Procedura współpracy z podwykonawcami w harmonii – czyli jak wewnętrzna kultura produkcji odbija się na naszych partnerach

Od pomysłu do dopuszczenia: kiedy zaczyna się praca z podwykonawcą

Współpraca z podwykonawcami to jeden z najtrudniejszych obszarów odpowiedzialności w zakresie bezpieczeństwa przemysłowego. Tradycyjnie dział HSE włącza się w proces na etapie, gdy umowa jest już podpisana, a partner zgłasza się po dopuszczenie do obiektu. Aleksander Bogdanow, ekspert z dwudziestoletnim doświadczeniem w branży naftowo-gazowej, proponuje radykalnie inne podejście: dopuszczenie podwykonawcy powinno zaczynać się w momencie powstania zapotrzebowania na usługę.

Prelegent analizuje typową sytuację: biznes wymaga natychmiastowego wykonania zobowiązań, a specjaliści ds. bezpieczeństwa — przestrzegania procedur. Rodzi to podwójne standardy i tarcia. Proces uzyskiwania dopuszczenia zamienia się w wyboistą drogę, gdzie partner często rozpoczyna pracę jeszcze przed oficjalnym zezwoleniem ze względu na presję czasu i kary umowne. Aby tego uniknąć, konieczne jest zaangażowanie funkcji HSE już na etapie tworzenia specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Architektura współpracy: od chaosu do systemu

Prelegent pokazuje na przykładzie, jak ważne jest stworzenie przejrzystego modelu zarządzania procesem angażowania osób trzecich. Biorąc pod uwagę tendencję do outsourcingu procesów pomocniczych, firmy muszą analizować ogromne zbiory danych, aby sformułować wymagania wobec wykonawców. Brak systemu prowadzi do chaosu i konfliktów między funkcjami zakupów, kontroli jakości i świadczenia usług.

W celu rozwiązania tego problemu proponuje się tworzenie wielofunkcyjnych zespołów zarządzania zadaniami. W skład takiego zespołu wchodzą: lider (inicjator usługi), menedżer danych, konsultant HSE (metodolog bezpiecznego wykonywania prac) oraz wykonawca na miejscu. Sukces tego modelu zależy od kompetencji lidera i jego zdolności do zbudowania lustrzanego systemu zarządzania, który obejmuje wszystkich uczestników procesu, w tym podwykonawców i dalszych podwykonawców.

Kreator wymagań i zarządzanie ryzykiem

W wystąpieniu szczegółowo omówiono narzędzie zarządzania ryzykiem — tworzenie szablonów i kreatora wymagań. Uwzględnienie wszystkich niuansów w umowie prawnej jest niemożliwe. Dlatego prelegent proponuje rozdzielenie specyfikacji technicznej (co, jak i czym robić) od odrębnego dokumentu określającego warunki bezpiecznego świadczenia usługi. Dokument ten ma równy status z umową i jest podpisywany przez obie strony.

Takie podejście pozwala partnerowi z góry oszacować koszty zapewnienia bezpiecznych warunków pracy i uwzględnić je w cenie usług. Inicjator, korzystając z czynników szablonowych, może automatycznie określić grupę ryzyka usługi i sformułować zestaw obowiązkowych działań dla kontrahenta już na etapie wyboru. Buduje to logikę barier w systemie podejścia opartego na ryzyku.

Strategia rozwoju i kultura bezpieczeństwa

Rozwój systemu współpracy z podwykonawcami wymaga planowania strategicznego: od zadań krótkoterminowych (analiza stanu obecnego) po długoterminowe (etapowa realizacja procesów). Prelegent podkreśla, że pierwotna koncepcja powinna być maksymalnie ambitna. Tylko duże firmy, wyznaczające trendy, mogą pozwolić sobie na kształtowanie kultury współpracy, do której muszą dostosować się pozostali uczestnicy rynku.

Kultura bezpieczeństwa przemysłowego zaczyna się od dbałości o szczegóły i gotowości liderów do brania na siebie odpowiedzialności. Jak zauważa ekspert, ważne jest nie tylko wydawanie dyrektyw z góry, ale także wsłuchiwanie się w wykonawców, tworząc środowisko, w którym bezpieczna praca staje się naturalną potrzebą, a nie formalnym wymogiem.

Czego dowiesz się z tego webinarium:

• Na jakim etapie dział HSE powinien włączyć się do pracy z nowym podwykonawcą?
• Jak stworzyć wielofunkcyjny zespół do zarządzania procesem świadczenia usług?
• Jak korzystać z kreatora wymagań, aby zminimalizować ryzyko przy wyborze kontrahenta?
• Jak prawidłowo oddzielić specyfikację techniczną od wymagań bezpieczeństwa?
• Jak rotacja kadr u podwykonawcy wpływa na ogólną kulturę bezpieczeństwa przemysłowego?