรสามารถเปลี่ยนจากกระบวนทัศน์ "การลงโทษสำหรับการละเมิด" ไปสู่วัฒนธรรมของการเจรจาอย่างเปิดเผยได้อย่างไร ซึ่งพนักงานทุกคนจะกลายเป็นผู้มีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในกระบวนการรับรองความปลอดภัย

หลักการ "ไม่มีชื่อ ไม่มีการกล่าวโทษ" เป็นรากฐานของความไว้วางใจ

อุปสรรคสำคัญในการนำระบบควบคุมใดๆ มาใช้คือความกลัวของพนักงานต่อบทลงโทษที่อาจเกิดขึ้น ที่ International Paper ปัญหานี้ได้รับการแก้ไขอย่างเด็ดขาด: ระบบการสังเกตการณ์จะไม่ระบุตัวตนโดยสมบูรณ์ในส่วนของวัตถุที่ถูกสังเกต

• สิ่งที่ทำ: นำหลักการบันทึกข้อเท็จจริงมาใช้ ไม่ใช่บุคคล ในบัตรสังเกตการณ์จะไม่มีช่องสำหรับระบุชื่อผู้ละเมิดและไม่มีการใช้ภาพถ่ายที่สามารถระบุตัวบุคคลได้
• ทำไมถึงสำคัญ: สิ่งนี้ช่วยขจัดอุปสรรคทางจิตวิทยา พนักงานจะเลิกมองว่าระบบนี้เป็นเครื่องมือในการฟ้องร้อง และเริ่มมองว่าเป็นวิธีปรับปรุงสภาพการทำงาน
• ทำงานอย่างไร: จุดเน้นจะเปลี่ยนจากการหาคนผิดไปสู่การวิเคราะห์ปัญหาเชิงระบบ หากพบพฤติกรรมที่ไม่ปลอดภัย จะมีการตรวจสอบสาเหตุ (ขาดความรู้ เครื่องมือไม่สะดวก รีบเร่ง) แทนที่จะลงโทษผู้ปฏิบัติงานคนใดคนหนึ่ง

การแยกกระแสข้อมูล: สภาพที่ไม่ปลอดภัย vs พฤติกรรมที่ไม่ปลอดภัย

วิทยากรแสดงตัวอย่างว่าโครงสร้างการรวบรวมข้อมูลมีวิวัฒนาการอย่างไร หากในระบบเวอร์ชันแรกๆ การสังเกตการณ์ทั้งหมดถูกรวมเข้าด้วยกัน ตอนนี้พวกมันถูกแบ่งออกเป็นสองหมวดหมู่อย่างชัดเจน

• บัตร "สภาพที่ไม่ปลอดภัย": บันทึกข้อบกพร่องทางเทคนิคและองค์กร (รั้วพัง สารหก แสงสว่างผิดปกติ) สิ่งนี้ช่วยให้สามารถตอบสนองต่อปัจจัยเสี่ยงทางกายภาพได้อย่างรวดเร็ว
• บัตร "การสังเกตพฤติกรรม": มุ่งเป้าไปที่การวิเคราะห์การกระทำของบุคลากร (รวมถึงผู้รับเหมาและผู้มาเยือน) หมวดหมู่นี้เป็นจุดเน้นหลักในปัจจุบัน เนื่องจากมีผลโดยตรงต่อการสร้างวัฒนธรรมความปลอดภัย

การแบ่งแยกนี้ช่วยให้สามารถสร้างการวิเคราะห์ที่แม่นยำและใช้วิธีการต่างๆ ในการดำเนินการแก้ไข: ซ่อมแซมอุปกรณ์ในกรณีแรก และจัดการฝึกอบรมหรือเปลี่ยนกระบวนการทำงานในกรณีที่สอง

การวิเคราะห์แบบเรียลไทม์และการควบคุมรายวัน

การรวบรวมข้อมูลจะไม่มีความหมายหากไม่ได้นำไปใช้อย่างทันท่วงที แพลตฟอร์มที่นำมาใช้ (Certainty) ทำให้กระบวนการวิเคราะห์และการส่งข้อมูลไปยังผู้บริหารเป็นไปโดยอัตโนมัติ

• จดหมายข่าวรายวัน: ทุกเช้า หัวหน้าแผนกจะได้รับสรุปข้อมูลของวันที่ผ่านมา ซึ่งรวมถึงการสังเกตการณ์ใหม่ๆ และสถิติการมีส่วนร่วม
• การบูรณาการเข้ากับกิจวัตรประจำวัน: ข้อมูลจากรายงานกลายเป็นส่วนบังคับของการประชุมตอนเช้าทุกวัน การสังเกตการณ์ที่สำคัญจะถูกนำมาวิเคราะห์อย่างเปิดเผยเพื่อถ่ายทอดประสบการณ์ไปยังแผนกอื่นๆ
• เป้าหมาย: มีการกำหนด KPI — อย่างน้อย 80% ของพนักงานต้องมีส่วนร่วมในระบบการสังเกตพฤติกรรมทุกเดือน สิ่งนี้กระตุ้นให้ผู้บริหารในพื้นที่ทำงานร่วมกับพนักงานอย่างแข็งขันมากขึ้น

การจัดการกับการต่อต้านและข้อเสนอแนะ

แม้จะมีระบบที่สร้างขึ้นมาอย่างดี แต่ก็ยังมีปัญหาเรื่องแรงจูงใจ วิทยากรตั้งข้อสังเกตว่าการขาดการเปลี่ยนแปลงที่มองเห็นได้เป็นปัจจัยลดแรงจูงใจหลักสำหรับพนักงาน

เพื่อแก้ปัญหานี้ โรงงานได้จัดตั้งคณะกรรมการพิเศษที่วิเคราะห์สถิติทุกเดือน หากการมีส่วนร่วมลดลงในแผนกใดแผนกหนึ่ง ผู้เชี่ยวชาญด้านความปลอดภัยในการทำงานจะไปพบพนักงานโดยตรง การสื่อสารแบบเห็นหน้าช่วยให้สามารถระบุอุปสรรคที่ซ่อนอยู่ได้ ตั้งแต่ความไม่เข้าใจในอินเทอร์เฟซของโปรแกรมไปจนถึงความผิดหวังเนื่องจากปัญหาที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขก่อนหน้านี้ นอกจากนี้ ระบบการสังเกตการณ์ยังเริ่มถูกนำมาใช้เพื่อบันทึกผลการตรวจสอบ ซึ่งทำให้กระบวนการตรวจสอบเป็นมาตรฐาน

สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้จากการสัมมนาผ่านเว็บนี้:

• จะเอาชนะการต่อต้านของพนักงานเมื่อนำระบบบันทึกการละเมิดทางอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ได้อย่างไร?
• ทำไมการไม่ระบุตัวตนของผู้ละเมิดจึงเพิ่มประสิทธิภาพของระบบการสังเกตการณ์?
• จะตั้งค่าการวิเคราะห์ความปลอดภัยในการทำงานรายวันให้กลายเป็นเครื่องมือทำงานสำหรับหัวหน้าแผนกได้อย่างไร?
• จะทำอย่างไรถ้าพนักงานหมดแรงจูงใจในการเขียนการสังเกตการณ์เนื่องจากการแก้ไขปัญหาที่ล่าช้า?
• จะใช้ข้อมูลเกี่ยวกับพฤติกรรมที่ไม่ปลอดภัยเพื่อปรับปรุงวัฒนธรรมความปลอดภัยอย่างเป็นระบบแทนการลงโทษได้อย่างไร?