Quy trình tương tác với các nhà thầu trong sự đồng thuận – hay văn hóa sản xuất nội bộ phản ánh qua các đối tác của chúng ta như thế nào

Từ ý tưởng đến cấp phép: khi nào công việc với nhà thầu bắt đầu

Tương tác với các nhà thầu là một trong những lĩnh vực trách nhiệm phức tạp nhất trong an toàn sản xuất. Theo truyền thống, bộ phận HSE tham gia vào quy trình ở giai đoạn hợp đồng đã được ký kết và đối tác đến để làm thủ tục cấp phép vào công trường. Alexander Bogdanov, một chuyên gia với hai mươi năm kinh nghiệm trong ngành dầu khí, đề xuất một cách tiếp cận hoàn toàn khác: việc cấp phép cho nhà thầu phải bắt đầu ngay từ thời điểm hình thành nhu cầu về dịch vụ.

Diễn giả phân tích một tình huống điển hình: doanh nghiệp yêu cầu thực hiện nghĩa vụ ngay lập tức, trong khi các chuyên gia an toàn yêu cầu tuân thủ quy trình. Điều này tạo ra tiêu chuẩn kép và sự xích mích. Quá trình xin cấp phép biến thành một con đường chông gai, nơi đối tác thường bắt đầu công việc ngay cả trước khi có giấy phép chính thức do áp lực về thời hạn và các hình phạt. Để tránh điều này, cần phải thu hút bộ phận HSE tham gia ngay từ giai đoạn hình thành yêu cầu kỹ thuật.

Kiến trúc tương tác: từ hỗn loạn đến hệ thống

Diễn giả chỉ ra qua một ví dụ về tầm quan trọng của việc tạo ra một mô hình quản lý minh bạch cho quá trình thu hút bên thứ ba. Với xu hướng thuê ngoài các quy trình phụ trợ, các công ty cần phân tích lượng dữ liệu khổng lồ để hình thành các yêu cầu đối với nhà thầu. Sự thiếu hụt hệ thống dẫn đến sự hỗn loạn và xung đột giữa các bộ phận mua sắm, kiểm soát chất lượng và cung cấp dịch vụ.

Để giải quyết vấn đề này, giải pháp được đề xuất là thành lập các nhóm quản lý nhiệm vụ liên chức năng. Một nhóm như vậy bao gồm: người lãnh đạo (người khởi xướng dịch vụ), người quản lý dữ liệu, cố vấn HSE (chuyên gia phương pháp làm việc an toàn) và người thực thi tại hiện trường. Sự thành công của mô hình này phụ thuộc vào năng lực của người lãnh đạo và khả năng xây dựng một hệ thống quản lý phản chiếu, áp dụng cho tất cả những người tham gia vào quy trình, bao gồm cả nhà thầu và nhà thầu phụ.

Bộ công cụ xây dựng yêu cầu và quản lý rủi ro

Bài phát biểu xem xét chi tiết một công cụ quản lý rủi ro — tạo các mẫu và bộ công cụ xây dựng yêu cầu. Không thể tính đến tất cả các sắc thái trong một hợp đồng pháp lý. Do đó, diễn giả đề xuất tách biệt yêu cầu kỹ thuật (làm gì, làm như thế nào và bằng cái gì) và một tài liệu riêng biệt xác định các điều kiện cung cấp dịch vụ an toàn. Tài liệu này có giá trị pháp lý ngang với hợp đồng và được ký bởi cả hai bên.

Cách tiếp cận này cho phép đối tác đánh giá trước các chi phí để đảm bảo điều kiện làm việc an toàn và đưa chúng vào chi phí dịch vụ. Người khởi xướng, sử dụng các yếu tố mẫu, có thể tự động xác định nhóm rủi ro của dịch vụ và hình thành một tập hợp các biện pháp bắt buộc đối với đối tác ngay từ giai đoạn tuyển chọn. Điều này xây dựng một logic rào cản trong hệ thống tiếp cận định hướng rủi ro.

Chiến lược phát triển và văn hóa an toàn

Việc phát triển hệ thống tương tác với các nhà thầu đòi hỏi phải lập kế hoạch chiến lược: từ các nhiệm vụ ngắn hạn (phân tích tình trạng hiện tại) đến dài hạn (thực hiện từng bước các quy trình). Diễn giả nhấn mạnh rằng khái niệm ban đầu phải tham vọng nhất có thể. Chỉ những công ty lớn, tạo ra xu hướng, mới có thể đủ khả năng hình thành văn hóa tương tác mà các thành viên khác trên thị trường buộc phải thích ứng theo.

Văn hóa an toàn sản xuất bắt đầu từ thái độ đối với các chi tiết và sự sẵn sàng chịu trách nhiệm của các nhà lãnh đạo. Như chuyên gia lưu ý, điều quan trọng không chỉ là đưa ra các chỉ thị từ trên xuống, mà còn phải lắng nghe những người thực thi, tạo ra một môi trường nơi làm việc an toàn trở thành một nhu cầu tự nhiên, chứ không phải là một yêu cầu hình thức.

Bạn sẽ học được gì từ hội thảo trực tuyến này:

• Ở giai đoạn nào bộ phận HSE nên tham gia vào công việc với một nhà thầu mới?
• Làm thế nào để thành lập một nhóm liên chức năng để quản lý quá trình cung cấp dịch vụ?
• Làm thế nào để sử dụng bộ công cụ xây dựng yêu cầu nhằm giảm thiểu rủi ro khi chọn đối tác?
• Làm thế nào để phân chia chính xác yêu cầu kỹ thuật và các yêu cầu về an toàn?
• Tỷ lệ luân chuyển nhân sự của nhà thầu ảnh hưởng như thế nào đến văn hóa an toàn sản xuất nói chung?