Procédure d'interaction avec les sous-traitants en harmonie – ou comment la culture de production interne se reflète chez nos partenaires

De l'idée à l'autorisation : quand commence le travail avec un sous-traitant

L'interaction avec les entreprises sous-traitantes est l'un des domaines de responsabilité les plus complexes en matière de sécurité industrielle. Traditionnellement, le département HSE s'implique dans le processus au stade où le contrat est déjà signé et où le partenaire vient demander l'autorisation d'accès au site. Alexander Bogdanov, expert avec vingt ans d'expérience dans l'industrie pétrolière et gazière, propose une approche radicalement différente : l'autorisation du sous-traitant doit commencer dès l'expression du besoin de service.

L'intervenant analyse une situation typique : l'entreprise exige l'exécution immédiate des obligations, tandis que les spécialistes de la sécurité exigent le respect des procédures. Cela engendre des doubles standards et des frictions. Le processus d'obtention de l'autorisation se transforme en un parcours du combattant, où le partenaire commence souvent à travailler avant même l'autorisation officielle en raison de la pression des délais et des pénalités. Pour éviter cela, il est nécessaire d'impliquer la fonction HSE dès l'élaboration du cahier des charges.

Architecture d'interaction : du chaos au système

L'intervenant montre par l'exemple l'importance de créer un modèle transparent de gestion du processus d'engagement de tiers. Compte tenu de la tendance à l'externalisation des processus auxiliaires, les entreprises doivent analyser d'énormes volumes de données pour formuler les exigences envers les prestataires. L'absence de système conduit au chaos et aux conflits entre les fonctions d'achat, de contrôle qualité et de prestation de services.

Pour résoudre ce problème, il est proposé de former des équipes interfonctionnelles de gestion des tâches. Une telle équipe comprend : un leader (initiateur du service), un gestionnaire de données, un consultant HSE (méthodologue pour l'exécution des travaux en toute sécurité) et un exécutant sur place. Le succès de ce modèle dépend des compétences du leader et de sa capacité à construire un système de gestion en miroir qui s'étend à tous les participants au processus, y compris les sous-traitants et les sous-traitants de second rang.

Générateur d'exigences et gestion des risques

La présentation examine en détail un outil de gestion des risques : la création de modèles et d'un générateur d'exigences. Il est impossible de prendre en compte toutes les nuances dans un contrat juridique. Par conséquent, l'intervenant propose de séparer le cahier des charges (quoi, comment et avec quoi faire) d'un document distinct définissant les conditions de prestation de services en toute sécurité. Ce document a le même statut que le contrat et est signé par les deux parties.

Cette approche permet au partenaire d'évaluer à l'avance les coûts liés à la garantie de conditions de travail sûres et de les inclure dans le coût des services. L'initiateur, en utilisant des facteurs modèles, peut déterminer automatiquement le groupe de risque du service et former un ensemble de mesures obligatoires pour le cocontractant dès la phase de sélection. Cela construit une logique de barrière dans le système d'approche basée sur les risques.

Stratégie de développement et culture de sécurité

Le développement du système d'interaction avec les sous-traitants nécessite une planification stratégique : des tâches à court terme (analyse de l'état actuel) aux tâches à long terme (mise en œuvre progressive des processus). L'intervenant souligne que le concept initial doit être aussi ambitieux que possible. Seules les grandes entreprises qui définissent les tendances peuvent se permettre de façonner une culture d'interaction à laquelle les autres acteurs du marché sont contraints de s'adapter.

La culture de la sécurité industrielle commence par l'attention portée aux détails et la volonté des leaders d'assumer leurs responsabilités. Comme le souligne l'expert, il est important de ne pas se contenter d'imposer des directives d'en haut, mais d'écouter les exécutants, en créant un environnement dans lequel le travail en toute sécurité devient un besoin naturel et non une exigence formelle.

Ce que vous apprendrez dans ce webinaire :

• À quelle étape le département HSE doit-il s'impliquer dans le travail avec un nouveau sous-traitant ?
• Comment former une équipe interfonctionnelle pour gérer le processus de prestation de services ?
• Comment utiliser le générateur d'exigences pour minimiser les risques lors du choix d'un cocontractant ?
• Comment séparer correctement le cahier des charges et les exigences de sécurité ?
• Comment la rotation du personnel chez le sous-traitant affecte-t-elle la culture globale de la sécurité industrielle ?