Coinvolgimento dei dipendenti nel sistema di osservazione

Dalle schede cartacee all'ecosistema digitale: l'evoluzione delle osservazioni sulla sicurezza

Coinvolgere un team di migliaia di persone nelle questioni di salute e sicurezza sul lavoro è uno dei compiti più difficili per le grandi imprese industriali. Quando si tratta di una forza lavoro di decine di migliaia di persone, i tradizionali metodi di controllo dall'alto verso il basso non sono più efficaci. Yana Legacheva, Project Manager HSE presso International Paper, condivide la sua esperienza nella trasformazione del sistema di osservazione presso lo stabilimento di Svetogorsk: dagli sviluppi locali all'implementazione di una piattaforma digitale globale.

Nel suo intervento, la relatrice analizza in dettaglio come l'azienda sia riuscita ad allontanarsi dal paradigma della «punizione per le violazioni» verso una cultura del dialogo aperto, in cui ogni dipendente diventa un partecipante attivo nel processo di sicurezza.

Il principio «nessun nome, nessuna colpa» come fondamento della fiducia

L'ostacolo principale nell'implementazione di qualsiasi sistema di controllo è la paura dei dipendenti per possibili sanzioni. In International Paper, questo problema è stato risolto radicalmente: il sistema di osservazione è completamente anonimo per quanto riguarda i soggetti osservati.

• Cosa è stato fatto: È stato introdotto il principio di registrare i fatti, non le personalità. Le schede di osservazione non contengono campi per i nomi dei trasgressori e non utilizzano fotografie che possano identificare una persona.
• Perché è importante: Questo rimuove la barriera psicologica. I dipendenti smettono di percepire il sistema come uno strumento di delazione e iniziano a vederlo come un modo per migliorare le condizioni di lavoro.
• Come funziona: L'attenzione si sposta dalla ricerca dei colpevoli all'analisi dei problemi sistemici. Se viene identificato un comportamento non sicuro, si affronta la causa (mancanza di conoscenza, strumento scomodo, fretta) piuttosto che punire l'esecutore specifico.

Separazione dei flussi: condizioni pericolose vs. comportamenti non sicuri

La relatrice mostra con un esempio come si è evoluta la struttura di raccolta dei dati. Se nelle prime versioni del sistema tutte le osservazioni venivano ammucchiate insieme, ora sono chiaramente divise in due categorie.

• Scheda «Condizioni pericolose»: Registra le carenze tecniche e organizzative (recinzioni rotte, sversamenti, illuminazione difettosa). Ciò consente una risposta rapida ai fattori di rischio materiali.
• Scheda «Osservazioni comportamentali»: Mira ad analizzare le azioni del personale (inclusi appaltatori e visitatori). È su questa categoria che si pone attualmente l'accento principale, poiché influisce direttamente sulla formazione di una cultura della sicurezza.

Questa separazione consente di generare analisi accurate e di applicare approcci diversi alle azioni correttive: riparare le attrezzature nel primo caso e condurre formazione o modificare i processi di lavoro nel secondo.

Analisi in tempo reale e controllo quotidiano

La raccolta dei dati è inutile senza il loro utilizzo tempestivo. La piattaforma implementata (Certainty) automatizza il processo di analisi e di comunicazione delle informazioni ai dirigenti.

• Mailing giornalieri: Ogni mattina, i responsabili di reparto ricevono un riepilogo delle 24 ore precedenti, che include nuove osservazioni e statistiche sul coinvolgimento.
• Integrazione nella routine: I dati dei report diventano una parte obbligatoria delle riunioni mattutine quotidiane. Le osservazioni critiche vengono discusse pubblicamente per trasmettere l'esperienza ad altri reparti.
• Obiettivi: È stato stabilito un KPI: almeno l'80% dei dipendenti deve essere coinvolto mensilmente nel sistema di osservazione comportamentale. Questo incoraggia i manager locali a lavorare più attivamente con il personale.

Gestione della resistenza e feedback

Anche con un sistema ben strutturato, sorgono problemi di motivazione. La relatrice osserva che la mancanza di cambiamenti visibili è il principale demotivatore per i dipendenti.

Per risolvere questo problema, nello stabilimento è stata creata una commissione speciale che analizza mensilmente le statistiche. Se il coinvolgimento diminuisce in un determinato reparto, gli specialisti HSE si rivolgono direttamente ai lavoratori. La comunicazione dal vivo consente di identificare le barriere nascoste: dall'incomprensione dell'interfaccia del programma alla frustrazione per problemi precedentemente irrisolti. Inoltre, il sistema di osservazione ha iniziato a essere utilizzato per registrare i risultati degli audit, standardizzando il processo di ispezione.

Cosa imparerai da questo webinar:

• Come superare la resistenza del personale durante l'implementazione di sistemi elettronici per la registrazione delle violazioni?
• Perché l'anonimato dei trasgressori aumenta l'efficacia del sistema di osservazione?
• Come impostare analisi quotidiane HSE in modo che diventino uno strumento di lavoro per i responsabili di reparto?
• Cosa fare se i dipendenti perdono la motivazione a scrivere osservazioni a causa dei lunghi tempi di risoluzione dei problemi?
• Come utilizzare i dati sui comportamenti non sicuri per il miglioramento sistemico della cultura della sicurezza, e non per le punizioni?