Caso reale di implementazione del "Tutoraggio" e la sua lotta contro la stagnazione del sistema

1. Il problema della stagnazione del sistema

Dopo aver condotto una trasformazione completa del sistema di sicurezza sul lavoro, noi, come molti altri, abbiamo "piantato un albero", gettando le basi. Ma qualsiasi sistema, anche il più collaudato, senza un supporto costante va incontro a stagnazione e regressione.

Ci siamo trovati di fronte a un rischio reale: i responsabili di reparto hanno iniziato ad annegare in un volume crescente di requisiti. Ricevevano contemporaneamente compiti in materia di HSE, ambiente, sicurezza dei trasporti, e tutto questo nel contesto dell'implementazione di una nuova filosofia di sicurezza industriale (ispezioni di linea, indagini, formazione).

Qual è il prezzo di questo problema? L'inevitabile burnout dei dirigenti, l'aumento delle scartoffie, la simulazione delle attività e, di conseguenza, un probabile aumento degli infortuni, nonostante tutti i regolamenti.

Per evitare tutto ciò, è stato creato il progetto "Tutoraggio". Avevamo bisogno di un "giardiniere" che aiutasse il sistema a crescere.

2. Perché non subito? Il problema della desincronizzazione

Sarebbe stato un errore lanciare il tutoraggio immediatamente. Il progetto è stato realizzato interamente con le risorse interne della Direzione Sicurezza, senza coinvolgere le Risorse Umane o consulenti esterni. Allo stesso tempo, il nostro team era composto per l'80% da dipendenti della vecchia guardia. Sicuramente ottimi specialisti, ma abituati a lavorare in modo diverso.

Prima di tutto, dovevamo riformattare la nostra stessa Direzione. Se avessimo inviato nei reparti dei tutor impreparati, che non comprendevano la nuova filosofia, avremmo ottenuto una totale desincronizzazione e screditato l'idea fin dall'inizio.

3. La meccanica: chi è il Tutor (e chi non lo è)

La tesi chiave della nostra filosofia è: il Leader della sicurezza è il Dirigente. È lui il modello di ruolo.

Il ruolo del Tutor non è quello di guidare, ma di essere "un'eminenza grigia, un mentore, un insegnante, un allenatore". Il suo compito è sviluppare il dirigente, allontanandolo dallo stereotipo del "sorvegliante HSE".

Il tutoraggio riguarda la comunicazione dal vivo e il supporto. Nell'arsenale del mentore ci sono:

• Ispezioni di linea: non come un audit, ma come una ricerca congiunta dei rischi.
• Feedback costante: un dialogo in cui il dirigente può porre qualsiasi domanda.
• Formazione e addestramento: il Tutor aiuta ad analizzare casi reali, non si limita a tenere una lezione.
• Colloqui sulla sicurezza: aiuto nella ricerca delle cause profonde, non dei colpevoli.

E, forse, l'esempio più lampante sono i colloqui del dirigente con i dipendenti prima delle ferie.

Come abbiamo scelto i tutor? Sono i nostri specialisti interni. Li abbiamo assegnati secondo il principio dell'ancora (competenza chiave): lo specialista in sicurezza industriale agli impianti di produzione pericolosi, lo specialista HSE ai reparti con altre specificità.

Ci siamo scontrati con un problema: non tutti i nostri esperti possedevano le "soft skills", in parole povere, non tutti sapevano parlare in pubblico e condurre un dialogo. Abbiamo utilizzato i "Safety Days" come allenamento interno per il public speaking, al fine di prepararli al ruolo di mentori.

Sì, il Tutor incoraggia il dirigente a parlare con le persone non solo degli infortuni sul lavoro, ma anche di quelli domestici. Perché? Perché la cultura della sicurezza non è qualcosa che si può "lasciare al tornello". È un modo di pensare. Il Tutor, in quanto mentore, aiuta il dirigente a trasmettere questo concetto a tutti.

4. La vera lotta: "Tu sei il mio segretario"

Implementando il tutoraggio (l'esperienza è in corso dal 2024), vediamo il risultato principale: questo sistema sviluppa le doti di leadership dei dirigenti stessi.

Il Tutor aiuta il dirigente ad avvicinarsi alla sicurezza, iniziando a parlarne in modo sicuro e consapevole. La sicurezza smette di essere un peso imposto dal dipartimento HSE e diventa una qualità personale di gestione.

Il tutoraggio è il nostro strumento chiave per infondere la cultura. È il nostro modo di dire al dirigente: "Siamo qui. Ti aiuteremo. Facciamolo insieme".

All'inizio ci aspettavamo dello scetticismo, ma non ce n'è stato quasi per niente: i dirigenti stavano già aspettando un assistente. Il problema si è rivelato un altro: circa il 40% dei dirigenti ha percepito il tutor come un segretario o un vice che ora avrebbe fatto tutto il lavoro d'ufficio al posto loro.

