La procedura di interazione con le aziende appaltatrici in armonia: come la cultura della produzione interna si riflette nei nostri partner

Dall'idea all'autorizzazione: quando inizia il lavoro con l'appaltatore

L'interazione con le aziende appaltatrici è una delle aree di responsabilità più complesse nell'ambito della sicurezza sul lavoro. Tradizionalmente, il dipartimento HSE viene coinvolto nel processo nella fase in cui il contratto è già stato firmato e il partner si presenta per ottenere l'autorizzazione all'accesso al sito. Alexander Bogdanov, esperto con vent'anni di esperienza nel settore petrolifero e del gas, propone un approccio radicalmente diverso: l'autorizzazione dell'appaltatore deve iniziare dal momento in cui emerge la necessità del servizio.

Il relatore analizza una situazione tipica: il business richiede l'esecuzione immediata degli obblighi, mentre gli specialisti della sicurezza esigono il rispetto delle procedure. Questo genera doppi standard e attriti. Il processo per ottenere l'autorizzazione si trasforma in un percorso tortuoso, dove il partner spesso inizia a lavorare ancor prima del permesso ufficiale a causa della pressione delle scadenze e delle sanzioni. Per evitare ciò, è necessario coinvolgere la funzione HSE già nella fase di stesura delle specifiche tecniche.

Architettura dell'interazione: dal caos al sistema

Il relatore dimostra con un esempio quanto sia importante creare un modello trasparente di gestione del processo di coinvolgimento di terze parti. Considerando la tendenza all'esternalizzazione dei processi ausiliari, le aziende devono analizzare enormi quantità di dati per definire i requisiti per gli esecutori. L'assenza di un sistema porta al caos e a conflitti tra le funzioni di acquisto, controllo qualità ed erogazione dei servizi.

Per risolvere questo problema, si propone di formare team interfunzionali per la gestione delle attività. Un team di questo tipo include: un leader (promotore del servizio), un gestore dei dati, un consulente HSE (metodologo per l'esecuzione sicura dei lavori) e un esecutore in loco. Il successo di questo modello dipende dalle competenze del leader e dalla sua capacità di costruire un sistema di gestione speculare che si estenda a tutti i partecipanti al processo, inclusi appaltatori e subappaltatori.

Costruttore di requisiti e gestione dei rischi

Nell'intervento viene esaminato in dettaglio uno strumento di gestione dei rischi: la creazione di modelli e di un costruttore di requisiti. È impossibile includere tutte le sfumature in un contratto legale. Pertanto, il relatore suggerisce di separare le specifiche tecniche (cosa, come e con cosa fare) da un documento distinto che definisce le condizioni per l'erogazione sicura del servizio. Questo documento ha lo stesso valore del contratto e viene firmato da entrambe le parti.

Questo approccio consente al partner di valutare in anticipo i costi per garantire condizioni di lavoro sicure e di includerli nel costo dei servizi. Il promotore, utilizzando fattori standardizzati, può determinare automaticamente il gruppo di rischio del servizio e formulare una serie di misure obbligatorie per la controparte già in fase di selezione. Ciò costruisce una logica a barriere nel sistema dell'approccio basato sul rischio.

Strategia di sviluppo e cultura della sicurezza

Lo sviluppo di un sistema di interazione con gli appaltatori richiede una pianificazione strategica: dagli obiettivi a breve termine (analisi dello stato attuale) a quelli a lungo termine (implementazione graduale dei processi). Il relatore sottolinea che il concetto iniziale deve essere il più ambizioso possibile. Solo le grandi aziende, che dettano le tendenze, possono permettersi di plasmare una cultura dell'interazione a cui gli altri partecipanti al mercato sono costretti ad adattarsi.

La cultura della sicurezza sul lavoro inizia dall'attenzione ai dettagli e dalla disponibilità dei leader ad assumersi le proprie responsabilità. Come osserva l'esperto, è importante non limitarsi a imporre direttive dall'alto, ma ascoltare gli esecutori, creando un ambiente in cui il lavoro sicuro diventi un'esigenza naturale e non un requisito formale.

Cosa imparerai da questo webinar:

• In quale fase il dipartimento HSE dovrebbe essere coinvolto nel lavoro con un nuovo appaltatore?
• Come formare un team interfunzionale per gestire il processo di erogazione dei servizi?
• Come utilizzare il costruttore di requisiti per ridurre al minimo i rischi nella scelta di una controparte?
• Come separare correttamente le specifiche tecniche e i requisiti di sicurezza?
• In che modo il turnover del personale dell'appaltatore influisce sulla cultura generale della sicurezza sul lavoro?