Das Verfahren zur Zusammenarbeit mit Auftragnehmern im Einklang – oder wie sich die interne Produktionskultur in unseren Partnern widerspiegelt

Von der Idee bis zur Zulassung: Wann die Arbeit mit dem Auftragnehmer beginnt

Die Zusammenarbeit mit Auftragnehmern ist einer der komplexesten Verantwortungsbereiche im Bereich der Arbeitssicherheit. Traditionell wird die HSE-Abteilung in den Prozess einbezogen, wenn der Vertrag bereits unterzeichnet ist und der Partner die Zulassung für das Objekt beantragt. Alexander Bogdanov, ein Experte mit zwanzigjähriger Erfahrung in der Öl- und Gasindustrie, schlägt einen grundlegend anderen Ansatz vor: Die Zulassung des Auftragnehmers sollte bereits mit der Entstehung des Bedarfs an der Dienstleistung beginnen.

Der Referent analysiert eine typische Situation: Das Unternehmen fordert die sofortige Erfüllung von Verpflichtungen, während die Sicherheitsexperten auf der Einhaltung von Verfahren bestehen. Dies führt zu Doppelmoral und Reibungen. Der Prozess der Zulassung wird zu einem dornigen Weg, auf dem der Partner aufgrund von Zeitdruck und drohenden Strafen oft schon vor der offiziellen Genehmigung mit der Arbeit beginnt. Um dies zu vermeiden, muss die HSE-Funktion bereits bei der Erstellung der technischen Spezifikation einbezogen werden.

Architektur der Zusammenarbeit: Vom Chaos zum System

Der Referent zeigt an einem Beispiel, wie wichtig es ist, ein transparentes Modell zur Steuerung des Einbezugs von Dritten zu schaffen. Angesichts des Trends zum Outsourcing von Hilfsprozessen müssen Unternehmen riesige Datenmengen analysieren, um Anforderungen an die Auftragnehmer zu formulieren. Das Fehlen eines Systems führt zu Chaos und Konflikten zwischen den Bereichen Beschaffung, Qualitätskontrolle und Dienstleistungserbringung.

Zur Lösung dieses Problems wird die Bildung funktionsübergreifender Teams zur Aufgabensteuerung vorgeschlagen. Ein solches Team besteht aus: dem Leiter (Initiator der Dienstleistung), dem Datenmanager, dem HSE-Berater (Methodiker für sichere Arbeitsausführung) und dem Ausführenden vor Ort. Der Erfolg dieses Modells hängt von den Kompetenzen des Leiters und seiner Fähigkeit ab, ein spiegelbildliches Managementsystem aufzubauen, das sich auf alle Prozessbeteiligten, einschließlich Auftragnehmer und Subunternehmer, erstreckt.

Anforderungsbaukasten und Risikomanagement

In dem Vortrag wird ein Instrument des Risikomanagements detailliert betrachtet: die Erstellung von Vorlagen und einem Anforderungsbaukasten. Es ist unmöglich, alle Nuancen in einem rechtlichen Vertrag zu berücksichtigen. Daher schlägt der Referent vor, die technische Spezifikation (was, wie und womit zu tun ist) und ein separates Dokument, das die Bedingungen für die sichere Erbringung der Dienstleistung festlegt, zu trennen. Dieses Dokument hat den gleichen Status wie der Vertrag und wird von beiden Parteien unterzeichnet.

Dieser Ansatz ermöglicht es dem Partner, die Kosten für die Gewährleistung sicherer Arbeitsbedingungen im Voraus abzuschätzen und in die Dienstleistungskosten einzukalkulieren. Der Initiator kann anhand von Vorlagenfaktoren automatisch die Risikogruppe der Dienstleistung bestimmen und bereits in der Auswahlphase eine Reihe von obligatorischen Maßnahmen für den Vertragspartner festlegen. Dies baut eine Barrierenlogik im System des risikoorientierten Ansatzes auf.

Entwicklungsstrategie und Sicherheitskultur

Die Entwicklung des Systems der Zusammenarbeit mit Auftragnehmern erfordert eine strategische Planung: von kurzfristigen Aufgaben (Analyse des Ist-Zustands) bis hin zu langfristigen (schrittweise Umsetzung von Prozessen). Der Referent betont, dass das anfängliche Konzept so ehrgeizig wie möglich sein sollte. Nur große Unternehmen, die Trends setzen, können es sich leisten, eine Zusammenarbeitskultur zu etablieren, an die sich die übrigen Marktteilnehmer anpassen müssen.

Die Kultur der Arbeitssicherheit beginnt mit der Einstellung zu Details und der Bereitschaft der Führungskräfte, Verantwortung zu übernehmen. Wie der Experte anmerkt, ist es wichtig, nicht nur Richtlinien von oben herabzugeben, sondern den Ausführenden zuzuhören und ein Umfeld zu schaffen, in dem sicheres Arbeiten zu einem natürlichen Bedürfnis und nicht zu einer formalen Anforderung wird.

Was Sie in diesem Webinar lernen werden:

• In welcher Phase sollte die HSE-Abteilung in die Arbeit mit einem neuen Auftragnehmer einbezogen werden?
• Wie bildet man ein funktionsübergreifendes Team zur Steuerung des Dienstleistungsprozesses?
• Wie nutzt man den Anforderungsbaukasten zur Risikominimierung bei der Auswahl eines Vertragspartners?
• Wie trennt man die technische Spezifikation und die Sicherheitsanforderungen richtig?
• Wie wirkt sich die Personalfluktuation beim Auftragnehmer auf die allgemeine Kultur der Arbeitssicherheit aus?