Siamo riusciti a superare questo ostacolo non con gli ordini, ma con dialoghi dal vivo e costruendo un sistema di fiducia. La svolta decisiva è avvenuta quando i dirigenti hanno capito nella pratica che non venivano puniti per le violazioni riscontrate, ma che si cercava insieme a loro la causa profonda.

5. Prova n. 1: due casi reali

Le persone sono tutto. E molto dipende dall'individuo sul posto di lavoro.

• Caso di successo: C'era un dirigente che "gettava fumo negli occhi", era un assoluto fanalino di coda nella classifica della sicurezza. Gli è stato assegnato un tutor che ha lavorato con lui metodicamente, attraverso tutti i nostri strumenti (ispezioni, feedback, dialoghi). Alla fine del 2024, con nostra grande sorpresa, questo reparto è diventato il Leader n. 1. Questo è merito diretto del tutor.
• Caso di lezione appresa: C'è stato anche l'esempio opposto. Il leader della classifica del 2023 è diventato il fanalino di coda alla fine del 2024. I motivi? Il dirigente ha ridotto il suo coinvolgimento personale, godendosi il successo ottenuto. E il tutor assegnato, a sua volta, ha "passato la palla" e ha accettato il ruolo di segretario, il che ha portato immediatamente a un calo della qualità. Conclusione: "Anche il metallo più resistente ha bisogno di manutenzione costante".

6. Prova n. 2: cifre e fatti reali

La nostra filosofia è "insegnare a imparare la sicurezza". E questa filosofia è dimostrata dai numeri. Rispetto all'anno scorso (prima della fase attiva del tutoraggio):

• Abbiamo migliorato gli indicatori generali della cultura della sicurezza del 30%.
• Abbiamo registrato una riduzione degli infortuni sul lavoro del 27%.
• Abbiamo ottenuto una riduzione degli infortuni domestici (in gran parte grazie ai colloqui prima delle ferie) di 50 casi.

L'effetto è descritto al meglio da una citazione diretta e anonima di uno dei dirigenti: "Sinceramente, non credevo in questa storia. Pensavo foste i soliti ispettori HSE... Ma ora vedo che i benefici sono enormi. Ho cambiato atteggiamento".

7. Prova n. 3: il caso "Corrimano di Mosca"

Abbiamo visto un chiaro esempio di differenza culturale durante una sessione strategica con la partecipazione dei dirigenti chiave dell'azienda. Abbiamo notato che i colleghi del sito di Taman (dove i tutor lavorano a stretto contatto) si tengono istintivamente al corrimano sulle scale, sempre. Mentre i colleghi dell'ufficio di Mosca (dove il tutoraggio non è ancora presente) non lo fanno, prendendo le osservazioni con ironia.

Questo ci ha fatto cadere le braccia, sembrava che tanto lavoro fosse stato inutile.

Ma alla fine, secondo gli ultimi dati, anche nel reparto fanalino di coda il 90% dei colleghi ora si tiene al corrimano. Questo dimostra che "la goccia scava la roccia", e il tutoraggio è proprio quella goccia.

8. Il futuro: rotazione, crescita e IA

Il progetto non si ferma.

• Meccanica: effettuiamo regolarmente la rotazione dei tutor, trasferendoli in altre strutture. Questo offre una prospettiva fresca e impedisce al tutor di immedesimarsi nel ruolo di lavoratore del reparto.
• Crescita dei Tutor: questo ruolo fa crescere gli specialisti stessi. In loro si risveglia una "avidità professionale" per la conoscenza. L'ecologo inizia a capire di elmetti, e lo specialista in sicurezza industriale di estintori. Diventano promotori della cultura della sicurezza e la nostra principale riserva di talenti.
• Visione (Scala): il nostro prossimo passo è lo sviluppo del sistema. Vediamo qui due direzioni chiave con l'uso dell'IA. In primo luogo, sollevare i tutor dalla routine e dalle scartoffie, per liberare il loro tempo per la cosa più preziosa: la comunicazione dal vivo. In secondo luogo, la creazione di un percorso di sicurezza per i dirigenti, in cui il sistema stesso selezionerà e pianificherà per loro materiali didattici personalizzati e compiti mirati.

9. Il nostro significato della parola "Tutor"

Abbiamo deliberatamente attribuito alla parola "Tutor" un nostro significato, e non quello che si può trovare nei dizionari. Per noi non è una descrizione delle mansioni.

È la nostra filosofia del "giardiniere" che si prende cura del sistema, non permettendogli di "seccare". È una "bussola" per il dirigente-"capitano". È un allenatore e un mentore che sta accanto, non al di sopra. E, come dimostrano i numeri, questo approccio non è solo umano, è efficace.