Sự tham gia của nhân viên vào hệ thống quan sát

Từ thẻ giấy đến hệ sinh thái kỹ thuật số: sự tiến hóa của quan sát an toàn

Việc thu hút một tập thể hàng nghìn người tham gia vào các vấn đề HSE là một trong những nhiệm vụ khó khăn nhất đối với các doanh nghiệp công nghiệp lớn. Khi nói đến đội ngũ hàng chục nghìn người, các phương pháp kiểm soát từ trên xuống truyền thống không còn hiệu quả. Yana Legacheva, quản lý dự án về an toàn lao động và sức khỏe nghề nghiệp tại International Paper, chia sẻ kinh nghiệm chuyển đổi hệ thống quan sát tại nhà máy Svetogorsk — từ các giải pháp nội bộ đến việc triển khai nền tảng kỹ thuật số toàn cầu.

Trong bài phát biểu của mình, diễn giả phân tích chi tiết cách doanh nghiệp đã chuyển từ mô hình «trừng phạt vì vi phạm» sang văn hóa đối thoại cởi mở, nơi mỗi nhân viên trở thành một người tham gia tích cực vào quá trình đảm bảo an toàn.

Nguyên tắc «không nêu tên, không đổ lỗi» là nền tảng của sự tin tưởng

Rào cản chính khi triển khai bất kỳ hệ thống kiểm soát nào là nỗi sợ hãi của nhân viên về các hình phạt có thể xảy ra. Tại International Paper, vấn đề này đã được giải quyết triệt để: hệ thống quan sát hoàn toàn ẩn danh đối với các đối tượng được quan sát.

• Những gì đã làm: Áp dụng nguyên tắc ghi nhận sự thật, không phải cá nhân. Trong các thẻ quan sát không có trường điền tên người vi phạm và không sử dụng hình ảnh có thể nhận diện một người.
• Tại sao điều này quan trọng: Điều này loại bỏ rào cản tâm lý. Nhân viên không còn coi hệ thống như một công cụ tố giác và bắt đầu xem nó như một cách để cải thiện điều kiện làm việc.
• Cách thức hoạt động: Trọng tâm chuyển từ việc tìm kiếm người có lỗi sang phân tích các vấn đề hệ thống. Nếu phát hiện hành vi không an toàn, nguyên nhân sẽ được xem xét (thiếu kiến thức, công cụ không thuận tiện, vội vã) thay vì trừng phạt người thực hiện cụ thể.

Phân chia luồng: điều kiện nguy hiểm vs. hành vi không an toàn

Diễn giả đưa ra ví dụ về cách cấu trúc thu thập dữ liệu đã phát triển. Nếu trong các phiên bản đầu của hệ thống, tất cả các quan sát đều bị dồn vào một đống chung, thì hiện tại chúng được chia rõ ràng thành hai danh mục.

• Thẻ «Điều kiện nguy hiểm»: Ghi nhận các khiếm khuyết về kỹ thuật và tổ chức (hàng rào bị hỏng, tràn đổ, ánh sáng bị lỗi). Điều này cho phép phản ứng kịp thời với các yếu tố rủi ro vật chất.
• Thẻ «Quan sát hành vi»: Nhằm phân tích hành động của nhân viên (bao gồm cả nhà thầu và khách truy cập). Danh mục này hiện đang là trọng tâm chính, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc hình thành văn hóa an toàn.

Sự phân chia này cho phép tạo ra các phân tích chính xác và áp dụng các cách tiếp cận khác nhau đối với các biện pháp khắc phục: sửa chữa thiết bị trong trường hợp đầu tiên và tiến hành đào tạo hoặc thay đổi quy trình làm việc trong trường hợp thứ hai.

Phân tích thời gian thực và kiểm soát hàng ngày

Việc thu thập dữ liệu là vô nghĩa nếu không sử dụng chúng một cách kịp thời. Nền tảng được triển khai (Certainty) tự động hóa quá trình phân tích và truyền đạt thông tin đến các nhà quản lý.

• Gửi email hàng ngày: Mỗi buổi sáng, các trưởng bộ phận nhận được bản tóm tắt của ngày hôm trước, bao gồm các quan sát mới và số liệu thống kê về mức độ tham gia.
• Tích hợp vào thói quen: Dữ liệu từ các báo cáo trở thành một phần bắt buộc của các cuộc họp giao ban buổi sáng hàng ngày. Các quan sát quan trọng được phân tích công khai để truyền đạt kinh nghiệm cho các phân xưởng khác.
• Chỉ tiêu mục tiêu: Đã thiết lập KPI — tối thiểu 80% nhân viên phải tham gia vào hệ thống quan sát hành vi hàng tháng. Điều này khuyến khích các nhà quản lý tại chỗ làm việc tích cực hơn với nhân viên.

Xử lý sự phản kháng và phản hồi

Ngay cả khi hệ thống đã được xây dựng, vẫn phát sinh các vấn đề về động lực. Diễn giả lưu ý rằng việc thiếu những thay đổi rõ rệt là yếu tố làm giảm động lực chính đối với nhân viên.

Để giải quyết vấn đề này, nhà máy đã thành lập một ủy ban đặc biệt phân tích số liệu thống kê hàng tháng. Nếu mức độ tham gia giảm ở một phân xưởng nào đó, các chuyên gia HSE sẽ đến trực tiếp làm việc với công nhân. Giao tiếp trực tiếp giúp xác định các rào cản tiềm ẩn: từ việc không hiểu giao diện chương trình đến sự thất vọng do các vấn đề trước đó chưa được giải quyết. Ngoài ra, hệ thống quan sát đã bắt đầu được sử dụng để ghi nhận kết quả kiểm toán, giúp tiêu chuẩn hóa quy trình kiểm tra.

Bạn sẽ học được gì từ hội thảo trực tuyến này:

• Làm thế nào để vượt qua sự phản kháng của nhân viên khi triển khai hệ thống ghi nhận vi phạm điện tử?
• Tại sao sự ẩn danh của người vi phạm làm tăng hiệu quả của hệ thống quan sát?
• Làm thế nào để thiết lập phân tích HSE hàng ngày để nó trở thành một công cụ làm việc cho các quản đốc phân xưởng?
• Phải làm gì nếu nhân viên mất động lực viết quan sát do việc khắc phục sự cố kéo dài?
• Làm thế nào để sử dụng dữ liệu về hành vi không an toàn để cải thiện hệ thống văn hóa an toàn, thay vì để trừng phạt?